Contractbeheerder NS Stations - Utrecht

Als Contractbeheerder bij NS Stations zorg jij ervoor dat contracten, afspraken en facturatiestromen correct worden vastgelegd en beheerd. Je werkt samen met verschillende stakeholders en draagt bij aan een meer data-gedreven, gestandaardiseerde en geautomatiseerde manier van werken binnen contractbeheer.

Daarom wil je bij NS werken

• Jij zorgt ervoor dat contractinformatie klopt, actueel is en betrouwbaar blijft. Daarmee zorg je voor grip op contractafspraken en financiële verplichtingen binnen NS Stations.
• Je doet meer dan alleen administratief werk; je denkt actief mee over hoe contractbeheer slimmer en efficiënter kan.
• Je komt terecht in een team waar aandacht voor elkaar, proactiviteit en eigenaarschap centraal staan.

Dit ga je doen

Als Contractbeheerder ben je verantwoordelijk voor het correct vastleggen, beheren en administreren van contractuele afspraken tussen NS Stations en NS Vastgoed en haar interne en externe partners. Je zorgt ervoor dat overeenkomsten volledig, actueel en juridisch correct worden verwerkt in onze systemen en vormt een belangrijke schakel tussen Accountmanagement, Verhuurmanagement, Assetmanagement, Legal, Finance en diverse andere stakeholders.

Je houdt grip op contracttermijnen, indexeringen, zekerheidsstellingen, facturatiestromen en contractmutaties. Daarnaast draag je actief bij aan de verdere digitalisering en optimalisatie van onze processen. Je denkt mee over verbeteringen, werkt mee aan systeemontwikkelingen en draagt bij aan een toekomstbestendige manier van contractbeheer.

Samen met je collega's zorg je ervoor dat contractinformatie betrouwbaar, inzichtelijk en actueel blijft en daarmee een belangrijke bijdrage levert aan de financiële beheersing en commerciële doelstellingen van NS Stations.

Dankzij jouw nauwkeurigheid en proactiviteit ben jij van onschatbare waarde bij het:

• Opstellen, verwerken en beheren van huur-, gebruiks- en overige overeenkomsten.
• Verwerken van contractgegevens in SAP en aanverwante systemen.
• Zorgdragen voor correcte facturatie van huur-, energie- en servicekosten.
• Bewaken van contracttermijnen, indexaties en verlengingen.
• Beheren van bankgaranties en waarborgsommen.
• Onderhouden van contractdossiers en digitale archivering.
• Fungeren als vraagbaak voor interne en externe stakeholders.
• Opstellen van rapportages en uitvoeren van controles.
• Signaleren van risico's, afwijkingen en procesverbeteringen.
• Bijdragen aan digitaliserings- en automatiseringsprojecten binnen Contractbeheer.

Hier ga je werken

Je komt te werken binnen het team Exploitatie van NS Stations. Dit team is verantwoordelijk voor de commerciële activiteiten op de stations en het verhuren van casco’s en winkelruimtes aan onze partners.

Team Exploitatie bestaat uit circa 30 professionals en is onderverdeeld in vier disciplines: Verhuurmanagement, Accountmanagement, Media en Contractbeheer. Hoewel ieder team zijn eigen expertise heeft, werken we dagelijks intensief samen aan één gezamenlijk doel: het optimaal exploiteren van de stationslocaties van NS Stations.

Binnen onze afdeling staan drie kernwaarden centraal: 1) Aandacht voor elkaar – we investeren in een prettige werksfeer en helpen elkaar verder. 2) Proactief – we nemen initiatief, denken vooruit en zien kansen voor verbetering. 3) Eigenaarschap – we voelen ons verantwoordelijk voor ons werk, onze resultaten en onze samenwerking.

Wij geloven dat persoonlijk contact essentieel is voor goede samenwerking, kennisdeling en teamontwikkeling. Daarom vinden we het belangrijk om regelmatig op kantoor aanwezig te zijn. Tegelijkertijd bieden we ruimte voor flexibiliteit en behoort een gezonde afwisseling tussen kantoor en thuiswerken tot de mogelijkheden.

Dit zijn de functie-eisen

• HBO werk- en denkniveau en minimaal 3 jaar relevante werkervaring binnen contractbeheer, vastgoedadministratie, commercieel beheer, finance of een vergelijkbare omgeving.
• Je hebt bij voorkeur kennis van vastgoed, verhuur of makelaardij en weet wat een huurovereenkomst en allonge zijn.
• Je hebt ervaring met administratief of contractueel werk en werkt secuur: je ziet fouten in contracten, allonges of afspraken en zorgt dat gegevens juist worden vastgelegd. Ook zoek je actief naar oorzaken van veel voorkomende fouten, patronen en verbeterkansen. Je bent nauwkeurig en houdt ervan om structuur aan te brengen in complexe administratieve processen.
• Je kunt goed werken met verschillende systemen, zoals CRM, SAP of vergelijkbare administratieve systemen, en je bent nieuwsgierig naar het gebruik van AI en digitalisering om het werk slimmer te organiseren.
• Je werkt proactief en signaleert op tijd wanneer contracten aflopen, afspraken ontbreken of commerciële afspraken opnieuw gemaakt moeten worden.
• Je zoekt tijdig afstemming met collega’s en stakeholders, zeker bij complexe contractstukken of afspraken met meerdere betrokkenen.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, stelt grenzen waar nodig en durft zaken terug te leggen bij de juiste contractverantwoordelijke of stakeholder.

Bij NS vinden we het belangrijk dat we elkaar durven aanspreken en ons altijd kunnen uitspreken. We zoeken collega’s met lef, die open staan voor verandering. Voor deze functie zijn dit allemaal cruciale succesfactoren om je doelen te kunnen behalen in samenwerking met je team en de business.

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden

• 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. een fulltime dienstverband) + extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week).
• De mogelijkheid om 3 christelijke feestdagen om te ruilen voor 3 niet-christelijke feestdagen.
• 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling.
• Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage.
• Je gezin reist gratis in de daluren.
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.
• Een keuzeplan met o.a. fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen.
• De mogelijkheid tot thuiswerken en flexibele werktijden (in overleg).