Summer School Officer, Temporary position

Als Summer School Officer, Temporary position maak je deel uit van een klein, enthousiast en internationaal team dat jaarlijks de VU Amsterdam Summer School organiseert. Naast de organisatorische werkzaamheden ben je verantwoordelijk voor de communicatie met studenten en interne en externe partners. Ook speel je een belangrijke rol bij het opzetten en uitvoeren van het sociale programma vóór, tijdens en na de Summer School. Hiermee help je studenten elkaar te leren kennen en maak je hen wegwijs in de Nederlandse cultuur, Amsterdam en de rest van Nederland.

• Amsterdam
• HBO / Bachelor

Jouw functie

Jouw taken

Sociaal programma & eventmanagement

• plannen, organiseren en uitvoeren van een gevarieerd sociaal programma voor studenten gedurende de Summer School
• ondersteunen bij alle aspecten van evenementenorganisatie, waaronder planning, budgetten, registraties, locatiebeheer, logistiek, catering en deelnemerscommunicatie
• coördineren van de promotie van evenementen via verschillende communicatiekanalen en zorgen voor een hoge studentbetrokkenheid
• opstellen van evenementmateriaal, deelnemersinformatie, handleidingen en operationele documentatie
• ontwikkelen van activiteiten die bijdragen aan studentenwelzijn, inclusie, interculturele uitwisseling en gemeenschapsvorming

Werving & promotie

• bijdragen aan wervingsactiviteiten en voorlichtingsinitiatieven, zoals informatiesessies en promotionele evenementen voor toekomstige studenten
• ondersteunen van marketingactiviteiten door middel van websitecontent en communicatiecampagnes
• meehelpen bij de coördinatie van studentambassadeurs en ondersteunen bij de werving van nieuwe ambassadeurs

Toelating & administratie

• ondersteunen van administratieve processen rondom aanmeldingen, toelatingen en registraties
• assisteren bij het uitgeven van cijferlijsten, certificaten en andere studentdocumenten

Studentenondersteuning

• verstrekken van informatie en begeleiding aan toekomstige en huidige studenten
• beantwoorden van vragen en onderhouden van regelmatig contact met aanvragers en deelnemers
• bijdragen aan een positieve studentenervaring gedurende de gehele studentreis

Jouw profiel

Functie-eisen

• relevante ervaring in eventmanagement, programmacoördinatie, studentenzaken, hospitality of een vergelijkbare omgeving
• ervaring met het organiseren van evenementen en activiteiten, van planning tot uitvoering en evaluatie
• sterke communicatieve en sociale vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken met studenten, collega’s en externe partners uit diverse culturele achtergronden
• sterke administratieve en organisatorische vaardigheden
• ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e.d.); ervaring met Canva (of vergelijkbare ontwerpsoftware) is een vereiste
• vermogen om aantrekkelijke communicatie- en promotiematerialen te ontwikkelen
• een proactieve, oplossingsgerichte instelling en het vermogen zelfstandig te werken
• uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Engels en Nederlands
• stressbestendig en bereid om incidenteel buiten reguliere werktijden te werken

Wat bieden wij

Een uitdagende tijdelijke functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal €3.537 (Schaal 8) en maximaal € 4.673 (Schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Medewerker Internationalisering 3. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,8 fte. De arbeidsovereenkomst is tijdelijk (februari t/m september 2027).

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• goede en voordelige sportfaciliteiten
• de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer

Over ons

International Mobility
Deze vacature valt binnen de afdeling International Mobility. De afdeling International Mobility is verantwoordelijk voor het bevorderen van internationale mobiliteit van studenten en medewerkers. De afdeling bestaat uit drie teams en verwerkt de centrale aanmeldingen van internationale studenten in diplomaen contractonderwijs, verzorgt de diplomawaardering van buitenlandse getuigschriften en verwerkt de aanvraag van visa, verblijfsvergunningen en tewerkstellingsvergunningen voor studenten en gasten/medewerkers. Daarnaast geeft International Mobility voorlichting aan VU-studenten over studeren in het buitenland, beheert diverse fondsen en uitwisselingsprogramma's en ondersteunt de huisvestingsvraag voor internationale studenten en gasten/medewerkers van de VU.

Welkom bij de dienst Student- & Onderwijszaken
Bij de dienst Studenten & Onderwijszaken (SOZ) zorgen we ervoor dat de Vrije Universiteit Amsterdam werkt als een geoliede machine. We dragen bij aan de logistiek en uitvoering van het onderwijs – en aan een zorgeloze en onvergetelijke onderwijservaring voor onze studenten. We ondersteunen studenten van aanmelding tot diplomering. We zorgen ervoor dat internationale studenten en wetenschappers hun weg weten te vinden aan de VU – bijvoorbeeld door huisvesting en andere voorzieningen te regelen. Daarnaast werken we samen met de faculteiten aan onderwijsbeleid en onderwijsverbeteringen. Studeren, groeien én genieten: we zorgen ook voor sport- en cultuuractiviteiten, voor iedereen op de VU-campus en daarbuiten.

Kom je werken bij SOZ? Dan werk je in het hart van de VU. Samen met ruim 350 collega’s in de faculteiten bied je studenten en medewerkers de dienstverlening die past bij de VU: persoonlijk, op maat, van hoge kwaliteit.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.