Archivaris (beleid en toezicht)

Als Archivaris werk je op twee terreinen: beleidsvorming en toezicht. Je bent een belangrijke sparringpartner van de Archivaris en werkt nauw samen met stakeholders zoals de CIO en vakgebieden als privacy, security, architectuur en functioneel- en informatiebeheer.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Opstellen en afstemmen van beleid op het terrein van informatiehuishouding, in overleg met relevante interne stakeholders.
• Coördineren van het vertalen van beleid naar regels, instrumenten en werkinstructies en zorgen voor duidelijke communicatie over informatiebeheer.
• Opstellen van strategieën en beleidsdocumenten, bijvoorbeeld informatiebeheerstrategie en vernietigingsbeleid.
• Ontwikkelen van beleid en werkinstructies voor openbaarheid van (gedigitaliseerde) archieven en mede vormgeven van beleid voor data loss prevention in M365.
• Opstellen van een toezichtagenda om structuur en terugkerende thema’s in toezicht te borgen en incidentele taken te benoemen.
• Uitvoeren van of aangeven waar prioriteitswerkzaamheden moeten worden uitgevoerd, en hierbij putten uit bestaande inzichten, documentatie en rapportages zoals IBT/Horizontaal toezicht en rapportages van de archiefinspecteur.
• Samenwerken met de Archivaris, kwaliteitsmedewerkers archiefbescheiden en de teammanager Informatiebeheer en Data om beleids- en toezichtshiaten te dichten en de basis te leggen voor duurzaam en geordend bewaren van informatie.

Wij vragen

• Goede kennis van informatiehuishouding, het functioneren van complexe organisaties en verandermanagement.
• Kennis van relevante wetgeving en aantoonbare ervaring met het ontwikkelen en implementeren van beleid.
• Adviesvaardigheden en het vermogen een goede samenwerkingspartner te zijn voor collega’s binnen de organisatie.
• Het vermogen om strategisch te denken én dit om te zetten naar concrete acties op de werkvloer.
• Ervaring met het uitvoeren van toezicht op informatiebeheer, bij voorkeur binnen gemeentelijke organisaties.
• Proactieve houding: je signaleert kansen en handelt daar naar.
• Gevoel voor relaties en organisatiecultuur en het vermogen hiermee effectief om te gaan.

Werkomgeving

Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie; het betreft een structurele rol die volledige inbedding in het team vereist.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Beleidsadviseur informatiebeheer/archief bij een overheidsorganisatie.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de toezichthoudende rol van Archivaris bij een gemeentelijke organisatie.

Wensen

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Beleidsadviseur informatiebeheer/archief bij een overheidsorganisatie.
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar in de toezichthoudende rol van Archivaris bij een gemeentelijke organisatie.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Archivistiek A of B of archiefwetenschap.

Competenties

• Tactisch gedrag
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Besluitvaardigheid
• Organiseren
• Kritisch
• Analyserend vermogen