Locatiemanager Opvang Oekraïnse Vluchtelingen

Ben jij de spil die ervoor zorgt dat de facilitaire zaken op meerdere opvanglocaties niet alleen goed lopen, maar continu verbeteren?

Jouw rol

Veel Oekraïense vluchtelingen zoeken onderdak in Europa, zo ook in Nederland. De gemeente Rotterdam vangt zo’n 2.000 Oekraïense vluchtelingen op waarbij het team Facilitair ervoor zorgt dat tijdelijke opvanglocaties veilige, schone en prettige leefomgevingen zijn. Als locatiemanager ben je verantwoordelijk voor het facilitair beheer op meerdere opvanglocaties. Je zorgt ervoor dat de facilitaire dienstverlening op orde is, waaronder schoonmaak, beveiliging, afvalinzameling en storingsonderhoud. Dit betekent dat je zeer regelmatig jouw locaties bezoekt.

Op de opvanglocaties werk je nauw samen met sociaal beheer partijen. Het werk is dynamisch en uitdagend, doordat je te maken hebt met ad-hoc werkzaamheden en uiteenlopende situaties. Je maakt deel uit van een team met onder andere collega-facilitair locatiemanagers en servicedeskmedewerkers en schakelt met verschillende afdelingen om te zorgen dat de organisatie soepel verloopt.

Je voert regie over de facilitaire dienstverlening en bewaakt daarbij de kwaliteit, planning, voortgang en continuïteit. Je zorgt ervoor dat wordt voldaan aan relevante wet- en regelgeving en gemeentelijke normen door facilitair beleid te ontwikkelen, actualiseren en toe te passen. Tegelijkertijd werk je continu aan het verbeteren en professionaliseren van facilitaire processen, gebaseerd op analyses, rapportages en trends.

Je beheert verschillende facilitaire portefeuilles, zoals veiligheid & beveiliging en hygiëne & schoonmaak, waarbij je verantwoordelijk bent voor de kwaliteitsbewaking. In samenwerking met de Facilitaire Servicedesk coördineer en controleer je storingsonderhoud; bij complexe meldingen neem je de regie over en schaal je waar nodig op richting Vastgoed. Ook bij complexe klachten, informatieaanvragen en storingen waarbij meerdere interne en externe partijen betrokken zijn, zorg je voor regie en een tijdige, kwalitatieve afhandeling.

Daarnaast fungeer je als facilitair expert en vaste gesprekspartner richting de afdeling Vastgoed, bijvoorbeeld bij huurverlengingen, gebouwgebonden onderhoud en vastgoedontwikkelingen. Je stemt af met interne en externe leveranciers over inzet, prestaties en kwaliteit, voert evaluatiegesprekken en initieert verbetertrajecten. In je werk zoek je proactief de samenwerking op met partners zoals Vastgoed en Veiligheid, waarbij je steeds het integrale overzicht en de regie behoudt.

Je borgt een rechtmatige en doelmatige inkoop door het voorbereiden en uitvoeren van Europese aanbestedingstrajecten. Bij nieuwe gebruikerswensen, beleidswijzigingen of ontwikkelingen stel je kosten-batenanalyses op om onderbouwde keuzes te maken.

Tot slot draag je bij aan het versterken van kennis, vakmanschap en professionaliteit binnen het team van facilitair locatiemanagers, onder andere door coaching en door op te treden als inhoudelijk sparringpartner.

Kortom, een uitdagende allround functie die geen dag hetzelfde is.

De afdeling

Je maakt onderdeel uit van de afdeling Nieuwkomers. Binnen deze afdeling word je geplaatst bij het team Facilitair. Dit team verzorgt drie opgaven: opvang asiel, opvang Oekraïense vluchtelingen en de tijdelijke huisvesting van statushouders. De gemeente Rotterdam vangt zo’n 2.000 Oekraïense vluchtelingen op, 2500 mensen worden opgevangen in het kader van de spreidingswet en elk jaar worden gemiddeld 1100 statushouders gehuisvest. Samen met collega’s en afdelingen van vrijwel alle onderdelen van de gemeente zorgt de afdeling Nieuwkomers ervoor dat deze opgaven succesvol worden uitgevoerd.

Dit bieden we naast je salaris

• Flexibel in te richten werktijden, bijvoorbeeld 36 uur in 4x9 of extra vakantie-opbouw bij 40 uur per week.
• 17,05% keuzebudget bovenop je salaris, in te zetten voor extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil.
• Een mooie mix van werken op locatie, in de stad of vanuit huis. Voor iedere dag dat je volledig thuiswerkt, ontvang je een thuiswerkvergoeding.
• Optimale thuiswerkfaciliteiten, zodat jij thuis of onderweg je werk goed kunt uitvoeren.
• Je start met een contract voor bepaalde tijd, dat kan worden omgezet naar onbepaalde tijd.
• Een OV-mobiliteitskaart; reizen met het OV wordt 100% vergoed. Voor reizen met de fiets, deelvervoer en wandelen ontvang je tevens een vergoeding.
• Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.
• Goede ABP-pensioenregeling, waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%.

Je werkt samen met collega’s aan de kwaliteit van leven van de Rotterdammers en zorgt ervoor dat iedere Rotterdammer zorg of hulp krijgt, werkt en zijn of haar talenten ontwikkelt, maar ook toegang heeft tot sport, cultuur en goed onderwijs.

Jouw profiel

Word jij onze nieuwe locatiemanager? Dan heb je een afgeronde hbo-opleiding in Facility Management en beschik je over minimaal vijf jaar relevante werkervaring binnen het facilitaire domein, bij voorkeur in een regisserende, adviserende en coachende rol. Je hebt aantoonbare ervaring met het voeren van regie op facilitaire dienstverlening binnen een complexe organisatie met meerdere stakeholders en locaties.

Daarnaast heb je ruime ervaring met het opstellen, borgen en verbeteren van processen, procedures en beleid, waarbij je stuurt op kwaliteit en samenhang. Je bent goed bekend met relevante wet- en regelgeving op alle vlakken van het facilitaire domein en weet deze effectief te vertalen naar de facilitaire praktijk.

Je hebt ervaring met leveranciersmanagement en het maken en bewaken van contract- en prestatieafspraken. Ook ben je zeer analytisch ingesteld en ben jij er snel achter wat het échte probleem is achter de kleinere vraag op opvanglocaties. Je bent in staat om te communiceren op alle niveaus en je bent vertrouwd met documentbeheer en archivering binnen zowel fysieke als digitale facilitaire processen.

De hectische en dynamische omgeving waarin je komt te werken schrikt jou niet af, maar is voor jou juist reden om te reageren. Je voelt je thuis in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en waar snel schakelen de norm is. In de hectiek weet je steeds het overzicht te bewaren, werk je nauwkeurig en neem je initiatief wanneer dat nodig is. Je communiceert helder, beweegt soepel tussen verschillende belangen en weet op een natuurlijke manier verbinding te leggen met iedereen die bij het proces betrokken is. Dankzij jouw stressbestendigheid en vermogen om structuur aan te brengen, organiseer je je werk efficiënt en zorg je dat prioriteiten helder blijven. Je werkt procesmatig en borgt afspraken en procedures, zodat werkzaamheden eenduidig, voorspelbaar en zorgvuldig worden uitgevoerd. Door jouw open houding en gevoel voor verhoudingen draag je bij aan een prettige werksfeer waarin iedereen zich gehoord voelt. In de samenwerking met collega’s ben je toegankelijk, ondersteunend en gericht op een gezamenlijke aanpak, waardoor het team als geheel beter kan presteren. Jij neemt daarbij een coachende rol op je.

Tot slot ben je in staat om op senior niveau te adviseren en treed je op als inhoudelijk sparringpartner voor collega’s en ketenpartners.

Ons aanbod

Voor deze zeer uitdagende functie zoeken we iemand voor minimaal één jaar, waarbij de kans groot is dat dit verlengd wordt voor nog een jaar of wellicht langer.

Jouw werklocaties zullen de verschillende opvanglocaties zijn die verspreid liggen over de stad. Eén keer per week zitten we met de meeste collega’s op het Timmerhuis aan de Meent en één keer per week op de voorraadlocatie in Hoogvliet.

Je ontvangt een salaris dat past bij je ervaring, je kwaliteiten en de rol die je gaat vervullen, met een maximum van € 7.163 bruto per maand (schaal 12) bij een 36-urige werkweek.