Managementassistent

Werk verrichten van groot maatschappelijk belang? Binnen de missie van Toeslagen heeft de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen (UHT) één duidelijk doel: zorgen dat we het financieel onrecht van gedupeerden herstellen. Voor cluster HR zoeken wij een managementassistent, locatie Utrecht.

Dit doe je bij Toeslagen

Jij gaat aan de slag als Managementassistent binnen het cluster Human Resources en Managementondersteuning (HR&HV/MO). Van daaruit lever en coördineer je secretariële ondersteuning aan het hoger management en/of directieleden. Zo handel je e-mails, beheer je agenda’s en bereid je diverse bijeenkomsten tot in de puntjes voor. Je zorgt dat collega’s en eventuele externen van de details op de hoogte zijn, boekt vergaderzalen en regelt de catering, parkeerplaatsen en indien nodig een hotel. Ook tijdens bijeenkomsten ben je van de partij, bijvoorbeeld door de verslaglegging (acties, besluiten) op je te nemen. Daarnaast bewaak je de afhandeling van acties door het hoger management en/of directieleden.

Waar je nog meer mee aan de slag gaat? Het inzichtelijk maken van interne processen en proceseigenaren voor de afdeling. Daarnaast draag je verantwoordelijkheid voor een goed functionerend secretariaat/ondersteuning. Je beantwoord standaardvragen en verzoeken en draagt bij aan de verbetering van efficiency van de logistieke werkprocessen en resultaten. Met andere woorden, een mooie functie waar je echt het verschil kunt maken!

Een bijzondere baan, omdat...

• We bij UHT oog hebben voor jou en je collega’s: we letten op ontwikkeling, veiligheid, werkdruk en een goede balans tussen werk en privé.
• Geen werkdag hetzelfde is! Het ene moment bereid je een vergadering of crisismanagementoefening voor, het andere moment verwerk je facturen in SAP.
• Je de vrijheid krijgt om je werk zelfstandig in goede banen te leiden.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Het verschil maken voor de manager en het team. Zorgen dat de randzaken in goede banen geleid worden en alles soepel georganiseerd is. Zodat het team zich maximaal kan focussen op het werk. Ik haal voldoening uit het bereiken van onze gezamenlijke successen, daarbij ben ik actief op de achtergrond”

Functie-eisen

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt hbo-werk- en –denkniveau.
• Je hebt zeer ruime relevante werkervaring
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
• Je weet je weg te vinden in digitale systemen en maakt hier optimaal gebruik van.
• Je hebt oog voor functionele verhoudingen, belangen en gevoeligheden, en weet snel te schakelen tussen diverse onderwerpen.
• Je hebt bij voorkeur kennis van de ondersteuning van programma’s en projecten.

Jouw competenties

• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Voortgangscontrole
• Zelfontwikkeling

Arbeids­voorwaarden

• Salaris­niveau schaal 8
• Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.
• Maand­salarisMin €2.945 – Max. €3.954 (bruto)
• Dienst­verbandArbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duur-
• Minimaal aantal uren per week32
• Maximaal aantal uren per week36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden.

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. Als dat het geval is, vindt op 9 april een de selectie
• Op 9 april vinden de selectiegesprekken plaats.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

Dienst Toeslagen zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.