HR ondersteuner (619104)

HR ondersteuner in Den Haag voor 36-38 uur bij Ministerie van Defensie.

Dit ga je doen

1. Verricht ondersteunende HR-werkzaamheden met betrekking tot de integrale ondersteuning van het lijnmanagement door:

• het opmaken en beoordelen van alle standaard p-beheersactiviteiten en het afhandelen daarvan;
• het administratief ondersteunen, bewaken en begeleiden van de in-, door- en uitstroomprocessen;
• het bewaken van de diverse p-processen middels het rapporteren van de voortgang en het doen van voorstellen tot bijsturing;
• het genereren, afstemmen en verstrekken van kengetallen ten behoeve van rapportages;
• het onderhouden, verbeteren, optimaliseren en uitvoering geven aan de interne bedrijfsvoeringprocessen binnen de brigade;
• het toezicht houden op doelmatigheid en rechtmatigheid van de binnen de eenheid toegepaste administratieve processen;
• uitvoering te geven aan de administratieve en financiële ondersteuning betreffende de activiteiten die voortvloeien uit de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betreffende commandant of afdeling-/sectiehoofd;
• het verzamelen en samenvatten van informatie uit regelgeving BARD/AMAR en diverse regelingen, deze informatie interpreteren op toepasbaarheid op vraagstellingen en casuïstiek van leidinggevenden, adviseurs en werving & selectie medewerkers, wanneer het gaat om het instromen, herplaatsen, functioneren, verlof, verzuim, belonen en arbeidsvoorwaardelijke afspraken van personeel;
• het verstrekken van informatie over werking van HR-processen, aanvraagprocedures en rapporteren over voortgang van aanvragen;
• toelichten gebruik relevante HR-systemen voor leidinggevenden en HR-collega’s en bedenken van oplossingen bij eventuele knelpunten, die ontstaan door vastlopen van de digitale procesflow in het personeelsinformatiesysteem (selfservice leidinggevenden);
• het controleren van ingediende mutatievoorstellen en het bewaken van doorlooptijden.

2. (Her)inrichting van bestaande processen en werkwijzen:

• Het voorstellen van procesinrichting en verbeteringen aan en in samenwerking met Hoofd HR advies, (senior) HR adviseurs en lijnmanagement.
• Zorg voor een efficiënte inrichting van de HR-administratie en bijbehorende processen.
• Signalering van knelpunten in de huidige werkwijzen en verbetervoorstellen hiervoor opstellen.
• het coördineren en beoordelen van kwaliteit uitvoering van administratieve mutaties en feedback doorspreken en afstemmen met collega’s HR Advies en W&S.

3. Rapportage & managementinformatie:

• Stel voortgangs- en managementrapportages op voor HR-adviseurs en lijnmanagement;
• het op basis van data-rapporten uit Peoplesoft en/of andere applicaties interpreteren van informatie en vaststellen van benodigde administratieve acties voor personeel en deze in afstemming met HR-adviseur of werving & selectie-medewerker bespreken met leidinggevenden en/of medewerkers;
• het ondersteunen van de HR-adviseur bij de voorbereiding en uitvoering van organisatiewijzigingen en reorganisaties door het genereren en controleren van rapportages en overzichten en coördineren van de administratieve verwerking van vacaturepublicaties, brieven en opstellen van mutaties;
• Het opstellen, controleren en beheren van rapportages & overzichten ten behoeve van de administratieve processen.
• het genereren en samenstellen van voortgangsrapportages met betrekking tot het werving- en selectieproces, vanuit meerdere intern en extern in gebruik zijnde applicaties.

4. Geeft sturing aan de medewerkers P&O-loket door:

• aansturing/verdeling van de te verrichten werkzaamheden;
• toezicht/controle op de uitvoering van te verrichten werkzaamheden;
• het controleren van en toezien op procedures;
• het begeleiden/coachen van de medewerkers;
• het houden van functioneringsgesprekken namens de leidinggevende.

Dit krijg je

• Schaal 8
  €3.736 - €5.015 (bruto)
• Tijdelijke aanstelling
• Het betreft een tijdelijk contract tot en met 31-12-2027
• 36 - 38 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 38 uur.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB-uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

Opleiding:

Vereist:

• Een afgeronde MBO4-opleiding of MBO4 werk- en denkniveau aantoonbaar te maken door een combinatie van kennis, opleiding en ervaring, zo nodig toetsbaar in een assessment.

Gewenst:

• Afgeronde MBO-opleiding HRM niveau 3/4, of (studerend voor) een relevante Hbo-opleiding richting HR, Bedrijfskunde, Rechten.
• Interne opleidingen Rechtspositie, Workshops functiebeschrijving en –waardering, Organisatie en Reorganisatie, Morele Oordeelsvorming en HR-rapportages.
• Microsoft Office (Word en Excel).
• Zakelijke correspondentie.
• Peoplesoft (HRMS, HRHD en COGNOS).

Ervaring:

Vereist:

• Minimaal 2 jaar ervaring in een HR-ondersteuningsfunctie, bij voorkeur binnen Defensie.

Gewenst:

• Kennis van het Defensie HR-beleid en de HR-processen;
• Algemeen theoretische, praktisch gerichte kennis van het vakgebied;
• Kennis van relevante wetten, regelgeving en de ontwikkelingen op HR-gebied;
• Inzicht in de organisatie en werkwijze van BS en HRB&V inclusief de daarbij behorende functionele verhoudingen;
• Inzicht in de vraag naar managementinformatie en de wijze waarop deze vraag vertaald kan worden naar rapportages;
• Vaardigheid in het opstellen van adviezen en voorstellen;
• Communicatieve vaardigheden.

Hier kom je te werken

De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling HR van de Directie Human Resource en bedrijfsvoering (DHR&BV) die als bedrijfsvoeringeenheid direct ressorteert onder de (Plaatsvervangend) Secretaris-Generaal.

De DHR&BV is integraal verantwoordelijk voor advisering en bedrijfsondersteuning van de PSG en het lijnmanagement van de BS en de Bijzondere Organisatie Eenheden op het gebied van materieel, personeel & organisatie, informatievoorziening, documentaire informatie, besturing, ruimtelijke ordening, milieu, vastgoed, facilitaire zaken, beveiliging en veiligheidsmanagement.

De afdeling HR bestaat uit de teams HR Advies, Werving en Selectie, Stagebureau, Employability, Opleidingen en het P&O-loket (Administratie). De afdeling HR is gericht op het integreren van HR-aspecten in de bedrijfsvoering binnen de Bestuursstaf.

De sectie HR-administratie (P&O-loket) draagt zorg voor de HR-administratie en administratieve ondersteuning van de gehele HR-afdeling. Functioneel beheer van (HR-)systemen en informatieverstrekking (door samenstellen van managementinformatie) worden binnen de sectie HR-administratie vormgegeven.

Als HR-ondersteuner lever je de spil van het administratieve hart van HR-advies, Werving & Selectie, Stagebureau, Employability en Opleidingen. Je ondersteunt het lijn- en HR-management bij alle administratieve processen: van gegevensinterpretatie in Peoplesoft en andere systemen tot het coördineren van mutaties en het signaleren van knelpunten. Je werkt nauw samen met collega’s van HR P&O, HR Advies en W&S, zodat de HR-diensten continu op een hoog kwaliteitsniveau blijven functioneren.

Als HR-ondersteuner ben je werkzaam binnen het team HR-administratie (P&O-loket) dat valt onder het team HR-advies. De HR-ondersteuner coördineert operationele HR-taken, adviseert HR-collega’s en leidinggevenden over de volledige breedte van operationele HR-processen en coördineert alle hieruit voortkomende uitvoerende administratieve taken en zorgt voor de uitvoering.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.