Contractbeheerder

Utrecht heeft jou nodig! Als contractbeheerder bij Werk en Inkomen ben je een belangrijke administratieve schakel. Het gaat om een nieuwe functie, waardoor je niet alleen het beheer van een aantal lopende overeenkomsten overneemt, maar ook de kans krijgt om de rol verder vorm te geven en de financieel-administratieve processen mee in te richten voor een aantal grote nieuwe contracten. Waar nodig spring je bij in het team met verschillende taken op het snijvlak van inkoop-contractmanagement. Je werkt samen met een team collega's die elk vanuit hun eigen rol werken aan de dienstverlening voor kwetsbare inwoners uit de stad die wordt geleverd door contractpartners.

Wij kiezen bewust voor een tijdelijke functie (2 jaar) vanwege een aantal ontwikkelingen die de komende jaren van invloed zijn op het werk en de werkprocessen van inkoop en contractmanagement. Op dit moment is nog niet duidelijk wat de consequenties van deze ontwikkelingen zijn voor de inrichting en omvang van het werk van contractmanagement bij Werk en Inkomen.

Dit is je werk

Als contractbeheerder ben jij primair verantwoordelijk voor het proactief en zorgvuldig administratief beheren van diverse (kleinere) contracten. Dat betekent bijvoorbeeld dat je tijdig signaleert dat een contract afloopt en met de Opdrachtgever bespreekt of het contract verlengd moet worden, of dat een nieuwe inkoop moet plaatsvinden. In overleg met de Inkoper-Contractmanager zet je eventuele vervolgacties in gang. Je bedenkt, stemt af en voert vervolgens zelfstandig uit. Je zorgt voor een volledig, actueel en overzichtelijk contractdossier, waarin alle afspraken, documenten en verplichtingen correct zijn vastgelegd. Je gebruikt daarbij diverse systemen, waaronder ons financiële systeem SAP4U, om bestellingen aan te maken, te wijzigen, contracten op te voeren, of zaken uit te zoeken.

Binnen Utrecht maken we gebruik van de CATS-CM methodiek. Omdat dit een nieuwe functie is, speel je een actieve rol in de ontwikkeling van het contractbeheersproces. Je voert niet alleen uit, maar denkt mee, doet verbetervoorstellen en zorgt dat processen slimmer, duidelijker en consistenter worden ingericht. Zo geef jij de functie mede vorm, met een duidelijke focus op professioneel administratief contractbeheer.

Jouw taken:

• Het opbouwen, onderhouden en toegankelijk houden van contractinformatie in de diverse systemen (het zaaksysteem, SAP4U, Sharepoint en/of in het nieuwe contractmanagementsysteem).
• Bewaken van voortgang, signaleren van knelpunten en het meenemen van stakeholders.
• Inzichtelijk maken van verplichtingen, betalingen en contractwaarden in SAP4U en het actief monitoren van contractuitnutting, inclusief het leveren van relevante data en rapportages.
• Het initiëren en onderbouwen van verbetervoorstellen voor een efficiëntere en transparantere manier van werken.

Dit vragen we van je

Jouw functie is ondergebracht bij team Inkoop-Contractmanagement van organisatieonderdeel Werk en Inkomen. Dit is een team van 10 bevlogen collega’s bestaande uit 6 Inkopers-Contractmanagers, twee Ondersteuners Contractmanagement, een Inkoopondersteuner en een Aanbodcoördinator.

Werk en Inkomen levert een bijdrage aan de leefbaarheid en sociale samenhang in de stad en richt zich op het vergroten van de zelfstandigheid van inwoners van Utrecht. We ondersteunen werkzoekenden richting de arbeidsmarkt en het weer meedoen in de maatschappij. Als inwoners tijdelijk geen of een laag inkomen hebben bieden wij financiële ondersteuning en we helpen bij het voorkomen en oplossen van schulden.

Dit is jouw inbreng

• Nauwkeurigheid: Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en met oog voor detail. Je zorgt dat dossiers compleet en betrouwbaar zijn.
• Samenwerken: Je werkt in deze rol nauw samen met collega's. Je weet collega's te betrekken en hen aan te spreken.
• Overzicht bewaren: Je werkt met verschillende administratieve processen en systemen en houdt daarbij overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt.
• Proactief: Je toont initiatief en zet waar nodig proactief verbeteringen in beweging.

Wij vinden het daarnaast belangrijk om het volgende in jouw cv en/of motivatie terug te zien:

• Hbo-werk- en –denkniveau.
• Ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur als contractbeheerder.
• Ervaring met het werken in diverse systemen, zoals een zaaksysteem of contractmanagementsysteem en een financieel systeem zoals SAP.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad.

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van twee jaar.
• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel. Ook ontvang je een thuiswerkvergoeding.