Consultant/engineer Sharepoint

Voor de Algemene Rekenkamer zijn wij op zoek naar een Consultant/engineer Sharepoint.

Achtergrond opdracht
De AR gaat een Sharepoint on-premise omgeving invoeren die door de gehele AR gebruikt zal geworden en aan de eisen voldoet die vanuit de archiefwet hieraan gesteld worden. De Sharepoint deskundige (consultant en engineer) wordt ingezet om 1) begeleiding/coördinatie te doen van de activiteiten die aan de kant van de AR moeten gebeuren en 2) kwaliteitscontrole te doen op producten die vanuit de marktpartij worden opgeleverd.

Opdrachtomschrijving
De verwachte aanpak van de implementatie Sharepoint zal bestaan uit tenminste de volgende stappen:

1. Selectie marktpartij implementatie Sharepoint
2. Opstellen Functioneel Ontwerp / Technisch Ontwerp
3. Installatie en configuratie Sharepoint on-premise
4. Uitrol naar de organisatie
5. Overgang naar beheerfase

Uitrol naar de organisatie (onderdelen)

• Migratie- en uitrolplan opstellen
• Pilots en evaluatie
• Training opleiding
• Migratie actuele data naar Sharepoint
• Voorbereiden beheerorganisatie cf op te stellen verantwoordelijkheden matrix (Beheerplan)

Van de Sharepoint deskundige wordt ondersteuning gevraagd bij de bovengenoemde projectactiviteiten (die door de in te zetten marktpartij worden uitgevoerd) hetgeen betekent:

• Ad 1) Advies uitwerking eisen en wensen t.b.v. uitvraag. Resultaat: Definitief adviesdocument met besluitvormingsnotitie.
• Ad 2) Richtinggevende kaders inrichting SharePoint-omgeving. Resultaat: Vastgesteld kaderdocument inrichting.
• Ad 2) Onafhankelijke kwaliteitscontrole FO en TO. Resultaat: Schriftelijk toetsingsrapport met acceptatieadvies.
• Ad 3) Verificatie en testcoördinatie inrichting. Resultaat: Go/no-go advies op basis van testresultaten.
• Ad 4) Input uitrol- en migratieplan. Resultaat: Besluitrijp migratie- en uitroladvies.
• Ad 4) Kwaliteitscontrole uitrol-, migratie- en beheerplan. Resultaat: Reviewrapport met verbetermaatregelen.
• Ad 4) Begeleiding gebruikersadoptie. Resultaat: Vastgesteld adoptieplan inclusief KPI-set.
• Ad 4) Begeleiding opleiding beheerders. Resultaat: Formele overdracht beheerkennis.
• Ad 4) Voortgangsbewaking datamigratie. Resultaat: Periodieke voortgangsrapportages + eindrapport migratie.
• Ad 5) Advies gereedheid beheerfase. Resultaat: Schriftelijk go/no-go advies aan management.

Nadere toelichting
Producten en werkwijzen van de kandidaat voldoen aan de normen van de Algemene Rekenkamer.Kandidaat is gehouden aan geheimhouding en tekent daartoe een geheimhoudingsverklaring.

Resultaatgebied & Verantwoordelijkheden
Zorgen voor beheerste projectvoering intern AR als tegenhanger van marktpartij die het merendeel van de werkzaamheden uitvoert.Kwaliteitscontrole op opgeleverde producten door marktpartij (zie boven)

Vakmatige taken

• Goede Kennis van Sharepoint SE inbrengen.
• Adviseren over best-practices inrichting en beheer Sharepoint zodat Sharepoint voldoet aan ondersteuning processen AR en compliant is met wet- en regelgeving.
• Technische deskundigheid op succesvolle inrichting Sharepoint SE bij de AR inbrengen.

Coördinerende / sturende taken

• Capaciteit en expertise coördineren intern AR als tegenhanger van marktpartij voor de genoemde activiteiten.
• Afstemmen met directies en afdelingen over inzet van medewerkers over functionele behoefte, deelname pilots, uitrol, opleidingen, demo’s en migratie van data.

Knock-out criteria

• Sharepoint (SE)
• DUTO raamwerk
• Integratie met MS-producten zoals Office, Power Automate

Wensen

• Inrichting Sharepoint omgeving op praktische wijze
• Migratie naar Sharepoint omgeving vanaf schijven of anders
• Kennis van Sharepoint SE, zowel technisch als op inrichting van sites
• Kennis van alternatieve DMS oplossingen zoals bv Nextcloud Files
• Bij voorkeur meer jaren ervaring in DMS omgevingen bij Rijksoverheid

Competenties

• Organiseren gebruikersinbreng en participatie bij de inrichting en in gebruikname van Sharepoint (Idem voor de beheerorganisatie)
• Presenteren van belangrijke bevindingen of aanbevelingen schriftelijk of mondeling aan hoger management
• Gestructureerd werkzaamheden bijhouden, monitoren en bijsturen bij een implementatietraject
• Kennis van en ervaring met projectbeheersingsmethoden en -aspecten.

Geïnteresseerd en match je op de functie-eisen en competenties? Stuur ons dan je CV en een motivatie waarin je ingaat op de gestelde eisen via m.jlil@ormer.nl