Sr Management Ondersteuner

De functie Sr Management Ondersteuner bij het Ministerie van Defensie is gevestigd in Utrecht en omvat 38 uur per week.

• Mbo-opleiding niveau 4, bijvoorbeeld MEAO (secretariële richting)
• Administratief / secretarieel
• Schaal 6: €3.169 - €4.179 (bruto)
• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 12 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een 38 urige werkweek

Dit ga je doen

Als Managementondersteuner bij Paresto - de interne defensiecateraar – is jouw werk onmisbaar voor de organisatie. Jij bent namelijk organisator, planner, regelaar, notulist, klankbord en rustpunt voor onze directeur en het Management Team. Je bent al deze dingen, en ook allemaal tegelijk! Dus ben jij op zoek naar een dynamische en betekenisvolle baan? Eén waar je binnen Defensie Paresto kunt helpen bij haar missie, bijdragen aan beschermen wat ons dierbaar is? Lees dan verder.

En voor de duidelijkheid: daar hoef je geen militair voor te zijn. Wij bestaan voor 95% uit burgermedewerkers in dienst bij Defensie.

Paresto is volop in ontwikkeling en we willen het elke dag een beetje beter doen. In deze nieuwe functie bied je primair secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de directeur en het Management Team. Je doet dit onder leiding van de directiesecretaris en met een pro-actieve houding. Je zit ‘dicht bij het vuur’ en weet dus als geen ander wat er allemaal speelt. Om die reden is het ook heel belangrijk dat je beschikt over een gezonde dosis integriteit en organisatiesensitiviteit.

Waar ga je zoal mee aan de slag?

• Agenda’s, digitale post, mail en telefoontjes beheren van de directeur
• Zorgdragen voor overleggen van de directeur en het Management Team. Denk aan het regelen van vergaderruimtes/online meetings, catering, (zelf) notuleren en de voortgang van gemaakte afspraken bewaken
• Het organisatiebreed coördineren van cursussen en bijeenkomsten: uitnodigingen versturen, ordenen van stukken, facilitaire ondersteuning regelen en coördineren van de administratie
• Het beheer over representatieve activiteiten inzake ceremoniële aangelegenheden, bevorderingen, ambtsjubilea, afscheidsrecepties, verjaardagen, uitgezonden personeel, commando-overdrachten
• Als aanspreekpunt fungeren voor collega’s, andere defensieonderdelen maar ook externe instanties
• Verstrekken van (management)informatie in duidelijke overzichten, bijvoorbeeld over financiële en personele aangelegenheden

Er is een deel operaties - de collega’s op locatie - en een deel servicekantoor. Dit zijn de collega’s die de operaties ondersteunen vanuit o.a. voedingsdeskundigheid, assortiment, infrastructuur, learning & development en HR. Zelf maak je ook deel uit van dit servicekantoor en werk je nauw samen met de huidige directiesecretaris.

Het servicekantoor bevindt zich in de Kromhoutkazerne in Utrecht, een modern complex recht tegenover stadion de Galgenwaard. Dit is je officiële werkplek, af en toe is hybride werken mogelijk.

Dit bieden we nog meer

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Dit vragen wij

• Ervaring als secretaresse/secretaris of als medewerker managementondersteuning
• MS Office skills
• Goed in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens
• Goed in organiseren, coördineren en plannen
• Je bouwt en onderhoud makkelijk contacten binnen en buiten Defensie
• Je bent mondeling en schriftelijk goed in zowel Nederlands als Engels
• Je beschikt over een rijbewijs
• Competenties: Klantgerichtheid, Voortgangscontrole, Plannen en organiseren, Organisatiesensitiviteit, Samenwerken, Integriteit en Leervermogen

Hier kom je te werken

Meer over Defensie Ondersteuningscommando

De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB) is een professionele organisatie, die waar en wanneer nodig facilitaire en logistieke diensten verleent aan haar opdrachtgevers binnen en ook buiten Defensie. Wij werken op een opdrachtgevergerichte, kostenbewuste, betrouwbare, flexibele en transparante wijze.

De werkzaamheden worden verricht binnen de DFLB die ressorteert onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). Paresto opereert als agentschap en verzorgt de catering (bedrijfsrestaurants, banqueting, events en voeding te velde) voor de gehele defensieorganisatie. De operaties worden ondersteund vanuit het servicekantoor welke afdelingen bevat zoals finance, assortiment, voedingsdeskundigheid, voedselveiligheid en meer. Eindverantwoordelijke is Directeur Paresto.

Over Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid.

Bijzonderheden

• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je hoeft geen militair te zijn om bij DOSCO te werken.