Senior Directiesecretaris

Een ondernemende landelijke directie met zo’n 800 medewerkers, verantwoordelijk voor ambitieuze en toonaangevende projecten als de renovatie van het Binnenhof en de verduurzaming van overheidsgebouwen. Een interessante werkomgeving? Absoluut!

Als senior directiesecretaris ben je de spin in het web in de veelzijdigheid en dynamiek van de directie Transacties en Projecten (T&P). Als senior directiesecretaris sta je er natuurlijk niet alleen voor, zo bestaat je afdeling- het Bedrijfsbureau T&P- uit managementondersteuners en diverse adviseurs. Met je collega’s vorm je een hecht team, zijn jullie elkaars steun en toeverlaat o.a. door elkaar te vervangen wanneer iemand niet aanwezig is. De werkzaamheden worden in goede onderlinge afstemming o.l.v. hoofd bedrijfsbureau verdeeld.

Als senior directiesecretaris ben je verantwoordelijk voor de secretariswerkzaamheden van het managementteam. Daarnaast zorg je ervoor dat de interne en bedrijfsvoering processen van de directie goed functioneren. Zo ondersteun jij proactief de directeur, het MT en in dat verlengde de directie in onder andere de voorbereiding van de besluitvorming, vergaderingen en bijeenkomsten zoals het organiseren van directie en managementbijeenkomsten.

Het is een uitdagende mix van inhoudelijk en procesmatig werk. Je bent daarbij een proactieve verbinder met een scherpe antenne- en signaleringsfunctie, zowel naar het managementteam als medewerkers binnen en buiten de eigen directie. Voor de inhoudelijk expertise die je daarbij nodig hebt, maak je tevens goed gebruik van de kennis en ervaring van collega’s. Een ding is zeker, jij pakt de regie over al deze processen en zorgt door jouw daadkracht en ervaring voor een goed resultaat.

Dit ga je doen

• Zorgen voor de agenda, verslaglegging en stukken van het managementteam (MT) van de directie en het PMT (specifiek voor Personele aangelegenheden), ondersteunen/ voorbereiden van de besluitvorming en monitoren van de uitvoering van de genomen besluiten en afgesproken acties.
• Zelfstandig coördineren, organiseren en monitoren van de uitvoering inzake bedrijfsvoering-, HRM- en communicatie-onderwerpen binnen de directie.
• Coördineren en opstellen van directieplannen, jaarplannen en directie-brede overzichten.
• Inhoudelijk ondersteunen van de directeur (en de plv. directeur) en het MT bij onder meer het opstellen en coördineren van annotaties, adviezen en besluitvormende stukken.
• Vervangen van het hoofd Bedrijfsbureau bij diens afwezigheid

Functie-eisen

Wie ben jij?

• WO-werk- en denkniveau; bij voorkeur door het afronden van een opleiding in de richting van bedrijfskunde, bestuurskunde of officemanagement.
• Ervaring in een vergelijkbare rol waar je verantwoordelijk was voor organisatorische en bedrijfsvoeringsprocessen is een pré.
• Sterke organisatiesensitiviteit, waardoor je kennis en ervaring hebt met ambtelijke- bestuurlijke processen in een grote, ondernemende organisaties
• Sociaal vaardig waardoor je makkelijk contact weet te leggen met collega’s. Je stapt proactief op mensen af en bouwt snel aan je interne netwerk.
• Een daadkrachtige, accurate en overtuigende teamspeler, die zelfstandig werken en autonomie in het werk belangrijk vindt en met respect voor ieders eigen verantwoordelijkheid de regie pakt over processen en deze tot een goed einde brengt. Daarbij weet je collega’s op een tijdige en prettige manier te informeren en betrekken.
• Uitstekende communicatievaardigheden in woord en geschrift. van heldere communicatie tijdens overleggen tot schrijfvaardigheden voor het opstellen van o.a. verslagen en nota's.
• Ervaring met Microsoft Office-programma's en goed in het visueel aantrekkelijk maken van presentaties is een pré.

Arbeids­voorwaarden

• Salaris­niveau schaal 12
• Maand­salaris Min €4.278 – Max. €6.320 (bruto)
• Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duur1 jaar
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• De sollicitatiegesprekken vinden zo snel mogelijk plaats op ons kantoor in Den Haag, ook gedurende de looptijd van de vacature.
• Dit betreft een functie voor 1 jaar waarbij op termijn het gesprek gevoerd kan worden of verlenging tot de mogelijkheden behoort.
• De afdeling Bedrijfsbureau werkt voor de gehele directie T&P.
• Mogelijk is voor de uitoefening van je werkzaamheden bij het Rijksvastgoedbedrijf (in de toekomst) een veiligheidsonderzoek aan de orde. We gaan ervan uit dat je daaraan meewerkt.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto’s beschikbaar.
• Een proeftijd kan onderdeel zijn van de startperiode.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt daarom niet in behandeling genomen.

Meer over de functiegroep Senior Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Directie Transacties en Projecten

De schakel naar de vastgoed- en bouwmarkt: dat is de directie Transacties en Projecten. Wij voeren onder meer de portefeuillestrategie van het Rijksvastgoedbedrijf uit door middel van (her)ontwikkeling, transformaties en transacties. Zo zijn we verantwoordelijk voor de technische en architectonische kwaliteit en management (sloop, nieuwbouw, aanpassingen) van (complexe) projecten en huisvestingsvraagstukken van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Ook genereren we inkomsten door (tijdelijk) gebruik van vastgoed, dat doen we door het afsluiten van contracten, zoals (erf)pacht, huur, medegebruik en bijzonder beheer.

Bedrijfsbureau

Het Bedrijfsbureau bestaat uit inhoudelijke adviseurs en achttien managementondersteuners. De managementondersteuners zijn verdeeld over de secretariaten van de afdelingen binnen de directie Transacties en Projecten. Het bedrijfsbureau vormt een hecht collectief van vrouwen én mannen van begin twintig tot in de zestig.

Typisch voor het team is de open en collegiale sfeer. Een warm bad, mét de vrijheid om jouw initiatieven te ontplooien. We luisteren goed naar elkaar, tonen begrip en kunnen een beroep op elkaar doen als dat nodig is. En hebben bovenal veel plezier samen. Daardoor kunnen we ook grote drukte goed aan.

Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK)

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.