Medewerker Externe Betrekkingen

Achter ieder geslaagd bestuurlijk evenement, iedere herdenking en iedere officiële ontvangst staat een professional die de organisatie tot in de puntjes verzorgt. Ben jij organisatorisch sterk, bestuurlijk sensitief en heb je gevoel voor representatie, protocol en gastvrijheid? Dan is deze functie iets voor jou.

• €5.096
• Minimaal 36 uur
• Schaal 9

Jouw uitdaging

Als medewerker Externe Betrekkingen ben je de verbindende schakel tussen het college van burgemeester en wethouders, de gemeentelijke organisatie en externe partners. Je organiseert en coördineert onder andere officiële ontvangsten, werkbezoeken, representatieve bijeenkomsten en ceremonies. Daarbij stem je af met bestuurders, collega’s en externe partners, bewaak je protocollaire afspraken en houd je overzicht van voorbereiding tot uitvoering.

Je bent een sparringspartner binnen team Kabinet en houdt je bezig met representatie, protocol en relatiebeheer. Je helpt bij het voorbereiden van toespraken, correspondentie, uitnodigingen en bestuurlijke dossiers. Ook denk je mee over de verdere ontwikkeling van beleid op het gebied van relatiebeheer, representatie en externe betrekkingen.

Daarnaast draag je bij aan de strategische positionering van Zoetermeer. Je werkt bijvoorbeeld mee aan bestuurlijke netwerkbijeenkomsten, zoals het tweejaarlijkse Zoetermeerdiner. Ook ondersteun je Public Affairs bij werkbezoeken, netwerkbijeenkomsten en lobbyactiviteiten. Door jouw zorgvuldige voorbereiding kunnen bestuurders zich concentreren op de inhoud en de belangen van Zoetermeer goed vertegenwoordigen.

Je onderhoudt contact met inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere overheden. Vanuit deze contacten herken je ontwikkelingen die relevant zijn voor de collegeleden. Je schakelt gemakkelijk tussen geplande werkzaamheden en vragen die onverwacht aandacht nodig hebben. Omdat je regelmatig met vertrouwelijke informatie werkt, ga je hier zorgvuldig en discreet mee om.

Dit zijn wij

Je komt te werken bij de afdeling Bestuursadvies en Strategie. Je bent onderdeel van de teams Kabinet en Public Affairs. Samen werken we aan een stabiel en goed functionerend gemeentebestuur.

Binnen Bestuursadvies en Strategie werken we op het snijvlak van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie. De sfeer is prettig en je krijgt ruimte om je werkzaamheden zelfstandig te organiseren.

Dit ben jij

Je houdt van organiseren en krijgt energie van bijeenkomsten waarbij veel mensen en belangen samenkomen. Je kijkt vooruit, brengt structuur aan en merkt het op wanneer een detail nog aandacht nodig heeft. Ook wanneer de planning verandert of de druk toeneemt, blijf je overzicht houden en bepaal je wat als eerste moet gebeuren.

Je begrijpt dat iedere bestuurlijke situatie een andere aanpak vraagt. In het contact met bestuurders, collega’s en externe relaties stem je jouw communicatie daarop af. Je bent gastvrij en toegankelijk, zonder het bestuurlijke karakter van de omgeving uit het oog te verliezen. Je handelt tactvol, gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en komt afspraken na.

Dankzij jouw interesse in bestuurlijke netwerken zie je hoe een goed georganiseerd bezoek of een zorgvuldig voorbereide bijeenkomst bijdraagt aan de zichtbaarheid van Zoetermeer. Je werkt graag zelfstandig, zoekt actief de samenwerking op en bent bereid om bij bijzondere gelegenheden buiten de gebruikelijke kantooruren te werken.

Dit neem je mee

• Mbo+/hbo-werk- en -denkniveau, aangevuld met relevante werkervaring;
• Ervaring met het organiseren en coördineren van bestuurlijke of representatieve bijeenkomsten en evenementen;
• Affiniteit met protocol, representatie, belangenbehartiging en bestuurlijke netwerkvorming.
• Kennis van hospitality, protocollaire richtlijnen en etiquette;
• Ervaring met het onderhouden van uiteenlopende interne en externe relaties;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• De flexibiliteit en beschikbaarheid om, wanneer een bijeenkomst daarom vraagt, buiten kantooruren te werken;
• Een integere, nauwkeurige en klantgerichte werkwijze.

Generiek functiegebouw / CAO

Wij maken gebruik van een generiek functiegebouw. Deze functie is toebedeeld aan het generieke profiel: Administratief Medewerker F (Schaal 9).