Managementassistent Facilitaire dienst

Als managementassistent bij de Facilitaire dienst van Amsterdam UMC ben jij de onmisbare schakel in het reilen en zeilen van onze afdeling. Als tweede geheugen van de clustermanager en met ogen en oren wijd open, zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Je takenpakket? Dat is als een kleurrijk palet:

• Planning en verslaglegging van interne overleggen op cluster management team niveau: Jij bent de spin in het web bij de organisatie van interne overleggen binnen het cluster management team. Je zorgt niet alleen voor een gestroomlijnde planning, maar ook voor nauwkeurige verslaglegging. Daarnaast coördineer je de actiepunten die voortkomen uit deze overleggen.
• Agendabeheer van de clustermanager: Als agenda-goeroe bewaak je de agenda van de clustermanager. Geen dubbele boekingen of vergeten afspraken onder jouw waakzame oog!
• Administratieve afhandeling van cluster gerelateerde zaken: Jij bent de administratieve duizendpoot die zich bezighoudt met indiensttreding van nieuwe medewerkers, gast-toelatingen en het bijhouden van autorisaties. Alles moet op rolletjes lopen!
• Zelfstandig organiseren van bijeenkomsten: Of het nu gaat om een vergadering, een brainstormsessie of een teambuildingactiviteit, jij regelt het tot in de puntjes.
• Overige secretariële en administratieve werkzaamheden: Denk aan correspondentie, archivering, en andere dagelijkse taken die jouw expertise vereisen.
• Waarneming van collega managementassistenten bij afwezigheid: Als lid van het team management ondersteuning zijn wij backup om de boel draaiende te houden als een collega afwezig is.

Wat neem je mee?

• HBO werk- en denkniveau en relevante werkervaring: Je hebt een stevige basis in secretariële taken en/of ervaring in een soortgelijke functie. Dit vormt het fundament waarop je verder bouwt.
• Digitale systemen expertise: Office365, Teams, Sharepoint, jij kent ze als je broekzak! Je navigeert moeiteloos door deze digitale landschappen en weet complex agendabeheer tot een kunst te verheffen.
• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal: Je communiceert helder en effectief, zowel mondeling als schriftelijk.
• Stevig in je schoenen: In een dynamische omgeving voel jij je als een vis in het water. Je bent flexibel, probleemoplossend, en laat je niet snel uit het veld slaan.
• Contactuele vaardigheden en gevoel voor verhoudingen: Je beweegt soepel tussen verschillende lagen in de organisatie. Je begrijpt de dynamiek en weet hoe je met tact en empathie kunt communiceren.
• Proactief, accuraat en stressbestendig: Prioriteiten stellen? Initiatief nemen? Multitasken? Jij doet het met flair.
• Passie voor coördinatie en ondersteuning: Het ondersteunen van projecten en bijeenkomsten geeft jou energie. Je bent een kei in het bewaren van overzicht en structuur.
• Teamplayer: Samenwerken zit in je DNA. Je weet dat je samen verder komt dan alleen.
• Integriteit: Voor jou is eerlijkheid en betrouwbaarheid vanzelfsprekend. Je handelt integer en met respect voor anderen.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 2.819 tot € 3.772 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je onder andere 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag. Bereken hier jouw netto salaris.
• Gratis en onbeperkt toegang tot onze online leeromgeving GoodHabitz.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Een (gedeeltelijke) vergoeding van je OV-reiskosten. Kom je liever op de fiets? Dan hebben we een goede fietsregeling.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.