Projectleiding aanbesteding en implementatie nieuw inkoopsysteem

Voor Provincie Zuid-Holland wordt een Senior Projectleider gezocht voor het opstellen van voorstellen voor de scope van een nieuw inkoopsysteem, het in kaart brengen van voor- en nadelen, het ophalen van requirements bij toekomstige gebruikers en het aansturen van de voorbereiding van de aanbesteding, de aanbesteding, inrichting en implementatie van het nieuwe systeem.

Als Senior Projectleider stel je voorstellen op voor de scope van een nieuw inkoopsysteem, breng je voor- en nadelen in kaart, haal je requirements op bij (toekomstige) gebruikers en stuur je de voorbereiding van de aanbesteding, de aanbesteding, inrichting en implementatie van het nieuwe systeem. Je betrekt hierbij de opdrachtgever team inkoop, de toekomstige functioneel beheerder en overige stakeholders. Je treedt op als één opdrachtnemer en aanspreekpunt; uitvoerende taken kunnen worden gedelegeerd of uitbesteed.

Functieprofiel

Je bent verantwoordelijk voor het vormgeven en realiseren van een nieuw inkoopsysteem binnen een complexe provinciale omgeving, waarbij je de belangen van interne klanten, marktmogelijkheden en geldende wet- en regelgeving met elkaar in balans brengt.

Taken en verantwoordelijkheden

• Scope bepalen: voorstel en onderbouwing van de scope van het nieuwe inkoopsysteem.
• Requirements: ophalen en specificeren van gebruikerswensen en -behoeften.
• Aanbesteding voorbereiden en sturen: processturing voor voorbereiding, uitvoering en afronding van de aanbesteding.
• Projectsturing: bewaking en sturing op tijd, geld, kwaliteit en scope.
• Projectteam aansturing: leiding geven aan het projectteam en coördinatie van betrokkenen.
• Stakeholdermanagement: communicatie met stakeholders en organiseren van betrokkenheid van eindgebruikers.
• Overleg en verslaglegging: organiseren van project- en stuurgroepoverleg en opstellen van verslagen.
• Plan van aanpak: opstellen van een plan met benodigde acties, planning, verantwoordelijkheden en eventuele kostenramingen.

Deliverables

• Bepalen van de scope van het nieuwe inkoopsysteem
• Bepalen van de aanbestedingsstrategie
• Gunning van contract met geselecteerde leverancier(s)
• Geïmplementeerd en werkend inkoopsysteem (Purchase to Pay)

Vereisten

• Opleiding: HBO/WO werk- en denkniveau, aangevuld met relevante opleidingen/cursussen.
• Ervaring: minimaal circa 10 jaar relevante ervaring; aantoonbare inkoopervaring is een eis.
• ICT-ervaring: ervaring met implementatie van nieuwe ICT-systemen is een eis.
• Sectorervaring: werkervaring binnen een (semi)overheidsorganisatie is vereist.
• Persoonlijk: ondernemend, resultaatgericht, communicatief vaardig, organisatiesensitief, klantgericht, pragmatisch en verbindend.
• In staat op elk niveau als adviseur en begeleider op te treden.
• Competenties: stevige en verbindende gesprekspartner, balans vinden tussen wensen van interne klant, marktmogelijkheden en geldende wet- en regelgeving.

Projectomgeving en technische koppelingen

Huidig inkoopsysteem: PINK, gebaseerd op Proactis (Source to Pay, bestelmodule, contractmanagement) en Mercell (tenders, e-aanbesteden, intake). Het nieuwe systeem moet aansluiten op en/of integreren met bestaande bedrijfsfuncties en applicaties, waaronder onder meer:

• IDMS / Content Server (document- en recordmanagement)
• Besluitenworkflow (OpenText WFM)
• Topdesk
• SmartDocuments
• CODA financials
• Datawarehouse en PowerBI / Tabulars (spendanalyses)
• LIAS (begroting)
• You Force (personeel/inhuur)
• Outlook Exchange

Rapportage en samenwerking

Je rapporteert terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan de opdrachtgever inkoop en de stuurgroep. Je werkt samen met inbreng vanuit inkoop, I&A, financiën en de gebruikersorganisatie.

Competenties

• Resultaatgericht handelen: daadkrachtig optreden, proactieve houding, initiatiefrijk, pragmatisch
• Flexibiliteit, tact, zorgvuldigheid en goede oordeelsvorming in relatie tot tegenstrijdige belangen van stakeholders
• Bestuurlijke sensitiviteit
• Inzicht in het functioneren van een organisatie die vergelijkbaar is met de provinciale organisatie en de daarmee samenhangende besluitvormingscircuits en de juridische omgeving waarin wordt geopereerd
• Vaardigheid in het inschatten van de bestuurlijk en regionale verhoudingen en de bestuurlijke/politieke en technische haalbaarheid van projectresultaten zowel binnen als buiten een organisatie die vergelijkbaar is met de provinciale organisatie
• Communicatieve en adviesvaardigheden
• Teamspeler
• De visie op de opdracht
• De proceskennis en kunde
• De inhoudelijke kennis en kunde