Assistent -Directieraad

gemeente Eindhoven

Als Assistent Directieraad ondersteun je de directieraad en ontzorg je bestuurders op organisatorisch en secretarieel vlak. Je bewaakt de complexe agenda, denkt twee stappen vooruit en zorgt dat de directeur altijd tijdig en correct geïnformeerd is.

Jouw rol

Belangrijkste taken

• Bewaken van de complexe agenda en zorgen voor rust en overzicht, rekening houdend met inhoudelijke, organisatorische en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Vooraf anticiperen zodat de directeur zonder organisatorische zorgen kan werken.
• Beoordelen en behandelen van binnengekomen gesprekken en correspondentie op belang en urgentie; proactief toevoegen of doorzetten van benodigde informatie en bewaken van afhandeling.
• Organiseren van multidisciplinaire overleggen, verzorgen van verslaglegging en bewaken van voortgang van gemaakte afspraken en besluiten.
• Achtervang ondersteuning directieraad: DR-dossier coördineren, agenderen via Notubiz, notuleren, terugkoppelen en beheren van besluitenlijsten.

Met wie werk je samen?

Je werkt op de afdeling Bestuurszaken samen met bestuursassistenten (totaal dertien voor college van B&W en directieraad). Je werkt voor een of meerdere directeuren en kunt als achtervang optreden voor bestuursassistenten die voor B&W werken.

Dit breng jij mee

• Opleiding: hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring: enkele jaren secretariële ervaring op directie- of bestuursniveau (bedrijfsleven, overheid of non-profit).
• Je brengt structuur aan, pikt snel nieuwe informatie op, legt snel verbanden en stelt de juiste prioriteiten.
• Je kunt goed zelfstandig werken en functioneert ook goed in teamverband.
• Talen: je spreekt en schrijft correct Nederlands en hebt een goede beheersing van het Engels (spreek- en schrijftaal).
• Je gaat integer en discreet om met vertrouwelijke informatie (VOG-P is noodzakelijk).
• Stressbestendig; flexibel in werktijden bij onverwachte gebeurtenissen en bereid bij nodig langer door te werken.

Overige voorwaarden

• Bij start vindt een pre-employmentscreening plaats.
• Kandidaat beschikt over een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart) dat bij intake en op de startdatum getoond kan worden.