Management Ondersteuner bij Defensie

Management Ondersteuner bij Defensie bij het Ministerie van Defensie in Utrecht.

Dit ga je doen

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Als Management Ondersteuner ben jij, samen met collega management ondersteuners, de spil en het visitekaartje van de afdeling en houd jij je bezig met secretariële, administratieve, facilitaire en algemeen ondersteunende werkzaamheden.

Secretariële ondersteuning:

• Plannen van afspraken in agenda’s en agenda beheer;
• Voorbereiden van vergaderingen, opstellen van vergaderagenda’s en completeren en voorleggen vergaderstukken;
• Notuleren en verslaglegging van vergaderingen;
• Verzorgen van inkomende en uitgaande post

Facilitaire ondersteuning:

• Organiseren van recepties, bijeenkomsten, lunches, diners en overige catering verzoeken;
• Het zorgdragen voor kaarten, bloemen en cadeaus;
• Beheren van vergaderruimtes;
• Facilitaire meldingen m.b.t. werkomgeving;
• Beheren en verzorgen van kantoorbenodigdheden voor medewerkers;
• Beheren van bijbehorende representatiebudgetten.

Algemene ondersteuning:

• Verzenden van afdelingsinformatie;
• Aanmelden van bezoekers;
• Afhandelen van standaard vragen en verzoeken, zowel mondeling als schriftelijk;
• Key-user XPost en regelen autorisaties.

Dit krijg je

• Schaal 5
  €3.169 - €3.996 (bruto)
• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 38 uur
• Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Dit bieden we nog meer

• Buiten het salaris is er per 2025 het Individueel Keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer je wenst, gebruiken om extra verlofuren te kopen of inzetten voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Dit vragen wij

• Je hebt minimaal aantoonbaar MBO werk/denkniveau;
• Aangevuld met een secretariële opleiding;
• Uitstekende vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden;
• Goede vaardigheid in het verzamelen en aanleveren van gegevens en overzichten;
• Uitstekende beheersing van MS-Office; Outlook (mail en agendabeheer), Excel, PowerPoint en MS Teams

Wie ben jij?
Ben jij een enthousiaste en proactieve teamspeler die energie krijgt van organiseren, coördineren en ontzorgen? Als Managementondersteuner ben jij het visitekaartje van onze afdeling en speel je een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden. Je houdt overzicht, stelt de juiste prioriteiten en schakelt moeiteloos tussen uiteenlopende taken en ad-hocverzoeken. Met jouw nauwkeurigheid, flexibiliteit en sterke communicatieve vaardigheden weet je zaken efficiënt te regelen en collega’s optimaal te ondersteunen. Samen met het team draag je bij aan een professionele, goed georganiseerde werkomgeving waarin samenwerking en resultaat centraal staan.

Hier kom je te werken

Meer over Commando Materieel en IT

Bij de afdeling COC2 en I&V zorgen wij er 24/7 voor dat zij beschikken over de IT-oplossingen die essentieel zijn om hun politietaken effectief en veilig uit te voeren. En dat in een werkveld dat varieert van grensbewaking tot het bestrijden van terrorisme, bewaken en beveiligen, opsporing en diverse vormen van intell.

Onze afdeling is dé IT-leverancier binnen Defensie op het gebied van de Koninklijke Marechaussee (Kmar) en inlichtingen en veiligheid. We leveren complete systemen en applicaties die de krijgsmacht ondersteunen in hun cruciale taken. Met onze diepgaande kennis van bedrijfsvoering en instandhoudingsprocessen vertalen we de eisen en wensen van onze gebruikers naar concrete IT-oplossingen, of dit nu gaat om eigen softwareontwikkeling of uitbesteedde opdrachten.

Daarnaast zijn we verantwoordelijk voor het onderhoud van deze systemen en bieden we zowel op locatie als op afstand technische support. We helpen bij de implementatie en vervanging van IT-systemen, zodat de veiligheid en effectiviteit van onze defensietaken gewaarborgd blijven.

Binnen de afdeling COC2 en I&V IT is het Bedrijfsbureau een belangrijke schakel. Het Bedrijfsbureau faciliteert de operationele afdeling, zodat zij optimaal kunnen voorzien in de IT-dienstverlening die wordt geleverd aan Defensie en haar ketenpartners. Het Bedrijfsbureau faciliteert op gebied van Management Ondersteuning, Personeel, Informatievoorziening, Financiën, Administratief, Communicatie, Huisvesting, Gezondheid en Veiligheid, Capaciteitsmanagement.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).