Bevestiging sollicitatiegesprek als werkgever: Voorbeelden

Wat moet er in een uitnodigingsmail staan?

Je kunt voor het schrijven van een uitnodigingsmail voor een sollicitatiegesprek de volgende opzet gebruiken:

Onderwerpregel

Omschrijf in de onderwerpregel dat het om een uitnodiging gaat voor een sollicitatiegesprek bij jouw bedrijf. Een voorbeeld daarvan:

 
Sollicitatiegesprek met [naam gespreksleider] bij [naam bedrijf] voor de vacature van [functie]

Aanhef

Start je mail altijd met een aanhef. Dit kan een formele of informele aanhef zijn, afhankelijk van de organisatie waar je actief bent en de senioriteit van de kandidaat. Later in dit blog vind je een aanvullende uitleg over het kiezen van de juiste tone-of-voice.

Inleiding

Schrijf een inleiding waarin je aangeeft dat je enthousiast bent over de motivatiebrief en dat je de kandidaat graag uitnodigt voor een kennismaking. Leg ook uit wie je bent en wat jouw rol is in het bedrijf. Houd het beknopt en duidelijk.

Datum, tijd en locatie

Doe een voorstel voor een datum, tijd en locatie. Noem daarbij altijd de volledige datum. Kies dus niet voor ‘volgende week woensdag’ maar voor ‘woensdag 15 december’. Is het kennismakingsgesprek digitaal en woont de kandidaat in een andere tijdzone? Vergeet dan niet om duidelijk te benoemen om welke tijdzone het gaat. En stuur liefst meteen een agenda-uitnodiging mee.

Duur van het gesprek

Laat de kandidaat weten hoe lang het gesprek ongeveer duurt. Je kunt beter een te ruime dan een te nauwe schatting maken. Zo weet je zeker dat de kandidaat genoeg tijd vrij houdt in hun agenda en dat je zelf niet in tijdnood komt.

Personen die deelnemen aan het gesprek

Voor een sollicitant is het prettig om te weten met wie die om de tafel gaat. Wees daarom duidelijk over wie er deelneemt aan het gesprek en noem zowel hun naam als hun functie en rol binnen het bedrijf.

Wederzijdse verwachtingen

Leg kort uit wat het doel is van het gesprek. Tijdens een eerste gesprek is het bijvoorbeeld ongebruikelijk om al over arbeidsvoorwaarden te beginnen. Het draait er vooral om dat je elkaar beter leert kennen en dat je samen ontdekt of er een match is.

Laat de kandidaat ook weten wat er van hen verwacht wordt. Moeten ze iets meenemen naar het gesprek, zoals een geprint cv? En heb je bepaalde vragen voor hen in petto waar enige voorbereiding voor nodig is, zoals praktijkcases bij een vorige werkgever? Som deze zaken netjes op, zodat de kandidaat goed beslagen ten ijs naar het gesprek komt.

Afsluiting

Schrijf een korte alinea waarin je uitspreekt dat je uitkijkt naar het gesprek. Sluit af met een groet en je naam, functie en contactgegevens (tenzij deze al in je e-mailhandtekening staan).

Eerste sollicitatiegesprek versus tweede sollicitatiegesprek

Een eerste sollicitatiegesprek verloopt heel anders dan een tweede gesprek. Toch hoeft een uitnodiging voor een eerste gesprek niet heel anders te zijn dan die van het tweede gesprek. De vorm kan hetzelfde blijven, waardoor je enkel de inhoud hoeft te veranderen.

Welke tone-of-voice kun je het beste gebruiken?

Welke tone-of-voice gebruik je wanneer je een kandidaat uitnodigt voor een sollicitatiegesprek? Dit hangt af van diverse factoren. Sommige sectoren en bedrijven zijn wat formeler en afstandelijker, zoals verzekeringsmaatschappijen en advocatenkantoren. Andere bedrijven zijn juist vooruitstrevend en informeel, zoals creative agencies en webbureaus.

 
Je kunt de tone-of-voice het beste afstemmen op jouw werkgeversmerk, ook wel je employer branding genoemd. Wil je uitstralen dat je een platte organisatie bent waarin het team zich één grote familie voelt? Kies dan voor een informele toon. Wil je uitstralen dat je een behoudende organisatie bent met een duidelijke hiërarchie? Kies dan voor formeel taalgebruik.

Kies bij twijfel het liefst voor een informele tone-of-voice. Dit oogt vaak wat warmer, waardoor kandidaten zich welkom voelen. Je voorkomt daarmee dat ze zich een nummertje voelen en alsnog voor een andere werkgever kiezen.

Voorbeeld van een informele uitnodiging per mail

Hieronder vind je een voorbeeld van een informele uitnodiging voor een sollicitatiegesprek:

 
Onderwerpregel: Sollicitatiegesprek met [naam gespreksleider] bij [naam bedrijf] voor de vacature van [functie]

Beste [naam sollicitant],

Mijn naam is [voornaam en achternaam] en ik werk als [functietitel] binnen de organisatie. Ik wil je nogmaals hartelijk bedanken voor de inzending van je motivatiebrief en cv voor de functie van [noem functie]. We hebben je brief inmiddels gelezen en willen je graag uitnodigen voor een kennismaking bij ons op kantoor!

We willen het gesprek graag plannen op dinsdag 15 januari om 15:00 uur bij ons op kantoor aan [adres, postcode, plaatsnaam]. Je kunt gratis voor de deur parkeren en wordt in de lobby ontvangen door onze office manager [naam]. Die zorgt dat er een heerlijke kop koffie voor je klaar staat en brengt je naar de vergaderruimte.

 
Het kennismakingsgesprek duurt ongeveer één uur. Ik ben daar zelf bij als gespreksleider. Ook [naam en functie collega] van de afdeling [naam afdeling] is bij het gesprek aanwezig.

Je hoeft niets mee te nemen naar het gesprek. Wij zorgen dat je over een notitieblok en pen beschikt en dat je brief en cv voor ons alle drie zijn geprint. Wel willen we je vragen alvast na te denken over enkele praktijkvoorbeelden waar je trots op bent als professional. We kunnen deze cases gebruiken ter referentie tijdens het gesprek. Mijn collega en ik kijken uit naar het gesprek en zijn benieuwd of er een wederzijdse match is. Ben je niet beschikbaar op de door mij voorgestelde datum? Stuur me dan gerust een mail met enkele datumsuggesties. Dan plannen we het gesprek op een ander moment.

 Met vriendelijke groet,

 [Naam, functietitel en contactgegevens]

Voorbeeld van een formele uitnodiging per mail

Hieronder vind je een voorbeeld van een formele uitnodiging voor een sollicitatiegesprek:

Onderwerpregel: Sollicitatiegesprek met [naam gespreksleider] bij [naam bedrijf] voor de vacature van [functie]

 Geachte [naam sollicitant],

 Hierbij nodig ik u uit voor een kennismakingsgesprek naar aanleiding van uw sollicitatie voor de functie van [functietitel] bij [naam bedrijf]. Mijn naam is [voornaam en achternaam] en ik werk als [functietitel] binnen de organisatie. Uw motivatiebrief en cv hebben ons geënthousiasmeerd en we willen u graag beter leren kennen om te ontdekken of er een wederzijdse match is.

Ons voorstel is om het kennismakingsgesprek in te plannen op dinsdag 15 januari om 15:00 uur bij ons kantoor aan [adres, postcode, plaatsnaam]. U kunt gratis voor de deur parkeren en wordt in de lobby ontvangen door onze office manager [naam].

Het kennismakingsgesprek duurt ongeveer één uur. Ik ben zelf aanwezig als gespreksleider en daarnaast is ook [naam en functie deelnemer] van de afdeling [naam afdeling] van de partij.

 U hoeft zelf niets mee te nemen naar het gesprek. Wij zorgen dat u over een notitieblok en pen beschikt, zodat u desgewenst aantekeningen kunt maken. Ook zorgen we dat uw cv en brief driemaal geprint zijn, zodat we die elk kunnen raadplegen. Wel willen we u vragen om alvast na te denken over enkele praktijkvoorbeelden waar u trots op bent als professional. We kunnen deze cases gebruiken ter referentie tijdens het gesprek.

 We kijken erg uit naar het gesprek en zijn benieuwd of er een wederzijdse match is. Bent u niet beschikbaar op de door ons voorgestelde datum? Stuur dan gerust een mail met enkele datumsuggesties of bel ons op [telefoonnummer].

 Hoogachtend,

[Naam, functietitel en contactgegevens]

Bellen versus mailen: wat is beter?

Als je iemand uitnodigt voor een sollicitatiegesprek, kun je dat het beste schriftelijk doen. Je hebt dan zwart op wit staan wat de afspraak is. Handig voor jouw administratie, maar ook voor die van de sollicitant.

Dat betekent overigens niet dat bellen niet meer nodig is. Het is juist goed om de kandidaat ook nog even te bellen en hen mondeling uit te nodigen voor het gesprek. Je kunt dan telefonisch aangeven dat je hen een uitnodigingsmail stuurt met de benodigde informatie. Ook kun je telefonisch een passende datum en tijd afspreken en die verwerken in de schriftelijke uitnodiging. Dit voorkomt dat je eindeloos over en weer moet mailen om een geschikte datum te vinden.