Coördinator bestuurlijke processen

Het Nederlandse spoor is druk, complex en constant in beweging. De afdeling Capaciteitsmanagement zorgt ervoor dat we voor alle reizigers, verladers en omgeving de capaciteit op het spoor ontwikkelen, aanbieden en verdelen. De afdeling stuurt de belangrijkste processen aan waarmee ProRail de spoorcapaciteit definieert, ontwikkelt en verdeelt.

Als coördinator bestuurlijke processen werk je direct samen met de directieadviseur. Samen zorgen jullie voor overzicht en rust in de bestuurlijke en organisatorische processen van de afdeling. Je houdt zicht op wat er speelt, denkt vooruit en zorgt dat onderwerpen, stukken en acties op het juiste moment op de juiste plek komen. Zo help je de afdeling om zorgvuldig, tijdig en toekomstgericht te werken. Daarbij kijk je continu waar het slimmer, eenvoudiger of sneller kan. Je benut AI en digitale tools om informatie beter te ordenen, processen efficiënter te ondersteunen en collega’s sneller te helpen met heldere overzichten, agenda’s, acties en conceptteksten. Daarmee draag je bij aan een moderne en toekomstbestendige manier van werken binnen Capaciteitsmanagement.

• Salaris: € 4.468 tot € 6.258
• Dienstverband: 32-36 uur
• Opleidingsniveau: hbo
• Locatie: Utrecht

Samen met de directieadviseur geef je invulling aan vijf belangrijke taken:

• Je zorgt ervoor dat bestuurlijke documenten tijdig, volledig en gestructureerd worden voorbereid en aangeleverd voor besluitvorming door de directie en de raden van bestuur en commissarissen. Je bewaakt de planning, legt verbanden tussen onderwerpen en helpt behandelvoorstellen helder en compleet aan te leveren, zodat besluitvorming goed voorbereid en zorgvuldig kan plaatsvinden.
• Je coördineert de correspondentie vanuit Capaciteitsmanagement richting het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat via het brievenspreekuur. Je begeleidt het proces van aanmelden, voorbereiden, reviewen en aanleveren, stemt af met betrokken collega’s en zorgt dat vragen, reacties en stukken tijdig worden opgevolgd.
• Je zorgt voor heldere communicatie en verbinding binnen het team. Je organiseert kwartaalbijeenkomsten en jaarlijkse teamactiviteiten, werkt samen met het communicatieteam en zorgt dat relevante ontwikkelingen en nieuws tijdig worden gedeeld. Ook houd je de interne informatievoorziening actueel, zodat collega’s goed geïnformeerd blijven en zich betrokken voelen.
• Je zorgt dat de tweewekelijkse managementagenda staat als een huis. Je maakt de agendamap en agenda gereed, zet behandelvoorstellen uit, bereidt het notulenformat voor en zorgt dat besluiten en acties helder worden vastgelegd en opgevolgd.
• Je bewaakt de jaarplanning van het team en houdt belangrijke momenten binnen ProRail in beeld, zoals het opstellen van het jaarplan, kwartaalrapportages en managementbijeenkomsten. Zo zorg je dat het team op tijd kan inspelen op deze momenten en dat afspraken, deadlines en onderlinge afhankelijkheden duidelijk zijn.

In deze veelzijdige rol krijg je de ruimte om echt verschil te maken. Met jouw organisatietalent, procesgevoel, digitale nieuwsgierigheid en daadkracht zorg je dat de dagelijkse samenwerking soepel verloopt én dat het cluster vooruit kan kijken.

Je komt te werken binnen het team Domein Beleid Capaciteitsmanagement. Binnen dit team vorm je samen met de directieadviseur Capaciteitsmanagement een hecht duo. Jullie ondersteunen de directeur en de managers bij hun dagelijkse werkzaamheden en besluitvorming. De directieadviseur richt zich vooral op de inhoudelijke en bestuurlijke advisering. Jij zorgt voor structuur, overzicht en voortgang in de processen die daarbij komen kijken. Door nauw samen te werken, zorgen jullie ervoor dat het management goed voorbereid is, afspraken worden nagekomen en belangrijke onderwerpen voor de hele afdeling op het juiste moment aandacht krijgen.

• Direct een vast contract. Wij hebben vertrouwen in jou.
• Een bruto maandsalaris tussen € 4.467,- en € 6.258,- o.b.v. 36 uur per week, schaal 8.
• Daarbovenop 13,61% van jouw bruto salaris in de vorm van een Individueel KeuzeBudget (IKB). Dit budget is inclusief 8% vakantietoeslag en 3,25% decemberuitkering.
• Een goed pensioen bij Rail & OV: een sterk fonds dat vooroploopt in duurzaam beleggen. Zit je nu in een ander fonds? Houd er rekening mee dat Rail & OV op 1 januari 2026 al overstapte op het nieuwe pensioenstelsel.
• Een NS-Business Card met TreinVrij (en een NS-Businesscard Daluren voor directe gezinsleden). Of een kilometervergoeding van € 0,25/km onbelast bij maximaal 120 kilometer per dag.
• Wij werken hybride, waardoor jij, samen met je team, bepaalt wanneer je thuis of op kantoor werkt. Bij thuiswerken krijg je een vergoeding van € 2,35 per dag.

Bij ProRail vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze functie breng je sowieso mee:

• Je hebt hbo-werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring met het aanbrengen van structuur, overzicht en voortgang in complexe processen en het bewaken van gemaakte afspraken.
• Je voelt aan wat nodig is in een bestuurlijke omgeving en schakelt soepel met de directieadviseur, managers en collega’s.
• Je ordent informatie en vertaalt deze naar heldere agenda’s, acties en teksten.
• Je signaleert knelpunten, denkt vooruit en benut AI en digitale hulpmiddelen om processen slimmer en efficiënter te maken.

Word jij onze nieuwe collega? Dan hoort het aanvragen van een VOG tot de indiensttredingsprocedure. De kosten voor de VOG krijg je terug nadat je bent gestart.