Projectmanagement ondersteuner (PMO)

We zoeken een ervaren projectmanagement ondersteuner (minimaal zes jaar ervaring) die graag aan projecten werkt, in een dynamische omgeving met focus op werkbalans en vitaliteit.

Dit ga je doen

De ervaren PMO biedt ondersteuning aan twee verschillende projecten die qua scope en fasering ongeveer gelijk oplopen maar elk een eigen projectmanager en projectteam hebben. Scope van de projecten is de verbouwing/aanpassing van twee NS-werkplaatsen die voorbereid moeten worden op de komst van twee nieuwe treintypen bij NS, t.w. Onderhoudsbedrijf Leidschendam voor FlirtFlex materieel en Onderhoudsbedrijf Onnen voor DDNG (DubbelDeksNieuweGeneratie) materieel.

In de projectteams zitten naast de projectmanager collega’s die verstand hebben van specificaties, inkoopprocessen, techniek, (beheer van) gebouwen en treinonderhoud. De projectteams werken nauw samen met een extern ingenieursbureau dat verantwoordelijk is voor het integrale ontwerp van de aanpassingen. Eind dit jaar wordt het definitief ontwerp opgeleverd waarmee het aanbestedingsproces opgestart kan worden.

• Zorg je dat de projectdossiers worden aangemaakt, projectdocumentatie wordt beheerd en creëer je hierin overzicht en duidelijke statusinformatie (tooling is SharePoint).
• Houd je de planning bij op projectniveau (in MS Projects) en integreer je de planningen van uitvoerende partijen (ingenieursbureau, aannemers, etc.).
• Organiseer en regisseer je in afstemming met de projectmanager het proces voor het laten beoordelen van ontwerpen, eisensets en uitwerkingen hiervan door de diverse deskundigen en besluitvormingsorganen (Verificatie & Validatieproces).
• Ondersteun en coördineer je projectbeheersingsaspecten, stakeholdermanagement en communicatie.
• Bereid je diverse overleggen voor, zoals overleggen van de projectteams, stuurgroepen en met leveranciers. Je stelt hiervoor de agenda op, zorgt voor verslaglegging en je beheert proactief actie-, risico- en issuelijsten.
• Verzamel je input en stel je rapportages, besluitvormingsstukken en evaluaties op. Alle door het projectteam geleerde lessen worden door jou vastgelegd.
• Ben jij hét aanspreekpunt voor de projectteams en run je zelfstandig de dagelijkse operationele zaken binnen het team.
• Ben je een waardevolle sparringpartner voor de beide projectmanagers en kun je reflecteren.

Hier ga je werken

Je komt te werken voor de afdeling NS Techniek Projecten & Trajecten. In deze afdeling en het bijbehorende netwerk vind je ook ervaren collega’s met wie je regelmatig contact hebt ten behoeve van kennisdeling.

Voor dit project houd je je bezig met het aanpassen van bedrijfsmiddelen bij het Onderhoudsbedrijf in Onnen voor de komst van de DDNG. Daarnaast ben je bezig met de voorbereiding van bedrijfsmiddelen bij het Onderhoudsbedrijf Leidschendam voor de Flirt Flex.

In deze projecten wordt eerst een ontwerpfase doorlopen met een ingenieursbureau waarna via Europese aanbestedingen contracten met leveranciers worden gesloten, waarna de daadwerkelijke uitvoeringsfase van de verbouwing volgt.

Dit zijn de eisen

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 6 jaar ervaring in een soortgelijke rol.
• In bezit van Prince 2 Foundation.
• Naast Prince2-niveau in bezit van meerdere projectmanagementtechnieken.
• Uitstekende beheersing van MS Office.
• Ervaring met inrichting van PMO-processen binnen een afdeling.
• Kennis van NS-organisatie en processen is een pre.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Is expert en vraagbaak op het vakgebied PMO, processen en tools.
• Is sparringpartner voor projectmanagers (proactief).
• Affiniteit om MS Copilot/ChatNS te introduceren/toe te passen is een pre.

Je bezit de volgende competenties:

• Aandacht voor details - vooruitkijken en anticiperen.
• Oordeelsvermogen.
• Samenwerken – constructief en verbindend.
• Organisatiesensitiviteit – samenhang en structuur creëren.
• Initiatief.
• Resultaatgerichtheid.
• Overtuigingskracht.