Secretaris Examencommissie

Binnen Zadkine zijn er in totaal vijf examencommissies. Voor elk van de volgende colleges is er een examencommissie:

• Beauty & Creations
• Hospitality en Brood & Banket
• Business & Logistiek
• Veiligheid, Sport en Startcollege
• Gezondheid en Welzijn

We zijn op zoek naar een secretaris voor de examencommissie van Veiligheid, Sport en Startcollege. Ben jij die secretaris die de kwaliteit van de examinering kan borgen en naar een hoger niveau kan brengen? Dan kijken we uit naar jouw bijdrage.

Wat ga je doen?

De secretaris van de examencommissie ondersteunt de examencommissie in haar taken. De secretaris is benoemd en volwaardig lid, is stemgerechtigd en kan aangewezen worden als tekenbevoegde namens de examencommissie.

Naast de taken die ieder lid van de examencommissie heeft, zijn de specifieke taken en verantwoordelijkheden van de secretaris examencommissie:

• Het maken van een planning van de vergaderingen. Op verzoek van de secretaris in samenspraak met de voorzitter kan een extra vergadering van het Dagelijks Bestuur worden ingelast;
• Het regelen van praktische zaken zoals vergaderruimte en andere faciliteiten die nodig zijn voor de examencommissie om behoorlijk te kunnen functioneren;
• Het in overleg met de voorzitter opstellen van de agenda en zorgdragen voor het samenstellen van de vergaderstukken;
• Het uitnodigen van de leden van de examencommissie voor de vergadering en zorgdragen voor de verspreiding van de agenda en de vergaderstukken;
• Het samen met de voorzitter bewaken van het toezichtsplan en de jaarplanning;
• Het notuleren van de vergaderingen van de examencommissie, het archiveren hiervan, het digitaal verspreiden van de notulen onder de leden en het bewaken van de follow-up. De notulen van eventuele sub-examencommissies worden naar de secretaris van de centrale examencommissie gestuurd. De notulen worden ter informatie aan het management gestuurd;
• Het ondersteunen van het tot stand komen van de summatieve resultaatoverzichten uit Eduarte ten behoeve van de besluitvorming in de examencommissie en zorgdragen voor correspondentie richting team/college en studenten en de archivering hiervan;
• Het zorgdragen voor een overzicht van diploma-aanvragen en geslaagden in de vorm van een kandidaatstellingslijst en vaststellingslijst;
• Het meedelen van besluiten aan studenten die in de examencommissie zijn besproken;
• Het namens de examencommissie mede-opstellen van adviezen;
• Het bewaken van de voortgang van actiepunten;
• Het in concept opstellen van het huishoudelijk reglement;
• Het in concept opstellen van het jaarplan/ambitiedocument;
• Het in concept opstellen van het jaarverslag in samenwerking met de voorzitter;
• Het aanleveren van relevante informatie;
• Het zorgdragen voor een optimale procesgang in de examencommissie en het aandragen van verbeteringen in de procesgang.

Als secretaris van de examencommissie speel je een belangrijke rol in het waarborgen van de kwaliteit, zorgvuldigheid en rechtmatigheid van examinering binnen onze opleidingen. Je bent een volwaardig en stemgerechtigd lid van de examencommissie en werkt nauw samen met de voorzitter, commissieleden, onderwijsteams en studenten. Dankzij jouw organisatorische talent, scherpe blik en oog voor detail verlopen de vergaderingen, besluitvorming en administratieve processen soepel. Daarnaast draag je actief bij aan het verbeteren van de werkwijze van de examencommissie en zorg je ervoor dat gemaakte afspraken worden opgevolgd.

Concreet houd je je bezig met:

• Het organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen van de examencommissie en het bewaken van de voortgang van actiepunten;
• Het opstellen en verspreiden van agenda’s, vergaderstukken, besluiten en correspondentie richting studenten, teams en management;
• Het ondersteunen van de examencommissie bij besluitvorming, onder andere door het verzamelen en verwerken van relevante examen- en resultaatsgegevens;
• Het coördineren van diplomaprocessen, waaronder het beheren van kandidaatstellings- en vaststellingslijsten van geslaagde studenten;
• Het bijdragen aan beleids- en kwaliteitsdocumenten, zoals het huishoudelijk reglement, het jaarplan, het ambitiedocument en het jaarverslag, en het signaleren van verbetermogelijkheden binnen de processen van de examencommissie.

Wat breng je mee?

Kennis

• Kennis van vigerende wet- en regelgeving inzake examinering;
• Kennis van de regelgeving rondom examencommissies.

Ervaring

• De secretaris van de examencommissie dient in het mbo-veld werkzaam te zijn en hierin minimaal 2 jaar werkervaring te hebben;
• De secretaris van de examencommissie dient te beschikken over minimaal een hbo-werk- en denkniveau;
• Ervaring op het gebied van kwaliteitsborging binnen een examencommissie in het mbo is een pré.

Vaardigheden/competenties

• Procedures toepassen;
• Adviseren;
• Samenwerken;
• Communiceren;
• Zorgvuldigheid en accuratesse.

Jouw team

Jouw examencommissie (7 leden) is je directe team en bestaat naast jou uit de voorzitter, de interne leden en minimaal één extern lid. Je werkt aan de borging van de examenkwaliteit van één of het betreffende college.

De secretaris werkt in een gezamenlijk overleg met de voorzitters en secretarissen van de andere examencommissies, College van Bestuur (CvB) en Onderwijs & Kwaliteit (O&K) aan de Zadkine-brede examineringsthema’s.

De secretaris zal als functie ondergebracht worden bij team O&K. De functioneel leidinggevende binnen O&K is verantwoordelijk voor de gesprekscyclus. O&K is hierin gemandateerd vanuit het CvB.

Over Zadkine als werkgever

Bij Zadkine geloven we dat onderwijs de motor is van groei voor studenten, de stad en voor jou. Als toonaangevende mbo-opleider in de regio Rotterdam bieden we ruim 17.000 studenten de beste kans op succes in hun vervolgopleiding of carrière. Dat doen we met opleidingen die aansluiten op hun ambities, talenten en de vraag van de arbeidsmarkt. Samen met bedrijven en instellingen in de regio werken we aan de persoonlijke en professionele ontwikkeling van onze studenten.

Jouw werk doet ertoe, want je hebt directe impact op hun toekomst en op de ontwikkeling van Rotterdam. Of je nu docent bent of in een ondersteunende rol werkt, bij Zadkine groei je mee in je vak, als persoon en als waardevolle schakel in het onderwijs.