Stagiairs begeleiden: een compleet stappenplan

Leestijd: 12 minuten

Sabine Coenen

Customer Success Lead bij Magnet.me

Stagiairs zijn niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Veel bedrijven maken ruimte voor het begeleiden van stagiairs. Enerzijds omdat stagiairs een frisse blik brengen in de organisatie en anderzijds omdat de werkgever en stagiair zo eerst kunnen kijken of ze een match zijn, voordat ze een fulltime werkrelatie aangaan.

Dat een stage een voorportaal is voor een baan, blijkt onder andere uit onderzoek van Magnet.me: 1 op de 4 werknemers heeft eerst stage gelopen bij zijn of haar huidige werkgever. En dat geldt niet alleen voor grote corporates; ook een start-up zonder stagiairs is bijvoorbeeld ondenkbaar.

Toch haal je met een stagiair niet alleen extra manpower in huis, er komt ook een grote verantwoordelijkheid bij kijken. Het is namelijk voor zowel de stagiair als de werkgever belangrijk om professionele begeleiding te geven tijdens de stageperiode. In dit artikel ontdek je stap voor stap hoe je jouw stagiair de best mogelijke stage biedt en hoe je daar ook als werkgever zelf van profiteert.

1. Voorbereiding

De voormalige Amerikaanse president Abraham Lincoln zei ooit: “Geef me zes uur om een boom om te hakken en ik besteed het eerste uur aan het slijpen van mijn bijl.” Met andere woorden: een goede voorbereiding is het halve werk. Dat principe geldt ook wanneer je stagiaires wilt begeleiden. Hieronder ontdek je hoe je de juiste voorbereidingen treft voor de komst van jouw stagiair binnen het bedrijf.

Stel samen met de stagiair een leerplan en takenpakket op

Om je stagiair zo goed mogelijk te begeleiden, moet hun leerplan centraal staan. Dit leerplan maakt de stagiair deels zelf (onder begeleiding van hun stagecoördinator op school) en deels met jou. Door vooraf samen met de stagiair om tafel te gaan en hun leerplan te bespreken, kun je een takenpakket en een bijbehorend ontwikkelplan voor hen opstellen.

Wil je zeker weten dat je het juiste leerplan en takenpakket hebt opgesteld? Vraag de stagiair dan of die het wil laten goedkeuren door de stagecoördinator binnen het opleidingsinstituut. Zo weet je zeker dat je halverwege de stageperiode niet tegen beperkingen aanloopt.

Neem onzekerheid weg met een goede onboarding

Voor veel stagiairs is stagelopen best heel spannend. Als stagebegeleider kun je een groot deel van deze spanning gelukkig wegnemen door vooraf een onboarding-document op te sturen. Hier staat nuttige informatie in over jullie bedrijfscultuur, over de manier waarop er intern wordt samengewerkt en over de rol die de stagiair binnen het team zal spelen.

Door vooraf tips voor het lopen van een stage met de stagiair te delen, neem je een hoop onzekerheid en spanning weg. Ook voorkom je miscommunicaties op de lange termijn.

Maak afspraken over een stagevergoeding

Als werkgever ben je niet wettelijk verplicht om een stagevergoeding uit te keren. Dat komt omdat een stage als ‘leertraject’ wordt gezien. De gedachte hierachter is dat de stagiair dus eigenlijk wordt uitbetaald in opgedane kennis. Alleen daarom is het al ontzettend belangrijk dat je begeleiding van stagiairs goed regelt.

Het is echter wel gebruikelijk (en ook wel zo fair) om stagiairs een redelijke stagevergoeding aan te bieden. De gemiddelde stagevergoeding van een hbo-student ligt tussen de € 200,- en € 350,- per maand. Universitaire studenten krijgen gemiddeld een stagevergoeding tussen de € 250,- en de € 450,-.

Stel een geheimhoudingsverklaring op voor de stagiair

Werkt de stagiair met gevoelige informatie van het bedrijf zelf of van jullie klanten? Laat hen dan vooraf een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Je voorkomt hiermee dat informatie onverhoopt op straat komt te liggen. Ook maak je de stagiair hiermee duidelijk dat de privacy van gegevens een serieuze zaak is.

Wil je hier graag meer over weten? Op het ondernemersplein van de KvK vind je enkele handige tips over het opstellen van een geheimhoudingsverklaring voor stagiairs.

De voormalige Amerikaanse president Abraham Lincoln zei ooit: “Geef me zes uur om een boom om te hakken en ik besteed het eerste uur aan het slijpen van mijn bijl.” Met andere woorden: een goede voorbereiding is het halve werk. Dat principe geldt ook wanneer je stagiaires wilt begeleiden. Hieronder ontdek je hoe je de juiste voorbereidingen treft voor de komst van jouw stagiair binnen het bedrijf.

Stel samen met de stagiair een leerplan en takenpakket op

Om je stagiair zo goed mogelijk te begeleiden, moet hun leerplan centraal staan. Dit leerplan maakt de stagiair deels zelf (onder begeleiding van hun stagecoördinator op school) en deels met jou. Door vooraf samen met de stagiair om tafel te gaan en hun leerplan te bespreken, kun je een takenpakket en een bijbehorend ontwikkelplan voor hen opstellen.

Wil je zeker weten dat je het juiste leerplan en takenpakket hebt opgesteld? Vraag de stagiair dan of die het wil laten goedkeuren door de stagecoördinator binnen het opleidingsinstituut. Zo weet je zeker dat je halverwege de stageperiode niet tegen beperkingen aanloopt.

Neem onzekerheid weg met een goede onboarding

Voor veel stagiairs is stagelopen best heel spannend. Als stagebegeleider kun je een groot deel van deze spanning gelukkig wegnemen door vooraf een onboarding-document op te sturen. Hier staat nuttige informatie in over jullie bedrijfscultuur, over de manier waarop er intern wordt samengewerkt en over de rol die de stagiair binnen het team zal spelen.

Door vooraf tips voor het lopen van een stage met de stagiair te delen, neem je een hoop onzekerheid en spanning weg. Ook voorkom je miscommunicaties op de lange termijn.

Maak afspraken over een stagevergoeding

Als werkgever ben je niet wettelijk verplicht om een stagevergoeding uit te keren. Dat komt omdat een stage als ‘leertraject’ wordt gezien. De gedachte hierachter is dat de stagiair dus eigenlijk wordt uitbetaald in opgedane kennis. Alleen daarom is het al ontzettend belangrijk dat je begeleiding van stagiairs goed regelt.

Het is echter wel gebruikelijk (en ook wel zo fair) om stagiairs een redelijke stagevergoeding aan te bieden. De gemiddelde stagevergoeding van een hbo-student ligt tussen de € 200,- en € 350,- per maand. Universitaire studenten krijgen gemiddeld een stagevergoeding tussen de € 250,- en de € 450,-.

Stel een geheimhoudingsverklaring op voor de stagiair

Werkt de stagiair met gevoelige informatie van het bedrijf zelf of van jullie klanten? Laat hen dan vooraf een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Je voorkomt hiermee dat informatie onverhoopt op straat komt te liggen. Ook maak je de stagiair hiermee duidelijk dat de privacy van gegevens een serieuze zaak is.

Wil je hier graag meer over weten? Op het ondernemersplein van de KvK vind je enkele handige tips over het opstellen van een geheimhoudingsverklaring voor stagiairs.

2. Begeleiding, feedback en beoordeling

Het begeleiden van een stagiair brengt nogal wat verantwoordelijkheden met zich mee. Je moet hier de nodige tijd in investeren en je wilt de voortgang van de stagiair zo goed mogelijk meetbaar maken. Dit maakt het achteraf een stuk makkelijker om een eindbeoordeling te geven én om te bepalen of de stagiair eventueel geschikt is om als junior binnen je bedrijf aan de slag te gaan. Hieronder vind je enkele tips om dit alles goed aan te pakken.

Plan een periodiek feedbackgesprek in met de stagiair

Door regelmatig een feedbackgesprek in te plannen, geef je de stagiair de kans om hun ervaringen met je te delen en kun jij op jouw beurt bijsturen waar je dat nodig acht. Dit helpt de stagiair om elke week opnieuw een stukje te groeien.

“Feedback is een cadeautje”, zegt men. Nou, voor de stagiair die je begeleidt en die voor het eerst professionele feedback krijgt, is het vooral heel spannend. Houd daar dus rekening mee. Benadruk dat inzet en leervermogen tijdens een stage belangrijker zijn dan resultaat; een stage loop je immers vooral om het vak te leren.

Begin tijdens het feedbackgesprek altijd met het uitspreken van je waardering voor de dingen die de stagiair goed doet. Behandel daarna pas de gebieden waar ‘nog ruimte voor verbetering’ is en formuleer hier concrete doelen voor, liefst SMART-geformuleerd. Zo weet de stagiair precies wat er van hen verwacht wordt, wanneer dat verwacht wordt en hoe die verwachting kan worden waargemaakt.

Tot slot is het belangrijk je te realiseren dat stagiairs niet altijd uit zichzelf om hulp vragen. Dit heeft vaak te maken met een stukje faalangst. Benadruk daarom zo vroeg mogelijk in de begeleiding van de stagiair dat ze je alles mogen vragen (en dat domme vragen dus niet bestaan).

Beoordeel de stagiair op basis van hun groeipotentie

Na de stageperiode krijgt de stagiair een eindbeoordeling (en soms, bij langere stages, ook een tussenbeoordeling). Die beoordeling wordt door de stagecoördinator op school verricht en wordt gebaseerd op het stageplan dat de stagiair samen met jou heeft doorlopen én op het beoordelingsformulier dat jij hebt ingevuld.

Mocht je de stagiair achteraf ook nog een eigen beoordeling willen geven, grijp dan terug op het ontwikkelplan dat jullie samen hebben opgesteld en bekijk in hoeverre de stagiair zich op deze punten heeft ontwikkeld. Je kunt de stagiair dan van waardevolle feedback voorzien voor hun toekomstige carrière. Geef nuttige leerpunten mee, en vergeet niet om vooral ook hun positieve punten te benadrukken.

Afscheid stagiair: wat is een leuk cadeau?

Na afloop van de stageperiode wil je de stagiair natuurlijk iets leuks meegeven. Een persoonlijk cadeau aan het eind van een stage is een teken van waardering. Maak dit cadeau het liefst zo persoonlijk mogelijk. Wat dacht je bijvoorbeeld van een cadeaupakket met iets lekkers erin en een leuke mok met een teamfoto erbij? Dat is al een stuk leuker dan een generieke cadeaubon.

Wanneer mag je stagiaires begeleiden?

Op mbo-niveau geldt dat je een erkend leerbedrijf moet worden om stagiaires aan te nemen. Voor stages op hbo- en wo-niveau geldt dit niet. Wel is er de eis dat je als stagebegeleider hoogopgeleid bent en dat je inhoudelijke kennis hebt van het vak de stagiair bij jou in het bedrijf wilt leren.

Let er daarnaast op dat er bij het begeleiden van stagiairs een hoop komt kijken. Zorg dat je over een goede aansprakelijkheidsverzekering beschikt, dat je een juridisch dekkend stagecontract aanbiedt en dat je eventueel een aanvraag doet voor de subsidie praktijkleren van de overheid.

Stagiairs werven, hoe doe je dat?

Omdat stagiairs nou eenmaal erg gewild zijn, kan het lastig zijn om de juiste stagiairs te vinden. Vroeger was de toegang tot hoogopgeleid talent voor stages alleen voorbehouden aan grote bedrijven met dikke recruitmentbudgetten en grote recruitment-teams, maar tegenwoordig is dankzij websites als Magnet.me stagiairs werven ook mogelijk voor kleinere bedrijven.

Vergemakkelijk jullie wervingsproces met Magnet.me

Maak gebruik van ons slimme netwerk en connect met 300.000+ hbo- en wo-studenten. Enthousiast? Plan een gratis demo in!

Verstuur automatisch connectieverzoeken afgestemd op jullie criteria.

Ontvang meer relevante likes en sollicitaties met behulp van AI.

Benader likes en connecties voor nog meer sollicitaties.

Aan de slag

Sabine Coenen

Als Customer Success Lead bij Magnet.me blinkt Sabine uit in het verbeteren van klantervaringen door middel van onboarding, advisering en het betrekken van cliënten. Met haar waardevolle expertise, opgebouwd in de afgelopen jaren bij Magnet.me, garandeert zij dat bedrijven succesvol de juiste kandidaten aantrekken en met hen connecten.