Directiesecretaresse

Wil jij werken in een rol waarin je écht impact hebt en dicht op de directie zit? Dan is dit jouw kans. Voor onze vestiging in Utrecht zoeken wij een Directiesecretaresse die samen met ons wil bouwen aan de toekomst. Er ligt een stevige basis, maar er is ook volop ruimte om samen met een nieuwe directie verder te bouwen, te verbeteren en te vernieuwen.

Welkom bij Van Wijnen Utrecht!

Bij Van Wijnen Utrecht ben je onderdeel van een grote familie met 32 vestigingen door heel Nederland. Hier combineer je de kracht van een landelijke organisatie met het warme contact van een lokaal team. Als Directiesecretaresse bouw jij bij Van Wijnen elke dag aan iets dat ertoe doet.

Zo kan jouw werkdag eruitzien: Je start de dag met een kop koffie en een blik op de agenda’s. Je ziet meteen waar knelpunten ontstaan en schakelt snel: een afspraak wordt verplaatst, een overleg krijgt een scherpere focus en jij zet alvast de eerste acties uit. Daarna houd je zicht op het mailverkeer. Je pikt er zelfstandig acties uit, zet taken uit in de organisatie en stemt kort af met een van de directeuren. Je voelt precies aan wat prioriteit heeft, en wat kan wachten. ’s Middags werk je aan een presentatie, organiseer je een intern bezoek of stem je af met collega-secretaresses. Tussendoor regel je nog een attentie voor een zieke collega en denk je mee over hoe processen slimmer kunnen. Geen dag is hetzelfde, en juist dat maakt jouw werk zo leuk.

Dit bouw jij

Als Directiesecretaresse ben jij het verlengstuk van de directie en de onmisbare schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt twee nieuwe directeuren, waarbij je gelukkig niet alleen staat: een ervaren collega-secretaresse, die al met één van de directeuren heeft gewerkt, helpt je op weg. Daarnaast werk je samen met het secretariaatsteam van de vestiging Utrecht. Jij zorgt ervoor dat alles soepel loopt, van agenda’s tot besluitvorming, en vaak nog een stap verder.

Wat je onder andere doet:

• Complex agendabeheer (intern en extern), waarbij jij vooruitdenkt en prioriteiten stelt
• Zicht houden op de mailbox en zelf kansen en acties signaleren
• Acties en besluiten uit MT-vergaderingen halen (geen notulen, maar focus op voortgang)
• Voorbereiden van interne besprekingen en presentaties
• Opzetten van PowerPoint-structuren en zorgen dat alles inhoudelijk klaarstaat
• Beheren en structureren van SharePoint en documentatie
• Organiseren en meedenken bij interne events, bijeenkomsten en bezoeken (zoals studentenbezoeken)
• Aandacht voor collega’s: van verjaardagen tot kleine attenties bij ziekte
• Signaleren wat er speelt binnen de vestiging en hier proactief op inspelen

Daarnaast krijg je de ruimte om jouw talenten verder in te zetten. Denk aan het meebouwen aan de cultuur, het verbeteren van processen of het slimmer inzetten van nieuwe technieken en tools.

Wat jij zoekt in een baan

• Werken bij een vooruitstrevend en duurzaam vastgoedbedrijf waar collega’s met trots elke dag het verschil maken
• Een goede werk-privébalans: deels thuiswerken en zelf je werktijden indelen
• 30 verlofdagen, waarvan een deel is vastgelegd tijdens de bouwvak en kerstperiode, plus een individueel budget van 13 extra dagen (op basis van 40 uur)
• Een gefaciliteerde thuiswerkplek en een zelf uitgekozen telefoon zodat je altijd goed bereikbaar bent
• Ontwikkelen en groeien via het Van Wijnen College
• Aandacht voor gezondheid en vitaliteit, met een bijdrage aan je aanvullende zorgverzekering

Hier herken jij jezelf in

Jij bent iemand die het vak van directiesecretaresse écht verstaat. Je bent representatief, communicatief sterk en weet precies wanneer je moet schakelen, meedenken of juist tegengas geven.

Verder heb je:

• Door ervaring en persoonlijkheid senior in je rol als directiesecretaresse
• Je bent accuraat, gestructureerd en digitaal sterk, thuis in moderne communicatie- en organisatiesystemen
• Je bent een organisatietalent, proactief en hebt het vermogen om snel te schakelen tussen strategisch overzicht en praktische uitvoering
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend; je schrijft helder en professioneel
• Een proactieve houding en het vermogen om zelfstandig te handelen
• Oog voor detail én het grotere geheel
• Een gezonde dosis humor en flexibiliteit

Tot slot: In deze rol ben jij de smeerolie van de organisatie, de verbinder en de ambassadeur, zowel intern als extern. Jij helpt de directie én de vestiging vooruit, ziet kansen voordat anderen ze zien en zorgt dat plannen werkelijkheid worden.

Let op: voor deze vacature zijn we niet op zoek naar ZZP’ers.