Managementondersteuner CIO (617423)

Managementondersteuner CIO in Den Haag voor 38 uur bij Ministerie van Defensie

Dit ga je doen

In deze functie ben je primair verantwoordelijk voor het volledige agendabeheer van de CIO en de PCIO. Je zorgt voor een strakke planning en stemt afspraken met belangrijke interne en externe relaties nauwgezet af met de relevante secretariaten. Hierbij bewaak je de gestelde prioriteiten en zorg je ervoor dat de dagelijkse agenda van de topleden optimaal is ingericht. Vanwege de politiek-bestuurlijke context van de organisatie handel je hierbij altijd met het nodige tact en discretie.

Een essentieel onderdeel van je werkzaamheden is het waarborgen van een tijdige en correcte informatievoorziening. Je draagt zorg voor een gestructureerd beheer van documenten en zorgt ervoor dat alle benodigde stukken en dossiers altijd op het juiste moment op de juiste plek beschikbaar zijn voor overleggen en afspraken. Je regisseert de complexe informatiestromen en bewaakt de voortgang van de werkdossiers.

Daarnaast fungeer je als het professionele aanspreekpunt voor bezoekers; je ontvangt gasten en zorgt voor een correcte logistieke en organisatorische begeleiding. Je ondersteunt de departementstop verder met de verzorging van de correspondentie, het notuleren van overleggen en de algemene secretariële en administratieve werkzaamheden die nodig zijn om de bedrijfsvoering van het kabinet vlot te laten verlopen.

Dit krijg je

• Schaal 8 / €3.736 - €5.015 (bruto)
• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 2 jaar
• 38 uur
• Het salaris is ebaseerd op een 38 urige werkweek.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

Wie zoeken wij?

Jouw achtergrond en ervaring

• Opleiding: Je hebt een afgeronde secretariële opleiding.
• Ervaring: Je beschikt over aantoonbare ervaring met de secretariële ondersteuning.
• Talen: Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als in geschrift, en je kunt je ook goed uit de weg slaan in het Engels.

Jouw competenties

• Plannen en organiseren: Je bent een regisseur die het overzicht bewaart en prioriteiten effectief stelt.
• Stressbestendig: Je weet ook in een dynamische en soms hectische omgeving de rust en kwaliteit te bewaren.
• Integriteit: Je gaat discreet en integer om met vertrouwelijke informatie.
• Analyseren en besluitvaardigheid: Je kunt informatie snel doorgronden en weet op het juiste moment de juiste afwegingen te maken.
• Klantgericht en samenwerkingsgericht: Je denkt in oplossingen en weet de juiste verbindingen te leggen met diverse stakeholders.
• Organisatiegericht: Je begrijpt hoe de organisatie werkt en draagt proactief bij aan een soepele bedrijfsvoering van het kabinet.

Hier kom je te werken

Meer over Bestuursstaf

De werkzaamheden worden verricht binnen de CIO van de Bestuursstaf.

De Chief Information Office (CIO) voert de centrale sturing, coördinatie en monitoring uit op strategische en beleidsmatige niveau op het gebied van IT, met inbegrip van het data- en cyberdomein. Defensie moet een Informatiegestuurd, technologisch hoogwaardige en toekomstbestendige krijgsmacht worden. De CIO heeft een centrale rol bij het richten, stimuleren en toetsen van de digitale transformatie bij Defensie en draagt daarmee bij aan de ontwikkeling van een krijgsmacht die klaar is voor het toekomstige conflict.

De CIO staat onder leiding van de Chief Information Officer en een plaatsvervangend Chief Information Officer. Daarnaast bestaat de CIO uit een Kabinet, Afdeling Strategie, Architectuur en Transformatie, Afdeling Data & AI, Afdeling Cyber, Afdeling Informatiehuishouding, Afdeling Mission Ready IT en een Afdeling Compliance.

Het Kabinet van de CIO coördineert, ontwikkelt en bewaakt de interne bedrijfsvoering van de CIO en zorgt voor de managementondersteuning van de (plaatsvervangend) Chief Information Officer. Het Kabinet ondersteunt de gehele CIO bij bestuurlijke en parlementaire aangelegenheden en voert onder andere de regie op strategische producten. Daarbij is het Kabinet eerste aanspreekpunt voor andere (hoofd)directies en fungeert het kabinet als spelverdeler binnen de CIO. Het Kabinet ondersteunt de (plaatsvervangend) Chief Information Officer bij interne en externe optredens en overleggen.

Het Kabinet bestaat uit een Chef Kabinet, (senior) adviseurs, administratieve medewerkers een stafofficier en managementondersteuning.

Over Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Defensie heeft ongeveer 80.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4500 burgers en militairen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure; hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.