Medewerker Archiefbeheer I

Ben jij een nauwkeurige specialist in analoog én digitaal informatiebeheer met passie voor innovatie en AI? Kom ons team versterken!

Als Allround Medewerker Archief voer je specialistische werkzaamheden uit op het gebied van ordening, selectie, waardering en ontsluiting van fysieke én digitale dossiers. Je werkt nauw samen met collega’s door de hele organisatie en bent adviesvaardig op het gebied van gegevenskwaliteit en vaktrends.

Medewerker Archiefbeheer I

De afdeling Informatiebeheer (IB) van de Dienst Bedrijfsvoering (DBV) is hét centrale toegangspunt voor alle inkomende en uitgaande informatiestromen van de gemeente Den Haag. Wij zorgen ervoor dat documenten van burgers, bedrijven en de interne organisatie snel, correct en duurzaam worden geregistreerd, opgeslagen en beheerd.

We beheren waardevolle analoge archieven (onder andere op locatie Spui), maar spelen tegelijkertijd in op de nieuwste innovaties rondom digitaal informatiebeheer, AI en de Archiefwet/Woo. Zo dragen we direct bij aan een transparante en efficiënte overheid.

Wat ga je doen?

De hoofdtaken zijn:

• zelfstandig beheren, ordenen en ontsluiten van fysieke en digitale dossiers conform wet- en regelgeving en gemeentelijke richtlijnen;
• beoordelen van dossiers op basis van de geldende VNG-selectielijsten en het opstellen van vernietigings- en overdrachtslijsten;
• bewaken van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van het archiefbeheer en de gegevenskwaliteit;
• fungeren als inhoudelijk expert voor collega’s, monitoren van risico’s en adviseren van management over werkvoorraad en innovaties;
• actief bijdragen aan projecten, jaarplannen en veranderingstrajecten binnen de digitale informatiehuishouding.

• De analoge archieven bevinden zich op het Spui en andere gemeentelijke locaties. Aanwezigheid op locatie is daarom noodzakelijk.

Wat bieden wij?

• een 32 tot 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €3.246,- en maximaal €5.096,- per maand (schaal 9) op basis van een volledige (36-urige) werkweek; Afhankelijk van je opleiding en werkervaring kan je in de aanloopschaal (schaal 7/8) geplaatst worden;
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of aflossing studieschuld;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• de mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag ruilen voor een andere religieuze, culturele of nationale feest- of herdenkingsdag;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• en nog veel meer.

Wat vragen wij?

Je beschikt over:

• hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde SOD I / II en VVA-opleiding (of een vergelijkbare opleiding in archief- en informatiebeheer);
• minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen het vakgebied;
• gedegen kennis van de Archiefwet, Wet open overheid (Woo) en VNG-selectielijsten;
• ruime ervaring met DMS/RMA-systemen, informatiebeheersystemen (zoals Mais Flexis of IRIS), metadata en duurzame digitale opslag;
• nauwkeurig, kwaliteitsgericht, communicatief sterk en een echte teamspeler met een dienstverlenende instelling;
• fysiek in staat om archiefdozen en archiefwagens te verplaatsen;
• nieuwsgierig naar nieuwe technologieën (zoals AI) en ontwikkelingen binnen het vakgebied.

Wie zijn wij?

Het team Archief bestaat uit 11 collega’s en werkt voor de hele gemeente. Het team is verantwoordelijk voor zowel digitale als analoge archivering en ondersteunt alle gemeentelijke afdelingen bij een goede informatiehuishouding. De werkzaamheden bestaan uit het toepassen van de VNG-selectielijsten, diverse onderdelen van recordbeheer, het selecteren van digitale en analoge archieven, het vernietigen van informatie volgens wet- en regelgeving en het verzorgen van de overdracht van blijvend te bewaren archieven naar de archiefbewaarplaats. Hiermee zorgt het team voor een betrouwbare, toegankelijke en duurzame opslag van gemeentelijke informatie.

Extra informatie

• Het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
• Het opvragen van referenties en het uitvoeren van een casus-oefening kunnen onderdeel zijn van de selectieprocedure.