Senior managementondersteuner

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair? Word Senior managementondersteuner.

• Ministerie van Defensie
• Utrecht
• 38 uur
• Mbo - 4
• Schaal 7 / €3.297 - €4.568 (bruto)
• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling

Dit ga je doen

Weet jij het hoofd koel te houden in hectische situaties en weet je als geen ander overzicht te houden en te zorgen voor stabiele ondersteuning in een complexe omgeving? Ben je een stevige persoonlijkheid die rust uitstraalt en die daarnaast enthousiast en kritisch is en een gezonde dosis humor heeft? En heb je zin in een nieuwe uitdaging in een maatschappelijk relevante omgeving?

In deze rol verricht je coördinerende en management ondersteunende werkzaamheden voor Directeur Kennis & Innovatie (K&I) en het hoofd van de Staf-afdeling binnen deze directie. Door je (inhoudelijke) betrokkenheid weet je wat er speelt en kan je prioriteiten stellen en inspelen op ontwikkelingen. Je draait je hand niet om voor complex en vooral dynamisch agendabeheer. Je denkt graag mee en door je pro-activiteit kijk je vooruit en signaleer je knelpunten tijdig en lost ze op. En dit allemaal zodat onze directie zich kan concentreren op de missie van de Directie Kennis & Innovatie om te zorgen voor de beste materieel en IT voor de Krijgsmacht!

De meest voorkomende werkzaamheden zijn:

• Complex en dynamisch agendabeheer
• Bewaken dat de directie tijdig benodigde informatie voor afspraken heeft (we werken hierbij met iBabs)
• Ondersteuning bij mailafhandeling directeur en verwerken post in XPostWeb
• Beheren mailbox directiesecretariaat
• Het ontvangen en begeleiden van bezoekers
• Het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Aanvragen VIP vervoer en regelen binnen- en buitenlandse dienstreizen
• Attenties verzorgen en acties coördineren voor o.a. ambtsjubilea
• Ondersteuning bij evenementen
• Het afhandelen van uiteenlopende vragen en verzoeken

Je draagt bij aan de interne en externe communicatie door:

• Het mede vullen en inzetten van de door Directie K&I te hanteren publicatiesystemen en instrumenten
• Het ondersteunen bij organiseren van lezingen en evenementen/seminars
• Het ondersteunen bij bezoeken van delegaties en bij het ‘hosten’ van internationale werkgroepen in Nederland
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt van de Staf voor externe (telefonische) contacten

Dit krijg je

• Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.
• Het salaris ligt tussen de € 3.297,40 en € 4.568,58 (schaal 7) bruto per maand, op basis van 38 uur.

Dit bieden we nog meer

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het jouw werk goed met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen, zoals 75% betaald ouderschapsverlof, en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Daarnaast heb je de mogelijkheid je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Dit vragen wij

• MBO werk- en denkniveau
• Afgeronde MBO opleiding op secretarieel, administratief of bedrijfskundig gebied of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring
• Minimaal 3 tot 5 jaar ervaring in management ondersteunende functies
• Minimaal 2 tot 4 jaar ervaring in ondersteunende functies op het gebied van innovatie- en projectmanagement in overheidsomgeving

We zoeken iemand die snel schakelt en moeiteloos meebeweegt in een omgeving die continu in beweging is. Je houdt het hoofd koel bij veranderingen en weet daarbij de juiste prioriteiten te stellen. Tegelijkertijd ben je zorgvuldig in je werk en zorg je ervoor dat zaken tot in de puntjes kloppen.

Je voelt je thuis in een ondersteunende rol en werkt graag samen met verschillende collega’s en externe partijen. Je communiceert helder en professioneel en weet informatie duidelijk over te brengen, ook als er verschillende belangen spelen.

Hier kom je te werken

Meer over Commando Materieel en IT

De werkzaamheden worden verricht binnen Staf Kennis & Innovatie van de Directie Kennis & Innovatie van Commando Materieel & IT.

De Directie Kennis & Innovatie heeft tot doel de nieuwste materieel en IT oplossingen toepasbaar te maken voor onze militairen zodat zij het gevecht kunnen winnen. Daarom richt de Directie K&I zich op kennisopbouw, innovatie en de relatie daartussen. Daarnaast experimenteren, faciliteren en realiseren we innovaties.

De Staf heeft tot doel het versterken van het management van de Directie Kennis & Innovatie COMMIT door middel van ondersteunen, faciliteren en adviseren om het complexe werkveld beter te kunnen inrichten en besturen.

De Staf bestaat uit ondersteuners, bedrijfsvoeringsexperts, kenniscoördinatoren, directiesecretariaat en verschillende inhoudelijke adviseurs en programmamanagers die directiebrede activiteiten ontplooien.

Werkzaamheden vinden grotendeels plaats op de Kromhoutkazerne, gebouw K8, waar de stafafdeling van de directie is gevestigd.

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT.

COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• De startdatum staat daarom niet vast.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).