Subsidiemedewerker

Als subsidiemedewerker bij de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I), onderdeel van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), behandel en beoordeel je subsidieaanvragen. DUS-I voert subsidieregelingen uit voor zowel VWS als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Vanuit ons kantoor in Den Haag of thuis zorg jij ervoor dat subsidies correct worden verstrekt, altijd binnen de geldende wet- en regelgeving.

Elke dag draag je bij aan thema’s die er écht toe doen: voeding, gezondheidsbescherming, preventie, medicatie, vaccinatie en sport. De subsidies waarmee je werkt, maken het verschil en hebben direct effect op mensenlevens.

Wat ga je doen?

Binnen de divisie Uitvoering word je flexibel ingezet op subsidies binnen het VWS- of OCW-domein, afhankelijk van de actuele behoefte. Je behandelt aanvragen van begin tot eind: van verlening tot vaststelling. Daarbij controleer je de inhoud, juistheid en volledigheid van aanvragen, wijzigingsverzoeken en financiële rapportages. Je toetst de aanvragen aan relevante wet- en regelgeving en verwerkt alles in het digitale subsidieportaal.

Je stelt beschikkings-, vaststellings- en afwijzingsbrieven op en verwerkt alle correspondentie zorgvuldig in het systeem. Je houdt de voortgang van dossiers bij, bewaakt behandeltermijnen en schakelt waar nodig met aanvragers (schriftelijk of telefonisch) om onduidelijkheden of ontbrekende informatie te bespreken. Intern werk je nauw samen met collega’s in je team en met beleidsdirecties van VWS en OCW. Op dagelijkse basis stem je af met aanvragers van subsidies en je team. Je collega’s in het team staan daarbij altijd klaar om vragen te beantwoorden.

Naast de uitvoering denk je actief mee over hoe ons werk slimmer en beter kan. Je signaleert knelpunten in het proces, komt met verbetervoorstellen en deelt je ervaringen met collega’s en beleidsmakers. Je ondersteunt collega’s bij nieuwe subsidieregelingen of complexe casussen en levert een waardevolle bijdrage aan kennisdeling binnen het team.

Daarnaast stem je regelmatig inhoudelijk af met interne collega’s over lopende subsidiecasussen, waarbij jullie zorgen voor goede informatie-uitwisseling. Met subsidieaanvragers heb je contact over de beoordeling, toekenning en betaling van subsidies.

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

• Controleren op juistheid en volledigheid van ontvangen aanvragen.
• Beoordelen van de binnengekomen subsidieaanvragen aan de hand van een checklist en/of plan van aanpak. Dit doe je in een digitaal behandelportaal waar de aanvragen zijn ingediend.
• Beoordelen van eventuele wijzigingsverzoeken en vastellen van het gewijzigde subsidiebedrag, eventueel in overleg met collega’s of vertegenwoordigers van de beleidsdirecties van VWS of OCW.
• Beoordelen van financiële rapportages en vaststellingsverzoeken en vaststellen van het definitieve subsidiebedrag, eventueel in overleg met collega’s of vertegenwoordigers van de beleidsdirecties van VWS of OCW.
• Opstellen van beschikkingsbrieven en zorgdragen voor een correcte administratie en archivering hiervan.
• Schriftelijk communiceren met aanvragers over gebreken of vragen naar aanleiding van de aanvragen.
• Beantwoorden van telefoon en afhandeling van binnenkomende e-mail.
• Aanmaken van verplichtingen in de financiële administratie SAP/3F en wijzigt deze indien van toepassing.
• Deels opstellen en versturen van vaststellingsbrieven en afwijzingsbrieven.
• Verwerken van correspondentie in het subsidie behandelsysteem.
• Bewaken van de behandeltermijnen.
• Reageren op onverwachte omstandigheden, technologische ontwikkelingen of op beleidswijzigingen.
• Signaleren van verbetermogelijkheden voor de interne werkprocessen en dit bespreken tijdens collegiale overleggen.
• Kennisoverdracht aan collega’s over (nieuwe) subsidieregelingen.

Functie-eisen

• Hbo werk- en denkniveau. Fijn als dit richting financieel, juridisch, bedrijfseconomisch of vergelijkbaar is.
• Ervaring op het terrein van subsidies of vergelijkbaar is een pré, soortgelijke ervaring waarbij getoetst werd aan een kader (zoals bijv. vergunningen) volstaat ook.
• Ervaring met projectmatig werken en het werken met deadlines.
• Vaardig in het gebruik van Word en Excel.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Je bent een echte teamspeler en werkt graag samen met collega’s om opdrachten succesvol af te ronden. Na een korte instructie kun je zelfstandig beoordelingswerkzaamheden uitvoeren en ben je vertrouwd met het werken onder strakke deadlines. Daarnaast heb je een scherp analytisch beoordelingsvermogen en kun je jouw conclusies helder en opbouwend formuleren.

Professionaliteit en representativiteit zijn voor jou vanzelfsprekend, zowel in contact met subsidieaanvragers als met opdrachtgevers van DUS-I. Omdat je binnen verschillende subsidieregelingen en domeinen kunt worden ingezet, bijvoorbeeld voor aanvragen vanuit VWS of OCW, is een flexibele werkhouding belangrijk.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:

• een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
• voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat.
• veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
• je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.

Meer over jouw toekomstige afdeling

DUS-I laat subsidies werken!

DUS-I verleent in het sociaal domein subsidies aan instellingen en incidenteel ook aan burgers. Met subsidies helpt DUS-I ideeën tot leven te brengen. Wij zijn de brug tussen beleid en praktijk. We streven ernaar dat subsidies niet bij cijfers blijven, maar bijdragen aan kansen – doeltreffend en klantgericht.

Bij DUS-I werken ruim 300 bevlogen medewerkers met diverse achtergronden, met verschillen in cultuur, leeftijd, ervaring en expertise.

We keren niet alleen subsidies uit. Als partner denken we vanaf het begin mee en zien erop toe dat middelen doeltreffend terechtkomen, zodat ze betekenis krijgen in de praktijk.