Inkoop- en aanbestedingscoördinator

Als inkoop- en aanbestedingscoördinator werk je aan Europese en meervoudig onderhandse aanbestedingstrajecten voor de hele universiteit. Je werkt aan uiteenlopende inkooptrajecten, van elektronenmicroscopen tot facilitaire diensten. Je hebt al ervaring met aanbesteden en wil je onder begeleiding verder ontwikkelen in een rol waarin je zelfstandig projecten leidt. Bij ons krijg je veel ruimte om te groeien en om samen met opdrachtgevers slimme, duurzame keuzes te maken. Je werkt in een open en informeel team waar aandacht is voor elkaar, voor kwaliteit en voor plezier in het werk.

• Faculteit of dienst: Universitaire Bestuursdienst
• Afdeling: Directie Campus & Facilities
• Uren per week: 32 tot 36

Wat ga je doen?

Je leidt zelfstandig aanbestedingstrajecten van voorbereiding tot contract. Daarbij werk je nauw samen met interne opdrachtgevers, inhoudelijk deskundigen en collega’s binnen het IAC.

Jouw werkzaamheden:

• Je bent de projectleider van complexe en uitdagende inkoop- en aanbestedingstrajecten voor uiteenlopende producten en diensten zoals IT, gebouwen, wetenschappelijke apparatuur en facilitaire diensten.
• Je verdiept je in de behoefte van je interne opdrachtgever en adviseert over inkopen en aanbesteden.
• Je bent verantwoordelijk voor het hele proces: van een projectplan tot het ondertekende contract;
• Je inventariseert samen met de materiedeskundigen behoeften, en vertaalt die naar concrete programma’s van eisen.
• Je schrijft aanbestedingsdocumenten.
• Je voert marktoriëntaties en marktconsultaties uit. Daarbij verzamel en analyseer je marktgegevens bijvoorbeeld over producenten, productinformatie, productiemethoden en duurzamere alternatieven.
• Je zoekt samen met de interne opdrachtgever en de interne duurzaamheidsadviseurs naar mogelijkheden om de inkoop te verduurzamen.

Je werkt daarbij samen met collega’s van Inkoopintelligence en Operationele Inkoop. Ook stem je af met aanbestedingsjuristen en privacy officers van Juridische Zaken. Samen bouw je verder aan een afdeling die kwaliteit levert en experimenteert met nieuwe werkwijzen. Je werkt bij de afdeling Tactische Inkoop in ons Inkoop- en Aanbestedingscentrum (IAC). Het IAC adviseert, begeleidt en ondersteunt tactische inkooptrajecten binnen de universiteit. Daarnaast verzorgt het contractbeheer en houdt het toezicht op inkoopstromen. Binnen het IAC zijn er vier afdelingen: Tactische Inkoop, Operationele Inkoop, Inkoopsupport en Inkoopintelligence.

Wat breng je mee?

Je combineert kennis van aanbesteden met een gestructureerde aanpak. Je analyseert informatie en verschillende belangen zorgvuldig, communiceert helder en overtuigend en weet mensen bij elkaar te brengen. Je neemt initiatief en krijgt betrokkenen mee in het aanbestedingsproces.

Verder breng je mee:

• een afgeronde hbo- of universitaire opleiding;
• ervaring met het begeleiden van (Europese) aanbestedingstrajecten;
• ervaring met inkopen en/of inkoopmanagement;
• ervaring met projectmanagement;

Affiniteit met duurzaam inkopen helpt je om de duurzaamheidsambities van de universiteit goed mee te nemen in aanbestedingen.

Ervaring met Europese aanbestedingen helpt je om snel zelfstandig aan de slag te gaan. Sta je aan het begin van je loopbaan in inkoop en aanbesteden, maar heb je wel een goede basis en de motivatie om dit vak te leren? Ook dan nodigen we je uit om te reageren. Je krijgt begeleiding van ervaren collega’s.

Wat bieden wij?

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 tot 36 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.873,- tot maximaal € 5.760,- (schaal 9, 10 van de cao Nederlandse Universiteiten). Op termijn zijn er mogelijkheden om via schaal 11 door te groeien naar schaal 12 (tussen € 5.932,- en € 7.573,-) Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 38 uur;
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden in onze cao bieden we aantrekkelijke extra’s, zoals ruimte voor persoonlijke en professionele groei en flexibele verlofregelingen en extra vakantiedagen. Via het UU-keuzemodel kun je je pakket afstemmen op jouw behoeften. Zo moedigen we je aan om te groeien in wat je doet, zowel in je werk als in je ontwikkeling.

Over ons

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Campus & Facilities (C&F) is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, de inrichting en het in stand houden van de universitaire campus en biedt een breed scala aan facilitaire producten en ondersteunende diensten. We zorgen ervoor dat medewerkers, studenten en bezoekers van de Universiteit Utrecht optimaal ondersteund worden in hun werk- en studie-omgeving. We hechten grote waarde aan duurzaamheid in onze dienstverlening en in de eigen bedrijfsvoering.

Voor deze functie is een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist. Deze wordt in het kader van de sollicitatieprocedure aangevraagd.