Het maximale uit je preboarding halen: Een stappenplan

Wat is preboarding?

Onder preboarding vallen alle voorbereidingen die je treft vóór aanvang van de eerste werkdag van een nieuwe medewerker. Het doel is om de medewerker optimaal voor te bereiden op hun eerste werkdag en hun nieuwe functie. Een paar voorbeelden van preboarding:

• Je zorgt dat de medewerker vooraf de juiste contracten en documenten ontvangt

• Je stuurt hen een manifest van je bedrijf, waarin de missie, visie en kernwaarden staan beschreven.

• Je geeft hen een overzicht van contactgegevens van directe collega’s, zoals e-mailadressen en telefoonnummers, inclusief hun beschikbaarheid.

• Je stuurt hen een mail waarin je uitlegt wat ze kunnen verwachten op de eerste werkdag en welke voorbereidingen ze alvast kunnen treffen.

• Je voegt hen alvast toe aan online tools, softwarepakketten en terugkerende meetings in Google Calendar.

• Je wijst vóór de eerste werkdag een ‘buddy’ aan die de nieuwe medewerker inleidt in het bedrijf. Deze buddy geeft bijvoorbeeld een rondleiding op de eerste werkdag en sluit aan bij meetings. Ook is deze buddy bereikbaar voor inhoudelijke vragen over het werk, de organisatie en het team.

Het doel van preboarding is om nieuwe medewerkers een zachte landing te geven. Je neemt een stukje nervositeit weg en geeft hen een welkom gevoel in je team. Dit is voordelig voor hen, maar ook voor jou. Dankzij preboarding maken jouw nieuwe medewerkers namelijk een vliegende start en voelen ze zich al vóór de eerste werkdag thuis binnen jouw organisatie.

 

Wat is het verschil met onboarding?

Je hebt vast wel eens gehoord van de termen preboarding, onboarding en offboarding. Het zijn termen die erg op elkaar lijken, maar ze betekenen niet hetzelfde. Onder preboarding vallen namelijk alle voorbereidingen die je treft vóór de eerste werkdag, terwijl onder onboarding ook de voorbereidingen vallen voor ná de eerste werkdag. Offboarding is in dit blog overigens niet relevant, omdat dit bedoeld is voor medewerkers die je bedrijf verlaten.

Preboarding wordt vaak gezien als onderdeel van onboarding. Technisch gezien klopt dit, maar onder onboarding vallen wel echt andere dingen. Het gaat hierbij vooral om voorbereidingen die je treft voor ná de eerste werkdag. Je leest daar meer over in het blog over onboarding, waar je een uitgebreid stappenplan vindt. Wil jij je nieuwe medewerkers een geweldige start geven? Dan zijn zowel preboarding als onboarding onmisbare tools.

 

4 voordelen van preboarding voor jou én je medewerker

Oké, je weet nu wat preboarding is, maar wat zijn de voordelen? We zetten ze hieronder voor je op een rijtje.

1. De medewerker voelt zich al vóór de eerste werkdag betrokken

Als je nieuw bent bij een bedrijf, kom je vaak voor grote verrassingen te staan. Je hebt vaak geen idee wat je van je eerste werkdag kunt verwachten en welke normen en waarden een bedrijf heeft. Met preboarding voorkom je dit en zorg je dat jouw nieuwe medewerkers al vóór de eerste werkdag betrokken raken bij je bedrijf. Dit creëert een gevoel van verbondenheid en enthousiasme, waardoor je medewerker extra gemotiveerd is om te starten.

2. Je verkleint de kans op fouten

Omdat je vooraf al de nodige informatie verstrekt, verklein je de kans op fouten, vragen en vertragingen. Jouw nieuwe medewerker weet dankzij de preboarding precies hoe hun contract eruit ziet, welke zaken ze eventueel moeten regelen voor de belasting, bij welk pensioenfonds ze zijn ingedeeld en wat ze van hun eerste werkdag kunnen verwachten.

3. Je besteedt minder tijd en geld aan inwerken

Er zijn genoeg bedrijven die geen enkele vorm van preboarding of onboarding hebben. Er gaat daardoor veel tijd en geld verloren aan inwerken. Juist dankzij preboarding kun je een deel van het inwerkproces automatiseren of op z’n minst versimpelen. Je hoeft bijvoorbeeld niet achteraf uit te leggen hoe het bedrijf in elkaar zit en wat er allemaal in het arbeidscontract staat. Ook hoef je geen uitleg meer te geven over de pensioenregeling, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere zaken, zoals de missie, visie en bedrijfscultuur. Al deze zaken kun je tijdens de preboarding (en deels ook tijdens de onboarding) standaardiseren.

4. Je werkt aan een sterk werkgeversmerk

Elke werkgever is op zoek naar personeel en de werkloosheid is lager dan ooit. Om talent te vinden voor je bedrijf, heb je dus een sterke recruitmentstrategie nodig. Een goede employer branding kan hier enorm bij helpen en preboarding speelt daarin een belangrijke rol. Wil je daar meer over weten? Lees dan ons blog over employer branding en ontdek hoe jij een onverslaanbaar werkgeversmerk neerzet.

 

Stappenplan voor succesvolle preboarding

Dat preboarding een hoop voordelen kent, is duidelijk. Maar hoe ga je hiermee aan de slag? Op internet wordt zoveel over dit onderwerp geschreven, dat je al snel door de bomen het bos niet meer ziet. Daarom helpen we je graag een handje met onderstaand stappenplan:

1. Analyseer je huidige onboardingproces

Je start met het in kaart brengen van je huidige onboarding. Dat doe je door vanuit vogelvlucht te identificeren hoe je op dit moment werkt en welk effect dit heeft. Oftewel: hoe ziet jouw onboarding er op dit moment uit en in hoeverre speelt preboarding daarin een rol?

Tip: betrek je huidige medewerkers bij deze eerste stap. Vraag hen wat ze goed vonden tijdens hun onboarding en wat er ontbrak of beter kon. Je doet hierdoor waardevolle inspiratie op. Wil je voorkomen dat je medewerkers sociaal wenselijke antwoorden geven? Verstuur dan een online enquête waarbij ze anoniem antwoord kunnen geven.

2. Bepaal hoe jouw preboarding eruit moet zien

Dankzij de eerste stap weet je hoe jouw onboarding er nu uitziet, wat er beter kan en welke rol preboarding daarin speelt. Op basis hiervan kun je een programma opzetten voor succesvolle preboarding. In dit programma beschrijf je welke documenten onderdeel zijn van de preboarding, welke taken hierbij horen en wat er vanuit jou, het team en de nieuwe medewerker wordt verwacht.

3. Ontwerp je preboardingprogramma

Nu je weet hoe je preboarding eruit moet zien, kun je starten met de uitvoer. Stel de benodigde documenten op en plan alvast de taken en werkzaamheden voor zowel de preboarding als de onboarding. Denk daarbij aan de rondleiding op de eerste werkdag, het toevoegen van de nieuwe medewerker aan digitale systemen en het toewijzen van een buddy. Zorg ook dat de spullen voor de eerste dag alvast klaarliggen op het bureau, zoals een welkomstpakket, een bedrijfsboek of manifest en een laptop, telefoon en oplader.

4. Breng de nieuwe medewerker op de hoogte

Breng je nieuwe medewerker tijdig op de hoogte van de onboarding. Stuur een welkomstmail en doe dit ruim voor de eerste werkdag. In deze mail deel je alle details die ze nodig hebben om zich goed voor te bereiden op hun nieuwe baan en hun eerste werkdag. Vraag ook gerust of de medewerker het fijn vindt om een introductietekst te schrijven voor de interne bedrijfsmail. Je kunt hen daardoor alvast voorstellen aan het team.

Een bonustip die we je niet willen onthouden, is om achteraf om feedback te vragen. Dit kan bijvoorbeeld na de eerste werkweek. Vraag je nieuwe medewerker wat die van de preboarding vond en welke verbeteringen mogelijk zijn. Met deze inzichten kun je je preboarding doorlopend verbeteren.

 

Hoe ziet de preboarding van jouw bedrijf eruit?

Wil jij je onderscheiden van concurrerende werkgevers op de markt? Dan is preboarding een onmisbare eerste stap. Dankzij preboarding werk je aan een sterk werkgeversmerk en creëer je al vóór de eerste werkdag betrokkenheid. En het mooie is: preboarding is helemaal niet ingewikkeld. Je kunt in korte tijd grote stappen zetten om dit deel van het onboardingproces te professionaliseren. Veel succes!