Projectassistent

Projectassistent bij het Rijksvastgoedbedrijf

Dit ga je doen

Het Rijksvastgoedbedrijf staat voor een grote opgave: de vernieuwing van het Defensievastgoed. De komende jaren worden meer dan 375 gebouwen op kazernes in heel Nederland gebouwd en gerenoveerd. Versnelling, modernisering en verduurzaming vormen daarbij de kern.

Van moderne onderhoudsfaciliteiten tot hoogwaardige militaire werk- en kantooromgevingen — projecten die direct bijdragen aan de inzetbaarheid van Defensie en partners zoals de NAVO.

Voor regio Zuid (Eindhoven en Vredepeel) zoeken wij een Projectassistent (PA) binnen Sectie Defensie 2. Een grote uitdaging met een maatschappelijk belang, die expertise, toewijding en maatwerk vergt. Jij ondersteunt het projectteam in de dagelijkse organisatie.

Op administratief gebied ben jij de rechterhand van een of meerdere projectmanagers bij de realisatie van defensieopdrachten. Samen met de projectmanager bepaal je op welke specifieke taken en aandachtsgebieden jij je richt, want ieder project kent zijn eigen bijzonderheden. Een aantal voorbeelden van je taken zijn:

• Het verzorgen van een goede administratieve verwerking van de projecten in ons projectensysteem en het uitdraaien van rapportages voor je projectteam, alsmede het bijhouden van mijlpalen;
• Zorgen dat alle definitieve (project)documenten in het projectendossier compleet zijn en op de juiste manier in het digitale archief worden opgeslagen;
• Het voorbereiden van de inkoopopdrachten en aanbestedingsprocessen, en het bewaken van de budgetruimte;
• Organiseren van vergaderingen met klanten, marktpartijen en collega’s. Als het nodig is, notuleer je tijdens deze bijeenkomsten of maak je actie- en besluitenlijsten. Hier hoort o.a. ook bij het reserveren van vergaderzalen en aanmelden van bezoekers voor defensie- of RVB-locaties.

Jij bent degene die overal vanaf weet met betrekking tot projecten waar je bij betrokken bent. Je collega’s kunnen op je bouwen want jij hebt alles tot in de puntjes geregeld. Zo bewaak jij de voortgang over afgesproken acties, je signaleert knelpunten en informeert de projectmanager hierover. Je bent het aanspreekpunt waar het gaat om de projectadministratie en overlegt regelmatig met je collega’s binnen jouw sectie, maar ook met collega’s van andere afdelingen die onderdeel van het projectteam zijn. Je zet je in voorkomend geval ook in voor projectoversteigende taken binnen de sectie of de afdeling, bijvoorbeeld ter bevordering van de onderlinge samenwerking of verbetering van procedures.

Deze rol speelt zich af in een complexe projectomgeving. Het kost tijd om het speelveld, de processen en de stakeholders écht te doorgronden – en daar kun jij mee omgaan. Je raakt niet snel overweldigd, maar blijft nieuwsgierig en leergierig.

Je bent proactief, durft verduidelijking of hulp te vragen wanneer dat nodig is en wacht niet af. Met jouw affiniteit voor administratieve processen breng je structuur en overzicht, juist wanneer het ingewikkeld wordt.

Kortom, bij ons krijg je als PA een veelzijdige functie waarin samenwerken, verbinden en elkaar helpen centraal staan.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• Aantoonbaar hbo werk- en denkniveau
• Ruim aantal jaren ervaring als PA of met vergelijkbare functie
• Kennis van en ervaring met werken in projecten, projectadministratie en met informatieverwerkingssystemen, bij voorkeur Oracle.
• Nauwkeurig werken, ook onder tijdsdruk, gaat je goed af. Daarnaast ben je daadkrachtig en proactief
• Je bent beschikbaar om 3 dagen per week op locatie (een dag Utrecht, verder regiokantoor Eindhoven of projectlocatie) te werken, de overige dagen bepaal je je werklocatie in overleg
• Voor deze functie is een B-screening vereist. Je wordt aangenomen onder voorbehoud van een positieve screening

Hier kom je te werken

Meer over Sectie Defensie 2

Jij gaat aan de slag bij Defensie 2, waar je samenwerkt met ongeveer 35 collega’s. In onze portefeuille zitten voornamelijk projecten van het Commando Luchtstrijdkrachten (CLSK), Commando landstrijdkrachten (CLAS) en NAVO/internationaal. We werken vanuit verschillende kantoren in Nederland (Den Haag, Utrecht, Assen, Arnhem, Tilburg) en vanuit huis aan uiteenlopende projecten. In onze sectie is de sfeer open en staat iedereen voor elkaar klaar.

Afdeling Projecten 2

Jouw nieuwe werkplek valt onder de afdeling Projecten 2 van de directie Transacties en Projecten. Als afdeling zijn we verantwoordelijk voor de nieuwbouw en verbouw van grote vastgoedprojecten in heel Nederland. We werken bijvoorbeeld aan justitiële inrichtingen, kantoren van ministeries en paleizen. Dat doen we samen met zo’n 75 enthousiaste projectmanagers en 35 betrokken projectassistenten, verdeeld over meerdere secties.

Over Rijksvastgoedbedrijf

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.