Secretaris Bedrijfsvoeringsberaad (tijdelijk tot eind 2027)

Utrecht heeft jou nodig!

Binnen de gemeente Utrecht starten we met het Bedrijfsvoeringsberaad. In dit beraad komen het primaire proces en bedrijfsvoering bij elkaar.

Het doel is om vanuit concernbelang beter te sturen, te prioriteren en besluitvorming door de concerndirectie zorgvuldig voor te bereiden. Daarmee wordt de huidige overlegstructuur aangepast. Bedrijfsvoering ondersteunt de organisatie op het gebied van onder andere personele, juridische en financiële zaken, communicatie en informatievoorziening.

Voor deze nieuwe rol zoeken we een secretaris die overzicht brengt, afspraken scherp vastlegt en zorgt dat besluiten verder worden gebracht.

Dit is je werk

Als secretaris van het Bedrijfsvoeringsberaad heb je een stevige rol in het functioneren van het beraad. Je bewaakt de planning, bereidt overleggen inhoudelijk en procesmatig voor en zorgt dat deelnemers en genodigden tijdig weten wat er van hen wordt verwacht.

Je denkt met de voorzitter mee over ingebrachte onderwerpen en over de manier waarop deze het beste besproken kunnen worden. Je kijkt daarbij naar de agenda, timing, samenhang, gevoeligheden en de kwaliteit van de voorbereiding. Je bewaakt de kwaliteit van de voorstellen die worden ingediend en adviseert makers van voorstellen hierover.

Je werkt voor vijf verschillende overleggen binnen het Bedrijfsvoeringsberaad: twee strategische bedrijfsvoeringsberaden, twee tactische bedrijfsvoeringsberaden en één integratieberaad.

Concreet betekent dit dat je:

• de planning van de beraden bewaakt en zorgt dat de voorbereiding op tijd start;
• conceptagenda’s opstelt en hierover afstemt met de voorzitter en andere betrokkenen;
• beoordeelt of onderwerpen voldoende zijn voorbereid voor besluitvorming of bespreking en adviseert over de nodige vervolgstappen;
• zorgt voor duidelijke verslaglegging van actiepunten en opvolging van afspraken en besluiten;
• de procesondersteuner aanstuurt op de praktische voorbereiding van overleggen;
• scherpte brengt in het vergaderproces, positief-kritische verbetervoorstellen doet en knelpunten tijdig voorlegt aan de voorzitter of inbrengend directeur.

Dit vragen we van je

Als secretaris van het Bedrijfsvoeringsberaad werk je bij Strategie & Bestuur. Dit organisatieonderdeel ondersteunt en adviseert het college van B&W en de concerndirectie. Je werkt dus dicht bij de plek waar bestuurlijke keuzes worden voorbereid.

Binnen Strategie & Bestuur werken collega’s aan brede en soms complexe vraagstukken voor de hele organisatie. Het organisatieonderdeel houdt zich onder andere bezig met de strategische agenda van de gemeente Utrecht, lobby en relatiebeheer, besluitvorming en bestuursondersteuning.

Je werkt in een omgeving waar het tempo hoog ligt en waar betrouwbaarheid en zorgvuldigheid belangrijk zijn. De werksfeer is professioneel en informeel met ruimte voor zelfstandigheid, humor en sociale activiteiten.

Omdat je werkt voor meerdere overleggen binnen het Bedrijfsvoeringsberaad, heb je veel contact met collega’s uit verschillende domeinen, portefeuilles en organisatieonderdelen. Dat maakt deze rol breed, afwisselend en zichtbaar binnen de organisatie.

Dit is jouw inbreng

• Hbo / wo werk- en denkniveau;
• ervaring in een secretaris- of adviesrol waarin je besluitvorming op management-, directie- of concernniveau voorbereidde en begeleidde;
• ervaring met het beoordelen, structureren en aanscherpen van voorstellen of andere besluitvormingsstukken;
• ervaring met het gelijktijdig organiseren en bewaken van meerdere overleg- en besluitvormingsprocessen, inclusief de opvolging van afspraken en besluiten;
• ervaring binnen een gemeentelijke of andere politiek-bestuurlijke organisatie is een pré.

Ook heb je affiniteit met verschillende bedrijfsvoeringsportefeuilles. Je hoeft niet op elk onderwerp inhoudelijk specialist te zijn. Wel heb je voldoende inzicht in de bedrijfsvoering om het overleg goed te kunnen volgen, samenhang tussen onderwerpen te herkennen en de juiste vragen te stellen.

Daarnaast laat je als secretaris van het Bedrijfsvoeringsberaad deze competenties in de praktijk zien:

Duidelijk, resultaatgericht en aanspreken (DRA)

• Je formuleert helder wat is afgesproken, wat nog openstaat en wat nodig is voor vervolg. Je spreekt betrokkenen direct en professioneel aan wanneer opvolging, verduidelijking of aanscherping nodig is.

Zorgvuldig

• Je werkt nauwkeurig, betrouwbaar en navolgbaar. Je let op volledigheid, heldere formulering en goede vastlegging van afspraken, acties en vervolgstappen.

Organisatiesensitief

• Je herkent belangen, gevoeligheden en afhankelijkheden rond onderwerpen die in het beraad worden besproken. En je zorgt dat uitkomsten van de verschillende beraden aan elkaar worden verbonden en bekend zijn bij de juiste stakeholders.

Integraal werken

• Je kijkt verder dan één domein, portefeuille of organisatieonderdeel. Je begrijpt dat de ondersteuning van het beraad moet bijdragen aan concernbrede afweging.

Communicatief sterk

• Je luistert goed, vat zorgvuldig samen en formuleert helder. Je zorgt dat informatie begrijpelijk wordt overgedragen.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 378.000 inwoners van onze mooie stad. Jouw bijdrage als secretaris Bedrijfsvoeringsberaad doet er dus toe.

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris voor extra verlof, een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd tot 1 januari 2028. Naar verwachting zal de functie daarna vast worden. Dit wordt in de loop van 2027 duidelijk.
• Hybride werken: we werken voor een deel samen op het stadskantoor en voor een deel thuis. Je krijgt een goede thuiswerkplek inclusief laptop, bureau en stoel, en een thuiswerkvergoeding.
• 100% OV-vergoeding en een fiets- en loopvergoeding van 19 cent per kilometer.
• Ruimte voor jouw ontwikkeling, en meer dan 100 onlinetrainingen via GoodHabitz.
• Verlofsparen: voor een sabbatical, vroegpensioen, mantelzorg of studie.
• De mogelijkheid om twee feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag die past bij jouw culturele achtergrond, nationaliteit of levensovertuiging;
• Een goed pensioen bij pensioenfonds ABP.