Office Manager

Ben jij iemand die onze relaties op een gastvrije manier te woord staat, onze collega’s zich graag thuis laat voelen op kantoor én de skills heeft om ervoor te zorgen dat alle facilitaire zaken op rolletjes lopen? Voor ons sfeervolle kantoor in de Amsterdamse Houthavens zijn wij op zoek naar een energieke Office Manager die de handen uit de mouwen steekt en zich inzet om ons kantoor een frisse, uitnodigende uitstraling te geven.

Binnen Red Bull Nederland ben jij het eerste aanspreekpunt, wat onder andere inhoudt dat jij inkomende telefoongesprekken en e-mails beantwoordt als ook alle facilitaire zaken en vragen van collega’s zelfstandig oppakt. Het organiseren, beheren en faciliteren van benodigdheden voor kantoor draai jij je handen niet voor om, zodat collega’s zijn voorzien van alles wat hun hartje begeert. Dit alles doe je met bevlogenheid en een gastvrije glimlach.

Tussen de regels door lees je dus dat jij onze spin in het web bent; diegene bij wie we aankloppen als we ergens tegenaan lopen. Jij bent een gastvrije, verantwoordelijke duizendpoot, die met plezier en voldoening onze Frontoffice bestiert. Je bent makkelijk in de omgang, niet bang om je collega’s bij te sturen, kunt tegen een stootje en je houdt ervan om de gedurende de dag met veel mensen in contact te zijn. Jij bent dus onze steun en toeverlaat in de breedste zin van het woord.

De belangrijkste verantwoordelijkheden die we aan jou toevertrouwen zijn:

#Receptie en ontvangst

Het is aan jou om iedereen die telefonisch contact zoekt met Red Bull Nederland te woord te staan en verder te helpen door hem/haar direct van antwoord te voorzien of met de juiste collega in contact te brengen. Collega’s en leveranciers weten jou ook vaak te bereiken via de Frontoffice mailbox. Het is jouw verantwoordelijkheid om te zorgen dat deze mailbox altijd bijgewerkt en onder controle is.

Daarnaast coördineer je inkomende en uitgaande post/pakket-stromen en zorg je er samen met collega’s voor dat ontvangen goederen direct op de juiste plek terecht komen.

Een gastvrij ontvangst van bezoek staat bij ons hoog in het vaandel. Daarom hebben wij iedere dag een barista die het binnenkomende bezoek ontvangt en direct kan voorzien van een goede kop koffie of een koud blikje. De aansturing en coaching van onze huidige poule van barista’s valt onder jouw verantwoordelijkheid.

#Facilitaire zaken

Een netjes en opgeruimd kantoor dat proactief onderhouden wordt, werkt voor jezelf en je collega’s het prettigst. Jij zorgt er dan ook voor dat je van tevoren nadenkt wat het pand en je collega’s nodig hebben en realiseert dit vervolgens ook. Indien er storingen zijn in en om het pand ben jij de aangewezen persoon die er gelijk voor zorgt dat de juiste experts benaderd worden om het probleem op te lossen, inclusief de afhandeling van de daarbij horende administratie (facturatie). Daarnaast steek je graag de handen uit de mouwen en zorg je er, samen met de barista’s, voor dat de keukens en gezamenlijke ruimtes schoon zijn. Je ondersteunt bij de lunch waar nodig.

#Operationele inkoop

Als echte aanpakker, en iemand die een paar stappen vooruit denkt, komt het bij jou niet voor dat spullen op kantoor niet voorradig zijn (je bent tenslotte onderdeel van ons bevlogen Procurement team).

Jij weet er altijd voor te zorgen dat o.a. de volgende benodigdheden op voorraad zijn:

• voldoende product (blikjes)
• voldoende servies;
• lunch/snacks/ fruit;
• kantoorbenodigdheden;
• hygiëne artikelen;
• versnaperingen voor de vrijdagmiddagborrels, en
• doosjes om onze gasten een variatie aan blikjes Red Bull mee te kunnen geven.

#Ondersteuning Poolauto-beheer

Onze wagenparkbeheerder is verantwoordelijk voor het volledige wagenpark binnen Red Bull Nederland, waaronder de huidige poolauto’s. Het is belangrijk dat deze auto’s beschikbaar én schoon zijn wanneer collega’s deze nodig hebben. Ter ondersteuning ben jij het extra paar ogen van de wagenparkbeheerder, wat inhoudt dat jij zorgt voor correcte uitlevering en innames van poolauto´s.

#Preventiemedewerker en coördinator BHV

Aangezien jij verantwoordelijk bent voor alles op en rond het pand, ben je ook bezig met de werkplekken van onze collega’s. Veilig en verantwoord kunnen werken in ons pand, dat is voor jou vanzelfsprekend. Je zorgt er dan ook voor dat collega’s op de hoogte zijn van eventuele veiligheidsrisico’s in het pand en hoe die voorkomen kunnen worden. Eventuele risico’s pak je samen met de HR business partner op (dit noemen we de RI&E: risico inventarisatie & evaluatie). Daarnaast ben jij coördinator van de BHV’ers en zul je zelf (indien je dit nog niet hebt) ook een BHV-opleiding volgen.

#Duizendpoot

Je wordt er blij van als geen dag hetzelfde is en je bent dan ook met veel dingen tegelijk op een dag bezig. Je begint de dag door samen met de aanwezige barista de bijzonderheden door te nemen en je geeft de juiste instructies om de performance continu te verbeteren. Tijdens de lunch houd je een oogje in het zeil en spring je bij op drukke momenten om ervoor te zorgen dat iedereen kan lunchen, koffie krijgt en onze bar schoon en opgeruimd is. Tussendoor speelt er van alles waar jij op inspringt, denk hierbij aan:

• onboarden van nieuwe collega’s in relatie tot alle pand gerelateerde zaken,
• het up-to-date houden van de interne telefoonlijst en het smoelenboek met al je collega’s;
• beheren van de aanvragen voor parkeerplekken voor bezoekers zodat zij op kenteken kunnen in- en uitrijden;
• correct uitgeven en innemen van de poolauto’s;
• veiligheid op kantoor borgen door plattegronden en vluchtroutes te beheren;

En nog veel meer…

Kortom – wij kunnen niet zonder jou en jij houdt ervan om continu op zoek te gaan naar manieren om processen in en rondom kantoor efficiënter en beter te maken.

Wat we van jou vragen:

Gastvrij en je hebt altijd een glimlach op je gezicht. Als er problemen zijn, dan pak jij die positief en oplossingsgericht op.

• Je werkt proactief en pakt vanuit jouw verantwoordelijkheidsgevoel op wat er nodig is
• Je werkt en denkt pragmatisch
• Je hebt flair en krijg zaken makkelijk geregeld, je snapt dat het de toon is die de muziek maakt
• Je bent assertief, stelt vragen en weet informatie duidelijk te krijgen
• Je bent daadkrachtig richting collega’s en leveranciers wanneer dat nodig is en communiceert makkelijk met allerlei verschillende persoonlijkheden
• Je spreekt en schrijft vloeiend en foutloos Nederlands
• Je geniet van mensen om je heen en je vindt het dus geen probleem om fulltime bij ons op kantoor te werken (dat kan natuurlijk niet anders in deze rol)

Aanvullende informatie

• Je beschikt over minimaal MBO werk- en denkniveau met aantoonbare relevante werkervaring
• Fluency in Dutch is required

Red Bull Nederland gelooft erin dat het hebben van een diverse pool van talenten een belangrijke bijdrage levert aan ons succes. We nemen daarom aan op ervaring, skills en mindset. We staan open voor sollicitaties van iedereen uit onze maatschappij ongeacht leeftijd, geslacht, handicap, seksuele geaardheid, ras of religie.