Regiemedewerker

Heb jij ervaring met contractmanagement en wil jij de facilitaire dienstverlening naar een volgend niveau brengen? Dat kan als Regiemedewerker FM Contracts.

Functieomschrijving

Als Regiemedewerker binnen de afdeling FM Contracts heb je een leuke, afwisselende baan met veel ruimte voor eigen initiatief. Je speelt een belangrijke rol in het gehele (inkoop)proces van facilitaire diensten; van het tot stand komen van contracten tot en met het managen van de leveranciersprestaties.

De afdeling FM Contracts bestaat uit procesmanagers, regiemedewerkers en de Manager FM Contracts & Events. Deze afdeling realiseert en beheert de contracten voor facilitaire diensten en producten, die door derden op de campus worden uitgevoerd, waaronder horeca, schoonmaak, evenementen, post, vervoer, groenvoorziening in gebouwen, verhuizingen, meubilair etc.

Je bent verantwoordelijk voor de implementatie van nieuwe contracten. Je hebt periodiek overleg met de gecontracteerde partijen en zorgt er samen met hen voor dat de afspraken zoals opgenomen in de contracten worden nagekomen. Regelmatig voer je overleg met de leveranciers over hun prestaties. Je toetst de KPI’s en monitort kwaliteit en dienstverlening waarbij je werkt volgens de PDCA-cyclus.

Je werkt, wanneer de situatie hierom vraagt, nauw samen met de afdeling Procurement zodat we het beste uit de samenwerking met de leveranciers naar boven halen. Afhankelijk van het onderwerp ben je voorzitter van de overleggen met de verschillende expertiseteams, ben je betrokken bij Europese aanbestedingen of grote offertetrajecten en geef je advies in projectgroepen over nieuw- en verbouw.

Je hebt contact met stakeholders om goed op de hoogte te zijn van de interne wensen, zodat we deze door kunnen vertalen in onze processen. Je onderhoudt een nauwe band met de facilitaire collega’s in de gebouwen en het secretaressenetwerk om te toetsen of zij goed kunnen werken met onze contracten en ingerichte processen. Je stelt proactief verbeteringen voor, implementeert deze en denkt samen met je directe collega’s na over het opstellen of wijzigen van beleid.

Op het gebied van Contract- en leveranciersmanagement wordt verwacht dat je:

• Zicht hebt op behoefte van de gebruiker en deze vertaalt naar de dienstverleningsvraag;
• Kennis hebt van de contractafspraken en bestaande in- en externe processen binnen jouw onderwerp;
• Offertetrajecten en of (Europese) aanbestedingen voorbereidt en begeleidt;
• Op operationeel niveau rapporteert en zorgt voor opvolging;
• Beleidsvoorstellen of -verbeteringen maakt voor facilitaire processen;
• Input geeft voor de overleggen op operationeel-tactisch niveau;
• Operationele overleggen voert met leveranciers;
• Financiële goedkeuringen en afhandelingen van opdrachten verzorgt;
• Ontwikkelingen binnen het vakgebied bijhoudt.

Functie-eisen

• Je hebt HBO werk- en denkniveau (voorkeur opleiding Facility Management).
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een facilitaire functie.
• Je hebt goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden.
• Ervaring met leveranciers en contractmanagement.
• Ervaring projectmatig werken en optimaliseren van processen.
• Ervaring met Europese aanbestedingen is een pre.

TU Delft

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten.

Universiteitsdienst – Directie Campus Real Estate & Facility Management

Campus Real Estate & Facility Management werkt met meer dan 400 collega’s dagelijks aan onze ontwikkeling, het beheren van de gebouwen en terreinen en het faciliteren van de meer dan 30.000 gebruikers van de TU Delft. Duurzaamheid staat daarbij hoog in het vaandel. Onze ambitie: een CO2-neutrale en circulaire campus in 2030.

Wij creëren een omgeving waarin studenten, wetenschappers, medewerkers en samenwerkingspartners maximaal kunnen bijdragen aan een betere samenleving. Als medewerker van Campus Real Estate & Facility Management werk je dus in een bijzondere omgeving, waar je samen met collega’s, met heldere processen en in een open sfeer, bijdraagt aan de topprestaties van de TU Delft.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 32-38 uur per week.
• FTE: 0,8 -1,0.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 09 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3873 - €5264 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd.