Coördinator Bedrijfsvoering

Zet jij jouw administratieve en organisatorische talenten graag in om een ambitieuze, maatschappelijk betrokken afdeling soepel te laten functioneren? Solliciteer bij het Athena Instituut (VU Amsterdam).

Jouw functie

Als Coördinator Bedrijfsvoering ben je de spil in de bedrijfsvoering van het Athena Instituut (circa 100 medewerkers) en werk je nauw samen met de Manager Bedrijfsvoering. Je werkt in een internationale universitaire omgeving, waarin onderzoek en onderwijs centraal staan. Je bent betrokken bij de belangrijkste aandachtsgebieden: financieel management, personeel en organisatie, projectmanagement, beleidsadvisering en -implementatie, ICT en huisvesting. Dankzij jouw zelfstandigheid, servicegerichtheid en vooruitdenkend vermogen ondersteun je de afdeling op een manier die zichtbaar waarde toevoegt. Je signaleert proactief kansen om processen en informatiestromen te verbeteren en krijgt energie van een veelzijdig en dynamisch takenpakket. Met jouw sterk analytisch vermogen en goed ontwikkeld cijfermatig inzicht zorg je voor een nauwkeurige en betrouwbare administratie en borg je kwaliteit in de uitvoering.

In deze afwisselende functie is geen dag hetzelfde en werk je samen met uiteenlopende collega’s. Je opereert grotendeels zelfstandig, je bent verbindend in je samenwerking, beweegt je gemakkelijk tussen verschillende stakeholders en handelt daarbij integer en zorgvuldig.

Jouw taken

Als Coördinator Bedrijfsvoering ondersteun je de Manager Bedrijfsvoering, tevens je leidinggevende. Bij afwezigheid nemen jullie elkaars taken over, zodat de ondersteuning van de afdeling altijd gewaarborgd is. Je draagt bij aan een soepel draaiende bedrijfsvoering met een divers takenpakket. Je werkzaamheden omvatten onder meer:

Financieel- en projectmanagement

• controleren van de boekhouding, inclusief het initiëren van correcties
• verwerken van facturatieverzoeken en het beheren van doorbelasting van fte’s naar projecten
• beheren en monitoren van de onderzoeksprojectenportefeuille (circa 40–50 projecten) en afstemming met betrokkenen
• ondersteunen bij het administratief beheer van projecten
• opstellen van financiële afrekeningen met onderwijspartners

Personeel en organisatie

• uitvoeren van personeelsbeleid binnen facultaire en universitaire kaders
• voorbereiden van vacatureteksten en arbeidsvoorstellen
• beheren en actualiseren van het organigram
• coördineren van onboarding en offboarding van medewerkers
• verzorgen van heldere en tijdige informatievoorziening aan medewerkers

Beleidsimplementatie en advisering

• implementeren van (facultair) beleid op het gebied van bedrijfsvoering
• verzamelen en analyseren van informatie ter ondersteuning van beleidsadvies

Huisvesting en ICT (in samenwerking met het secretariaat)

• coördineren van huisvestingszaken
• beheren en actualiseren van de ICT-administratie

Jouw profiel

• je beschikt over academisch werk- en denkniveau
• je hebt circa 3-5 jaar relevante werkervaring en affiniteit met financiële processen en personeelszaken
• je bent proactief, pakt taken zelfstandig en oplossingsgericht op en weet ook in drukke periodes het overzicht te bewaren
• je communiceert helder en professioneel en haalt energie uit het leveren van goede service
• je bent zeer vaardig in Microsoft Office (met name Excel); ervaring met SAP S/4HANA is een pré
• je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. Daarom bieden wij jou:

• een salaris van minimaal € 3.546,00 en maximaal € 5.538,00 bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring
• een functie voor 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar. Daarna is er uitzicht op een vast contract
• bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• korting op en af en toe exclusieve toegang tot theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer

Over ons

Het Athena Instituut pakt complexe maatschappelijke problemen aan, zoals klimaatverandering, gezondheidsongelijkheid en sociale onrechtvaardigheid. Dit doen we door het ontwerpen, faciliteren en analyseren van multistakeholderprocessen. Samen met alle betrokken actoren onderzoeken we hoe we systeemverandering in gang kunnen zetten.

Welkom bij de Faculteit der Bètawetenschappen

Werken bij Faculteit der Bètawetenschappen is samenwerken met studenten, docenten en onderzoekers met focus op hun vak en een brede blik op de wereld. We zijn trots op het collegiale werkklimaat binnen de faculteit, waar we met veel energie en een pragmatische houding samenwerken aan maatschappelijke uitdagingen. Bij Bètawetenschappen werken wetenschappers en studenten aan fundamentele en complexe maatschappelijke vraagstukken voor een duurzame, gezonde en rechtvaardige toekomst.

Vrije Universiteit Amsterdam

De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.