Officemanager FCInet

Wil jij een sleutelrol spelen binnen een organisatie die dagelijks werkt aan maatschappelijke opgaven met impact op Nederland én daarbuiten? In deze functie als officemanager bij het Financial Criminal Investigation Network Secretariat (FCInet Secretariat) in Den Haag kom je terecht in een dynamische overheidsorganisatie waar samenwerking met nationale en internationale partners, professionaliteit en publieke waarde centraal staan. Dat vraagt om een professionele ondersteuning waarop collega's en relaties kunnen vertrouwen.

Dit doe je bij de Belastingdienst

Als officemanager ben jij de spil die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je brengt structuur aan in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en bent de verbindende schakel tussen management, medewerkers, internationale partners, leveranciers en andere stakeholders. Je zorgt voor een efficiënte organisatie van agenda's, reizen, werkbezoeken en bijeenkomsten, bewaakt administratieve en logistieke processen en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Dankzij jouw overzicht, organisatorisch vermogen en proactieve houding kunnen management en collega's optimaal functioneren en kunnen partners en bezoekers rekenen op een professionele en gastvrije organisatie die haar ambities waarmaakt.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor operationele en organisatorische vragen. Je ondersteunt de samenwerking binnen een (inter)nationaal netwerk van partners en stakeholders door informatie, documenten en actiepunten tijdig te coördineren en op te volgen. Je zorgt dat het internationale bestuur goed voorbereid en georganiseerd aan de slag kan, van agenda’s en vergaderstukken tot notulen en het bewaken van de voortgang en opvolging van acties. Daarnaast speel je een actieve en verbindende rol in de organisatie van internationale bijeenkomsten en de ondersteuning van werkgroepen. In contacten met collega's en externe relaties handel je professioneel, dienstverlenend en cultureel sensitief.

Daarnaast lever je een actieve bijdrage aan de verdere professionalisering van FCInet Secretariat. Je signaleert kansen voor verbetering, digitalisering en standaardisering van werkprocessen en vertaalt deze naar praktische oplossingen. Daarmee draag je niet alleen bij aan een efficiënte bedrijfsvoering, maar ook aan de realisatie van de strategische ambities van de organisatie.

Een bijzondere baan, omdat...

• Je een centrale rol vervult in een organisatie die opereert in een publiek en internationaal speelveld.
• Je schakelt met uiteenlopende interne en externe stakeholders, waaronder internationale partners en gasten.
• Je veel ruimte krijgt om zelfstandig processen te organiseren, verbeteren en optimaliseren.
• Je direct bijdraagt aan de continuïteit, professionalisering en strategische ambities van de organisatie.

“Van internationale werkbezoeken tot bestuurlijke overleggen: ik zorg ervoor dat alles achter de schermen klopt, zodat anderen hun werk optimaal kunnen doen.”

Stefanie, officemanager FCInet

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt hbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur opgedaan in een opleiding richting Office Management, Management Support, Bedrijfskunde of een vergelijkbare studie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in een ondersteunende en coördinerende functie, bijvoorbeeld als officemanager, directiesecretaresse of projectassistent.
• Je hebt ervaring met agenda- en mailboxbeheer en met het coördineren van administratieve en logistieke processen.
• Je hebt ervaring in een dynamische werkomgeving waarin je schakelt met diverse interne en externe stakeholders, zowel nationaal als internationaal.
• Je bent in staat om meerdere werkzaamheden tegelijkertijd te organiseren, prioriteren en overzicht te behouden.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van de Spaanse taal is een pré.
• Je hebt ervaring met procesverbetering, digitalisering en het optimaliseren van werkprocessen.
• Je gaat zorgvuldig en integer om met vertrouwelijke informatie.

Jouw competenties

• plannen en organiseren
• organisatiesensitiviteit
• samenwerken
• initiatief
• voortgangscontrole

De afdeling - Directie FIOD

FCInet (Financial Criminal Investigation Network) is een internationaal samenwerkingsverband dat overheidsorganisaties ondersteunt bij de uitvoering van hun wettelijke taken door middel van veilige data-analyse en gezamenlijke innovatie. Het FCInet Secretariat, gehost door het Ministerie van Financiën/FIOD, coördineert dit netwerk en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, het beheer en de doorontwikkeling van de FCInet-technologie en de bijbehorende internationale samenwerking. Door de decentrale opzet kunnen deelnemende organisaties in binnen- en buitenland samenwerken zonder dat gegevens centraal worden opgeslagen, waarbij privacy, autonomie en nationale verantwoordelijkheden volledig gewaarborgd blijven.

Binnen deze technisch complexe en internationaal georiënteerde omgeving speelt het Secretariat een centrale rol in het verbinden van mensen, processen en organisaties. Het team ondersteunt deelnemende partners bij de implementatie en toepassing van de FCInet-oplossingen en werkt nauw samen met stakeholders uit verschillende landen en disciplines. Dit vraagt om een professionele organisatie waarin samenwerking, coördinatie en een zorgvuldige afstemming van activiteiten essentieel zijn.

Het Secretariat bestaat uit een klein, hecht team van 12 professionals dat nauw samenwerkt met deelnemende organisaties en hen ondersteunt en adviseert. Voor de Business Unit zoeken wij een officemanager die hieraan een belangrijke organisatorische bijdrage levert.

De organisatie

Belastingdienst