Epic Owner / Projectleider

HR - Ministerie van Defensie

Functieomschrijving

Als Epic Owner (in de context van SAFe) en projectleider (PPM) ben jij de spil in het subdomein Grens en Migratie. Je ondersteunt het kernteam, de Product Owners en de Product Manager door dagelijks nauw samen te werken en een hechte relatie op te bouwen. Je werkzaamheden zijn veelzijdig, dynamisch en sterk afwisselend. Je ondersteunt bij het opstarten en uitvoeren van projecten/voortbrenging in een SAFe/Agile context en draagt bij aan kwaliteitsverbeteringen binnen het domein.

Werkzaamheden

• Inrichting en beheer van (project/product)administratie binnen de sectie en/of het subdomein.
• Adviseren en ondersteunen van het kernteam bij de besturing van projecten/producten.
• Opstellen en aanleveren van inhoudelijke, procesmatige en procedurele informatie en kennis gedurende de verschillende fasen van projecten/producten.
• Beoordelen en interpreteren van rapportages om knelpunten te signaleren en adviseren over oplossingsrichtingen.
• Fungeren als voorzitter bij bijeenkomsten.
• Verantwoordelijk voor accreditatie van systemen en koppelingen volgens defensiestandaard.
• Voorbereiden en overdragen van werkzaamheden aan beheerders en systeemmanagers.
• Projectadministratie opzetten en voeren.
• Secretariële en administratieve ondersteuning bij het opstellen van voorcalculaties voor offertes (niet het uitwerken/opstellen van offertes).
• Opzetten en uitvoeren van projectadministraties in overleg met de resultaatverantwoordelijke.
• Administreren van projectplannings- en projectvoortgangsgegevens, projectdocumentatie en correspondentie.
• Secretariële ondersteuning, waaronder agendabeheer, e-mail, voorbereiding van vergaderingen en notuleren.
• Zorgdragen voor het goed functioneren van infrastructuur en logistieke zaken voor projecten/producten.
• Signaleren en rapporteren van knelpunten in projectvoortgang en andere projectkritische aspecten.
• Assisteren van projectteammedewerkers bij presentaties en documentaanpassingen.
• Ondersteunen bij inrichting en uitwerking van projectafsluitingen en rapporteren aan de resultaatverantwoordelijke.
• Ondersteuning bij de realisatie van projecten/producten.
• Opstellen van werkinstructies, richtlijnen en handboeken voor opleiding van gebruikersbeheer.
• Bijstellen, vastleggen en uitvoeren van afspraken en randvoorwaarden ten behoeve van projectproducten.
• Proactief meedenken en werken aan procesverbeteringen.
• Organiseren en faciliteren van evenementen, bijeenkomsten en vergaderingen; notuleren en bijhouden van actie- en besluitlijsten.
• Begeleiden van werkoverleggen.
• Monitoren van naleving van (kwaliteit)voorschriften en voorstellen doen ter optimalisatie.

Taken

• Organiseren, coördineren en leiden van het projectteam.
• Zorgen voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden.
• Toezicht houden op de projectvoortgang.
• Coördineren, vastleggen en toezien op naleving van kwaliteit.
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar.
• Zorgen dat het project bijdraagt aan bredere organisatiedoelen.
• Bewaken van budgetten en levertijden.
• Bijwerken van het project naar gelang veranderende omstandigheden.

Competenties (e-CF)

eCF-profiel: Project Manager

Referentiegebied: E.02 Project- en portfoliomanagement

De opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Kandidaten moeten in hun cv aantoonbaar maken welke rollen, werkzaamheden en verantwoordelijkheden zij hebben gehad en in welke mate deze aansluiten op de gevraagde e-CF-competenties en het niveau. Cv’s zonder aantoonbare e-CF-competenties kunnen niet volledig worden beoordeeld.

Ervaringseis: Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen e-CF-profiel of een soortgelijke functie.

Eisen & wensen

• Bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen het ministerie van Defensie.
• Ervaring met grenssystemen op Schiphol; ervaring met kiosks en Self Service Paspoort Controle is gewenst.
• Gecertificeerd in SAFe Agile en kennis van processen van Prince2.
• Hybride werken is mogelijk, met een frequentie van 2 dagen thuiswerken.

Competenties

• Implementeert plannen voor een veranderingsprogramma.
• Plant en regisseert een enkele of een portfolio van ICT-projecten om de coördinatie en het beheer van onderlinge afhankelijkheden te waarborgen.
• Orchestreert projecten om nieuwe, interne of extern gedefinieerde processen te ontwikkelen of te implementeren om te voldoen aan vastgestelde bedrijfsbehoeften.
• Definieert activiteiten, verantwoordelijkheden, kritische mijlpalen, middelen, vaardigheden, interfaces en budget.
• Optimaliseert kosten en tijdsbesteding.
• Minimaliseert verspilling.
• Streeft naar hoge kwaliteit.
• Ontwikkelt noodplannen om potentiële implementatieproblemen aan te pakken.
• Levert een project op tijd, binnen het budget en in overeenstemming met de oorspronkelijke vereisten.
• Creëert en onderhoudt documenten om het monitoren van de projectvoortgang te vergemakkelijken.
• Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.