Assistent Planning & Control Coördinatie

Utrecht heeft jou nodig! Houd jij van plannen, organiseren en samenwerken? In deze veelzijdige functie ondersteun je de Planning & Control coördinatoren en zorg je ervoor dat de financiële planning- en controlcyclus (P&C cyclus) van de gemeente Utrecht goed verloopt.

Dit is je werk

Binnen het team Planning & Control coördinatie zorgt men ervoor dat de belangrijkste financiële planning- en verantwoordingsproducten van de gemeente Utrecht tijdig en zorgvuldig tot stand komen. Denk hierbij aan de programmabegroting, de Voorjaarsnota, bestuursrapportages, de jaarrekening en de managementcyclus. De inhoud van deze producten wordt opgesteld door verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie. Het team is verantwoordelijk voor de planning, coördinatie en ondersteuning van deze processen. Daarbij zorgen we ervoor dat betrokken collega's weten wat er van hen verwacht wordt, dat informatie op tijd wordt aangeleverd en dat de verschillende producten volgens planning worden opgeleverd.

Je werkt in deze rol nauw samen met de senior medewerker coördinatie, de Planning & Control coördinatoren en je collega-assistent. Samen zorgen jullie ervoor dat de P&C cyclus soepel verloopt en dat de bijbehorende producten zorgvuldig worden voorbereid, beheerd en gepubliceerd. Als assistent Planning & Control coördinatie zorg je samen met je collega-assistent voor:

• Assistentie van de P&C coördinatoren bij het inplannen van afspraken, het maken van reserveringen en het laten realiseren van de input op P&C-cyclusdocumenten;
• Coördineren en bewaken van de inrichting/format van het product (boekwerk / website);
• Het bijhouden van het handboek financiën en hier regie op voeren;
• Regie en redactie op de intranetpagina’s en internetpagina’s van de P&C-producten;
• Het afstemmen van lees- en schrijfrechten in Lias met de gebruikers van Lias;
• Het beheren van mailboxen en het doorvoeren van wijzigingen;
• Redactie op de opmaak en inhoud van de P&C-cyclusdocumenten;
• Voor sommige cyclusproducten wordt nog een fysiek boekwerk gemaakt; hiervoor stem je binnen en buiten gemeente Utrecht af over de realisatie van de daadwerkelijke boekwerken.

Dit is je werkplek

Binnen het organisatieonderdeel Financiën & Inkoop (F&I) vind je jouw plek bij de afdeling Financiën.

Je werkt in het team Planning & Control coördinatie / Informatie & Techniek, een team van ongeveer twintig collega’s dat het financiële hart vormt van de P&C-cyclus. Het team bestaat uit een Senior P&C-coördinator, meerdere P&C-coördinatoren en twee assistenten P&C-coördinatie. Het team heeft een open en gedreven werkcultuur waarin we samen werken aan een strakke planning en hoge kwaliteit, met heldere communicatie en een kritische blik naar elkaar en de organisatie als sleutel tot succes.

Het team is in ontwikkeling en werkt steeds meer samen over onderwerpen heen. Er is ruimte om verbinding te versterken, processen te verbeteren en samen te bouwen aan een toekomstbestendige financiële functie. Je komt te werken in een dynamische organisatie, waarin centralisatie - nu of in de toekomst - impact kan hebben op de positionering en inhoud van deze rol.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Je bent een financieel professional die overzicht houdt, verbanden legt en graag samenwerkt met verschillende stakeholders.

Dankzij jouw kennis van gemeentefinanciën begrijp je hoe financiële processen binnen een complexe organisatie werken en weet je partijen hierin mee te nemen. Je bent organisatorisch sterk, schakelt gemakkelijk tussen centraal en decentraal georganiseerde teams en houdt focus op kwaliteit, planning en resultaat. Daarnaast werk je nauwkeurig, communiceer je helder en voel je je thuis in een omgeving waar samenwerking en afstemming centraal staan.

Verder breng je mee:

• Een afgeronde hbo-opleiding in een financiële richting.
• Werkervaring binnen het financiële werkveld van een gemeente of andere overheidsorganisatie.
• Kennis van en ervaring met planning- en-controlprocessen.
• Ervaring met of kennis van Lias is een pré.
• Goede vaardigheden in Microsoft 365.

Dit bieden we je

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuzebudget (IKB) is 17,05% van je salaris;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en trainingen. Je krijgt onbeperkt toegang tot GoodHabitz.
• Jouw thuisbasis is het stadskantoor van de gemeente Utrecht, waar we waarde hechten aan zowel professionele als persoonlijke behoeften en overtuigingen. Op het stadskantoor vind je onder andere meerdere kolfruimtes en een stilteruimte voor iedereen die zijn of haar geloof wil belijden, of voor wie zich even terug wil trekken. Daarnaast bieden we ondersteuning voor jouw professionele behoeften, ook als je thuis werkt. Dit doen we met bijvoorbeeld een goed uitgeruste thuiswerkplek in bruikleen, zodat je ook vanuit huis optimaal kunt werken.