Contractbeheerder

Voor deze opdracht bij Werkorganisatie BUCH zoeken we een Contractbeheerder.

Doel van de opdracht

Voor deze opdracht zoeken we een contractbeheerder die de contractadministratie actualiseert, controleert en structureert, zodat contractinformatie actueel, volledig en betrouwbaar beschikbaar is. De opdracht richt zich op duidelijkheid over contracteigenaarschap, tijdige besluitvorming rond contracten, betere aansluiting tussen financiële en contractuele informatie, inzicht in openstaande werkzaamheden en een overdraagbare basis voor verdere inrichting van contractbeheer.

Taken en werkzaamheden

• Inventariseren en controleren van relevante contracten en contractgegevens.
• Aanvullen en corrigeren van ontbrekende of onjuiste gegevens in de contractregistratie, waar mogelijk in TOPdesk.
• Vaststellen en verwerken van contracteigenaarschap; signaleren van ontbrekend of onduidelijk eigenaarschap ter besluitvorming.
• Signaleren van aflopende contracten en voorbereiden van besluitvorming over verlenging, beëindiging, wijziging of vervolgtraject.
• Vergelijken van contractuele en financiële informatie; inzichtelijk maken en waar mogelijk oplossen van afwijkingen.
• Inventariseren, ordenen en afhandelen van openstaande contractgerelateerde werkzaamheden en verzoeken; niet-afgeronde werkzaamheden voorzien van status, benodigde vervolgactie en verantwoordelijke.
• Opstellen van rapportages en overzichten.
• Documenteren van werkwijze, resterende aandachtspunten en openstaande werkzaamheden voor overdracht.

Op te leveren resultaten

• Actuele en betrouwbare contractregistratie: relevante contracten zijn geïnventariseerd en gecontroleerd; afwijkingen en ontbrekende informatie zijn inzichtelijk gemaakt.
• Inzicht in contracteigenaarschap: eigenaarschap per contract is vastgesteld en verwerkt; ontbrekend of onduidelijk eigenaarschap is gesignaleerd.
• Overzicht en voorbereiding besluitvorming: overzicht van contracten met relevante beslismomenten; benodigde informatie per contract verzameld en verantwoordelijken geïnformeerd.
• Aansluiting contractuele en financiële informatie: relevante contractbedragen en financiële verplichtingen zijn gebruikt om registratie te controleren; afwijkingen zijn inzichtelijk gemaakt.
• Opschonen werkvoorraad: openstaande contractzaken zijn geïnventariseerd, geordend en waar mogelijk afgehandeld; overige zaken zijn voorzien van status en vervolgactie.
• Overdracht en borging: werkwijze en openstaande punten zijn vastgelegd en overdraagbaar opgeleverd.

Afbakening

De opdracht is gericht op het op orde brengen, inzichtelijk maken en overdraagbaar maken van de bestaande contractadministratie en werkvoorraad. Structureel eigenaarschap van contracten, budgetverantwoordelijkheid en besluiten over verlengen, beëindigen, inkopen of aanbesteden blijven bij de daarvoor verantwoordelijke functionarissen.

Harde eisen

• HBO werk- en denkniveau
• Ervaring met contractmanagement en/of leveranciersmanagement
• Ervaring met analyseren en structureren van contractportefeuilles
• Kennis van contractuele verplichtingen, looptijden, risico's, KPI's en SLA's
• Ervaring met leveranciersbeoordelingen en prestatiemanagement
• Ervaring met procesverbetering en het opstellen van managementinformatie
• Vermogen om zelfstandig een opdracht van analyse tot implementatie en overdracht uit te voeren
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal
• Je moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kunnen overleggen (screeningsprofielen 11,12,13,21,22,41,53)

Zachte eisen

• Ervaring met het werken bij een vergelijkbare werkorganisatie en/of gemeente
• Bekend met TOPdesk
• In staat om proactief persoonlijke gesprekken te voeren, niet alleen digitaal

Competenties

• Secuur
• Proactief
• Analytisch
• Samenwerken
• Communicatief sterk