Executive Assistant

B&B Select

B&B Select is een professionele intermediair met focus op aandacht en kennis. Onze specialismen zijn Finance, Logistiek, Management, Staf en Ondersteuning.

Voor een opdrachtgever in Rotterdam zoeken wij een Executive Assistant (36 uur per week).

Als Executive Assistant maak je deel uit van het team dat direct aangestuurd wordt door de Executive Manager en ben je tevens betrokken bij de andere management Assistants die de andere managers in de afdeling ondersteunen. Er heerst een informele sfeer en hechten waarde aan samenwerking en betrokkenheid.

Wat bieden wij:

• Een leuke tijdelijke functie bij één van de mooiste bedrijven van Rotterdam;
• Salaris tussen € 4.028,- € 4.531,- per maand;
• In eerste instantie is het een tijdelijke rol voor de periode van 3 à 4 maanden (er bestaat een mogelijkheid tot eventuele overname en vaste indiensttreding). Instroom is alleen mogelijk via de constructie detacheren; ZZP-constructie behoort niet tot de mogelijkheden;
• Mooie arbeidsvoorwaarden waar we je graag verder over informeren.

Wat vragen we van jou:

• Teamplayer;
• Initiatiefrijke en pragmatische houding;
• Klantgericht;
• Proactieve houding;
• Kwaliteits- en organisatiebewust;
• Sociaal en communicatief vaardig;

We werven een collega die het leuk vindt om deel uit te maken van een professionele afdeling. Iemand die enthousiast en representatief is en stevig in zijn/haar schoenen staat. Je bent een ster in het stellen van prioriteiten en voert je werkzaamheden zelfstandig uit. Een positief kritische instelling, talent in oplossingen bedenken, steekt graag de handen uit de mouwen en durft tijdig ‘nee’ te zeggen wanneer iets niet gaat lukken.

Wat zoeken wij?

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring met managementondersteuning (op directie-, bestuurs- of managementniveau);
• Je beheerst Microsoft Word en Outlook goed en het is handig dat je met SAP, Microsoft Excel en PowerPoint overweg kunt;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed in woord en geschrift;
• Je vindt het leuk om je manager een stapje voor te zijn en vooruit te denken.

Wat ga je doen?

Als Executive Assistant ben jij de drijvende kracht achter de Executive Manager en zijn afdeling. Je beheert de agenda en mailbox van de Executive Manager, waardoor deze in goede verbinding is met de medewerkers en stakeholders in de haven en zijn werk zo effectief mogelijk kan doen. Ook zorg je voor een geoliede agendaplanning waardoor deadlines en doelstellingen op tijd worden behaald, en de Executive Manager zich kan focussen op de onderwerpen die aandacht nodig hebben. In die rol ben je een verbindende schakel met de mensen binnen het bedrijf en in de haven. Je krijgt je werkzaamheden voor elkaar met “een glimlach op het gezicht”.

Je hebt een afwisselend takenpakket waarbij je veel schakelt tussen verschillende werkzaamheden en continu de juiste prioriteiten weet te stellen. Je maakt afspraken met internen en externen, je reserveert vergaderruimten en verzorgt de aanmeldingen van bezoekers. Je beheert de mailbox en handelt correspondentie af. Je helpt bij de voorbereiding van vergaderingen en zorgt dat voorbereidende stukken op tijd beschikbaar zijn. Je plant reizen en bijeenkomsten. Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor verschillende financieel-administratieve werkzaamheden en coördineer je het overleg met de andere management assistentes binnen de afdeling.

l.borsboom@benbselect.nl