Specialist O2C

Als Specialist Order to Cash (O2C) Level 2 draag je verantwoordelijkheid voor het volledige Order to Cash-proces en zorg je ervoor dat complexe financiële stromen juist, volledig en tijdig worden verwerkt. Je overziet de hele keten: van salesorder en facturatie tot debiteurenbeheer en ontvangst van betalingen. Je combineert financiële en boekhoudkundige expertise met proceskennis, analytisch vermogen en een sterke focus op verbetering. Je bent niet alleen verantwoordelijk voor een correcte uitvoering en beheersing van het proces, maar adviseert ook de business, ondersteunt collega’s en zoekt continu naar mogelijkheden om processen slimmer, eenvoudiger en efficiënter in te richten. Zo lever je vanuit Finance Accounting Services NL een belangrijke bijdrage aan een betrouwbaar en toekomstbestendig O2C-proces voor KLM en Air France-KLM.

Wat ga je doen?

Als O2C Specialist Level 2 overzie je het volledige financiële Order to Cash-proces: van sales order en facturatie tot accounting, debiteurenbeheer en betaling. Je bewaakt de samenhang tussen processen, systemen en businessunits en neemt eigenaarschap over de end-to-end O2C-keten. Je bent een inhoudelijke gesprekspartner voor de business, collega-specialisten en de O2C-manager/Lead. Bij complexe vraagstukken analyseer je de financiële en operationele impact en werk je samen met betrokken stakeholders aan structurele oplossingen.

Order to Invoice

Binnen het Order to Invoice-proces:

• Bewaak je de juistheid, volledigheid en tijdigheid van sales orders en facturatie;
• Overzie je het sales-orderproces over verschillende bedrijfsonderdelen en systemen;
• Analyseer je rapportages, KPI’s, SLA’s, ICF-controls en auditgerelateerde onderwerpen;
• Signaleer je afwijkingen en zorg je samen met stakeholders voor tijdige en structurele oplossingen;
• Werk je nauw samen met onder andere Sales, Business Control en andere O2C-gerelateerde afdelingen;
• Draag je bij aan kwalitatief hoogwaardige financiële dienstverlening vanuit FAS-NL;
• Werk je met verschillende administratieve en financiële systemen, waaronder SAP-FI, SAP-SD en businesssystemen die aansluiten op het O2C-proces.

Invoice to Cash

Ook na facturatie houd je het proces scherp in de gaten. Je:

• Analyseert rapportages rondom cash- en debiteurenmanagement;
• Monitort openstaande posten en zorgt dat het debiteurenbestand structureel in control blijft;
• Analyseert disputen en werkt aan structurele oplossingen;
• Bewaakt de kwaliteit van dossiers bij overdracht aan incasso of juridische zaken;
• Levert en analyseert gegevens voor KPI’s, SLA’s, ICF-controls en balansdossiers;
• Analyseert en adviseert over de accounting-inrichting binnen het O2C-proces;
• Houdt rekening met interne voorschriften en externe regelgeving, waaronder IATA-, IFRS- en fiscale vereisten.

Procesverbetering en innovatie

Als Level 2-specialist kijk je verder dan de dagelijkse operatie. Je signaleert waar processen slimmer, eenvoudiger en efficiënter kunnen en neemt initiatief om verbeteringen te realiseren. Je:

• Initieert verbeteringen op het gebied van standaardisatie, digitalisering en automatisering;
• Analyseert knelpunten in de end-to-end O2C-keten en vertaalt deze naar concrete verbeteracties;
• Vereenvoudigt en stroomlijnt financiële processen over verschillende bedrijfsonderdelen heen;
• Adviseert de O2C-manager/Lead en collega’s over proces- en systeemverbeteringen;
• Voert User Acceptance Tests (UAT) uit bij systeemwijzigingen;
• Werkt samen met Finance, Business en IT aan verbeterinitiatieven en projecten;
• Beoordeelt en verbetert interne werkprocedures;
• Speelt een belangrijke rol bij de analyse van O2C-gerelateerde balansdossiers volgens het vastgestelde werkprogramma in BlackLine.

Je kijkt daarbij niet alleen naar het oplossen van problemen, maar vooral naar hoe herhaling kan worden voorkomen en processen structureel kunnen worden verbeterd. Je bent een inhoudelijk aanspreekpunt binnen het O2C-team en kunt complexe vraagstukken zelfstandig analyseren en oplossen. Je ondersteunt O2C Specialists Level 1 waar nodig en bent een belangrijke gesprekspartner voor de O2C-manager/Lead. Daarmee verbind je de dagelijkse operatie met accounting, procesbeheersing en continue verbetering.

Waar land je?

Je komt terecht bij Finance Accounting Services Nederland (FAS-NL), onderdeel van Finance binnen KLM. FAS-NL werkt vanuit het Shared Service Center-concept en verzorgt de administratieve verwerking en beheersing van financiële gegevens voor verschillende KLM-bedrijfsonderdelen en onderdelen van Air France-KLM.

Binnen FAS-NL werken verschillende financiële disciplines nauw met elkaar samen.

• O2C - Order to Cash
• P2P - Purchase to Pay
• R2R - Record to Report
• QA/CI/ICF – Quality Assurance, Continuous Improvement & Internal Control Framework

Jij maakt deel uit van het Order to Cash-team en rapporteert aan de Manager Order to Cash. Binnen O2C werken we aan het volledige proces vanaf het ontstaan en verwerken van een order tot en met facturatie, debiteurenbeheer en de uiteindelijke ontvangst en verwerking van de betaling.

Het klantenbestand van FAS-NL bestaat uit de Nederlandse KLM-organisatie, waaronder grote bedrijfsonderdelen als Cargo, Engineering & Maintenance (E&M) en KLM Cityhopper. Elk bedrijfsonderdeel kent zijn eigen processen, systemen en administratieve complexiteit. Als O2C Specialist Level 2 is het daarom belangrijk dat je verder kijkt dan één afzonderlijk proces of systeem en de samenhang in de volledige keten begrijpt.

Je werkt daarbij intensief samen met collega’s binnen de verschillende businessunits, Finance en Business Control. Daarnaast heb je te maken met onder andere Shared Service Centers, serviceproviders, Global Process Owners en verschillende financiële organisaties binnen Air France en KLM.

Juist die positie midden in de keten maakt deze functie interessant: je verbindt business, operatie, accounting en systemen met elkaar en zorgt ervoor dat financiële processen over organisatiegrenzen heen goed blijven functioneren.

Jouw profiel

Je bent iemand die overzicht houdt in een complexe financiële omgeving. Je begrijpt niet alleen wat er in een proces gebeurt, maar wilt vooral weten waarom het gebeurt en hoe het beter kan.

Je combineert nauwkeurigheid met analytisch vermogen en bent in staat om complexe financiële en operationele processen snel te doorgronden. Je neemt verantwoordelijkheid, durft door te vragen en weet verschillende stakeholders mee te nemen in oplossingen en verbeteringen.

Daarnaast ben je klantgericht, communicatief sterk en kun je gemakkelijk schakelen tussen detail en het grotere geheel.

Verder heb je:

• Een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur in een bedrijfseconomische, financiële of vergelijkbare richting;
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring op het gebied van financiële boekhouding, administratieve processen en financiële systemen;
• Goede boekhoudkundige kennis en inzicht in financiële processen;
• Kennis van en/of ervaring met het Order to Cash-proces;
• Ervaring met het vereenvoudigen, stroomlijnen en LEAN maken van processen;
• Sterk cijfermatig en analytisch inzicht;
• Affiniteit met ICT, ERP-systemen en administratieve systemen;
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• Bij voorkeur kennis van de Franse taal.

Kennis van onderwerpen zoals creditmanagement, IFRS 9 en systemen als SAP-FI en SAP-SD is een pré.

Competenties:

• Probleemanalyse;
• Initiatief;
• Overtuigingskracht;
• Persoonlijk leiderschap en eigenaarschap;
• Organisatiebewustzijn;
• Realisatie van doelen;
• Overzien van bedrijfsprocessen;
• Accuratesse;
• Innovatie en continu verbeteren;
• Communicatieve en sociale vaardigheden;
• Opbouwen en onderhouden van relaties;
• Integriteit;
• Klantgerichtheid.

Wat bieden wij

• Een uitdagende rol bij een uniek Nederlands bedrijf;
• Een brutosalaris tussen €3.800 en €5.400 bruto per maand;
• Volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en mooie doorgroeimogelijkheden;
• Ploegendiensttoeslag oplopend tot 30%;
• Een uitstekende pensioenregeling;
• 8% vakantiegeld;
• Een eindejaarsuitkering van 8,33%;
• Een regeling voor winstdeling, tot 20%;
• 25 vakantiedagen en 5 extra vrije dagen;
• Fikse korting op vliegtickets (als je minimaal 6 maanden in dienst bent);
• Een duurzaam vervoersbeleid, met o.a. 100% gratis reizen naar het werk met het Openbaar Vervoer (binnen Nederland);
• Als je functie dit toelaat: thuiswerken en tot 8 weken werken vanuit het buitenland (EU en Caribisch gebied);
• Korting op je ziektekostenverzekering;
• Een budget voor duurzame inzetbaarheid.

“De passie en kennis van collega's op het platform is echt mooi om te zien!”