European Tender Desk Manager

Als European Tender Desk Manager bij TOPdesk geef je leiding aan een internationaal tenderteam en bouw je aan een schaalbare aanpak voor Nederland, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Ierland en de Nordics. Je ontwikkelt processen, kwaliteitsstandaarden en kennis die TOPdesk helpen om tenders efficiënter en succesvoller te winnen. Een mooie kans om een nieuwe functie vorm te geven, met veel autonomie en directe impact op de Europese groei van TOPdesk.

• 40
• Medior / senior functie
• Hbo/wo
• € 6.000 - € 7.000
• Delft

TOPdesk zoekt een European Tender Desk Manager die leiding geeft aan een groeiende internationale tenderorganisatie die momenteel ongeveer 60–90 tenders per jaar verwerkt. Indicatief gaat het om 20–30 tenders per jaar in Nederland, 20–30 in Duitsland en 20–30 voor het Verenigd Koninkrijk/Ierland en de Nordics gezamenlijk. De totale vraag zal in de loop van de tijd toenemen.

Je geeft leiding aan een team van drie Tender Coordinators in Nederland en de DACH-regio, die de verschillende markten lokaal ondersteunen. Je wordt verantwoordelijk voor het Europese tenderframework, de processen en de kwaliteitsstandaarden. Je bouwt aan de capaciteit, kennis en tools die nodig zijn om tijdige en competitieve inschrijvingen te realiseren naarmate de volumes groeien.

Wat ga je doen?

• Het team leiden en ontwikkelen: je geeft leiding, coacht en ontwikkelt drie directe medewerkers in Nederland en DACH, stelt duidelijke doelstellingen vast, bewaakt prestaties en ontwikkeling, verdeelt de werkbelasting en bouwt aan effectieve samenwerking over landsgrenzen heen.
• Het Europese operating model opbouwen: je richt één centraal intakeproces in, zorgt voor duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, reviewmomenten en escalatieroutes en werkt samen met lokale Tender Coordinators om de aanpak te testen, te verfijnen en internationaal uit te rollen.
• Capaciteit plannen en de portefeuille prioriteren: je voorspelt de vraag en pieken in de gelijktijdige werkbelasting, verdeelt capaciteit met Sales op basis van commerciële waarde, complexiteit, deadlines en kans op succes en adviseert over bid/no-bid-beslissingen.
• Proces en kwaliteit aansturen: je bepaalt ondersteuningsniveaus en reviews op basis van tendercomplexiteit en risico, bewaakt mijlpalen en de gereedheid voor indiening en zorgt voor complete, consistente antwoorden met de vereiste commerciële, lokale en specialistische goedkeuringen.
• Expertise effectief coördineren: je werkt samen met Sales, Consultancy, Legal, Security, Product, SaaS/Hosting, Finance en andere experts, stuurt vragen naar de juiste verantwoordelijke en escaleert hiaten vroegtijdig.
• Herbruikbare tenderkennis opbouwen: je bent eigenaar van de centrale kennisbank, templates, versiebeheer en reviewcycli, maakt goedgekeurde antwoorden eenvoudig vindbaar en herbruikbaar en voert regelmatig kwaliteitscontroles uit binnen de tender tool om content accuraat, actueel en compliant te houden naarmate het gebruik groeit.
• Levering opschalen door middel van tools en adoptie: je ontwikkelt tooling en AI-ondersteunde analyse en hergebruik van content met controlemechanismen en traint lokale coördinators om het gebruik te vergroten en handmatig werk te verminderen naarmate de volumes groeien.
• Prestaties meten en verbeteren: je rapporteert over tenderaantallen, werkbelasting, tijdigheid, kwaliteit, resultaten en hergebruik van kennis en leidt lessons-learned-sessies die feedback vertalen naar praktische verbeteringen.

Jouw samenwerkingen

Je stelt het afgesproken tenderproces, de deadlines en kwaliteitscontroles vast en ziet erop toe dat deze worden nageleefd. Je kunt onvolledige input terugsturen, aanvullende validatie vereisen, capaciteits- of kwaliteitsrisico’s escaleren en adviseren om een inschrijving niet in te dienen wanneer de voorbereiding onvoldoende is.

Sales blijft verantwoordelijk voor de opportunity, de winstrategie, pricing, de bid/no-bid-beslissing en de uiteindelijke commerciële goedkeuring. Lokale Tender Coordinators organiseren lokale bijdragen en de formele indiening, ondersteund door de eindcontrole van de Tender Desk en een tweede controle van de indiening. Consultancy is verantwoordelijk voor de haalbaarheid van de implementatie; subject matter experts zijn verantwoordelijk voor de juistheid en goedkeuring van specialistische content.

Waarom TOPdesk

• Een sterk, groeiend merk met een loyale klantenbasis van meer dan 5.000 organisaties in Europa.
• Een mensgerichte cultuur met echte autonomie om een volledig nieuwe functie op te bouwen en er je eigen invulling aan te geven.
• De mogelijkheid om leiding te geven aan één van TOPdesks belangrijkste internationale initiatieven en nauw samen te werken met Sales leadership.
• Ondersteund door CVC Capital Partners, met de ambitie en middelen van een scale-up.
• Een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket.

Over jou

Je bent een resultaatgerichte leider die weet hoe je een groeiend proces binnen een internationale B2B-omgeving kunt opschalen. Je brengt structuur, duidelijkheid en verantwoordelijkheid samen met een mensgerichte manier van leidinggeven.

Je brengt mee:

• Aantoonbare ervaring met het managen van complexe tenders, bids of RFP’s binnen een internationale B2B-omgeving, bij voorkeur in software, SaaS of IT-services.
• Kennis van Europese publieke aanbestedingen, met name in Duitsland en/of Nederland.
• Ervaring met het leiden en ontwikkelen van teams, bij voorkeur verspreid over meerdere locaties, en met het introduceren van gezamenlijke processen die collega’s in de praktijk daadwerkelijk gaan gebruiken.
• Ervaring met het gelijktijdig managen van meerdere tenders en het plannen van capaciteit over verschillende landen, met sterke vaardigheden op het gebied van prioriteiten stellen en stakeholdermanagement.
• Je durft onvolledige input ter discussie te stellen en weet om te gaan met tegenstrijdige deadlines.
• Ervaring met response libraries, kwaliteitsborging en tender tooling zoals Brainial.
• Vloeiend Engels en vloeiend Duits óf Nederlands; beheersing van alle drie de talen is een voordeel.
• Bereidheid om indien nodig tussen teams te reizen.

Hoe ziet succes eruit

Een gezamenlijk proces voor alle markten; een capabel team met capaciteit die aansluit bij complexiteit en piekbelasting; betrouwbare reviews en deadlines naarmate de volumes groeien; meer hergebruik van content en minder herstelwerk; en duidelijke rapportages om samen met Sales de resultaten te verbeteren.

Hier doe je het voor

De leukste collega’s, een laptop en een salaris dat met je meegroeit. Dat spreekt natuurlijk voor zich. Maar er is meer. Veel meer.

10 to Grow

Besteed 10% van je tijd en een budget ter waarde van 10% van je bruto jaarsalaris aan persoonlijke ontwikkeling.

Betaald ouderschapsverlof

9 weken lang 100% + 17 weken lang 50% uitbetaald. Want ouderschap is hard werken.

Vrijwilligerswerk

Doen we gewoon onder werktijd. Zeiden we al dat mensen helpen in ons DNA zit?