(Operationeel) Adviseur Recordsmanagement

Voor Het Kadaster zoeken we een (Operationeel) Adviseur Recordsmanagement.

Wat ga je doen?

• Je richt je op de uitvoeringstaken van recordsmanagement: adviseren over archivering, inventariseren van (analoge en digitale) archieven en het voorbereiden van vervanging, overbrenging en vernietiging.
• Je neemt regietaken op het gebied van de Wet open overheid (WOO): uitdragen van het WOO-proces, ondersteunen van collega’s bij vragen, monitoren van actieve en passieve WOO-activiteiten en hierover rapporteren.
• Je onderschrijft een actieve rol bij grote WOO-verzoeken waarbij meerdere directies en veel documentatie betrokken zijn, en draagt kennis over het WOO binnen de organisatie uit.
• Je fungeert als laagdrempelig aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen over het opslaan, terugvinden en metadateren van informatie.
• Je adviseert archiefbewerkers over wet- en regelgeving, bewaartermijnen en opslag van informatieobjecten.
• Je vertaalt centrale, tactische inrichtingsoplossingen naar praktische werkafspraken en werkinstructies voor de eigen directie, in afstemming met collega’s.
• Je bereidt vernietiging voor en voert deze uit op basis van de geldende Selectielijst Kadaster en bereidt overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats voor.
• Je brengt proactief bestaande analoge en digitale archieven in kaart en adviseert bij nieuwe archiefvorming.
• Je begeleidt veranderingen in werkwijze rondom informatiemanagement en stimuleert uniforme werkwijzen; je bewaakt dat Kadasterbrede werkwijzen voorrang krijgen en stemt af met de Recordmanager waar nodig.
• Je signaleert waar beleidskaders niet goed aansluiten op de praktijk en levert input aan het Virtuele Team Recordmanagement.
• Je voert controles uit op kwaliteit en juiste archivering, signaleert operationele risico’s en knelpunten en brengt deze onder de aandacht.
• Je haalt gebruikerswensen en knelpunten in systemen op, zoals DMS/RMA en M365, en bespreekt deze als operationele input met de Product Owner digitale archiefsystemen.
• Je verzorgt instructies of kennissessies ter bevordering van informatiebewustzijn en legt ontbrekende uitvoeringsinstructies vast binnen de eigen directie.

Belangrijkste technieken, methoden en tools

• eData voor anonimisatie en publicatie
• DMS/RMA
• Microsoft 365 (SharePoint & Teams)
• Agile/Kanban werkwijze (via Jira)
• Selectielijst Kadaster (als basis voor vernietiging)

Eisen

• De kandidaat beheerst de Nederlandse taal vloeiend, in woord en geschrift.
• De kandidaat heeft aantoonbare operationele ervaring met de Archiefwet en aansluitende regelgeving, minimaal 2 jaar, aan te tonen via eerdere werkgevers dan wel opdrachten.
• De kandidaat heeft minimaal een afgeronde HBO-opleiding in de richting van Informatiemanagement, Archiefwetenschap (bijv. Archiefwetenschap II) of een vergelijkbare relevante discipline.
• De kandidaat is beschikbaar om minimaal 2 dagen in de week op het kantoor De Grift in Apeldoorn aanwezig te zijn en kan zich voor minimaal 32 en maximaal 36 uur committeren aan de opdracht.

Wensen

• Ervaring met operationeel informatie- en archiefbeheer (Recordmanagement)
• Ervaring met de Wet open overheid (Woo)
• Aanpak en motivatie voor werkplekondersteuning en uniformiteit

Competenties

• Resultaatgericht: Je bent gedreven om concrete resultaten te behalen en zorgt ervoor dat werkzaamheden succesvol en tijdig worden afgerond.
• Analytisch vermogen: Je kunt praktische knelpunten en complexe vraagstukken van gebruikers snel doorgronden, operationele risico’s identificeren en deze omzetten in heldere, bruikbare adviezen voor op de werkvloer.
• Verbindend vermogen: Je fungeert als de verbindende schakel tussen de eigen directie en het Virtueel Team en creëert draagvlak op de afdelingen.
• Overtuigingskracht: Je weet medewerkers te overtuigen van de noodzaak van goed informatiebeheer.
• Communicatief sterk: Je bent in staat om zowel mondeling als schriftelijk helder en laagdrempelig te communiceren en vertaalt tactische inrichtingsoplossingen naar praktische werkafspraken.
• Initiatiefrijk: Je wacht niet af en signaleert zelfstandig verbetermogelijkheden in de dagelijkse praktijk en pakt deze op binnen de directie.
• Proactief: Je koppelt knelpunten, waaronder situaties waar beleid niet aansluit op de praktijk, proactief terug naar de tactisch adviseur.
• Hands-on: Je werkt graag in een team en bent niet bang om de handen uit de mouwen te steken, bijvoorbeeld bij het daadwerkelijk uitvoeren van de vernietiging of het inventariseren van archieven.
• Kwaliteitsgericht: Je streeft altijd naar de hoogste kwaliteit in je werk.
• In staat kennis over te dragen aan anderen: Je bent een geduldige vraagbaak voor medewerkers en weet kennis over informatiebeheer en systemen op een begrijpelijke manier over te dragen, bijvoorbeeld via korte werkinstructies of dagelijkse begeleiding on-the-job.