Processecretaris Regiegroep

Een goed functionerende regiegroep vraagt om overzicht, structuur en uitstekende ondersteuning. In deze functie ondersteun je de Strategisch Bestuursadviseur en voorzitter van de regiegroep. Je zorgt ervoor dat afspraken worden ingepland, overleggen goed zijn voorbereid, en informatie nauwkeurig beheerd wordt en op het juiste moment beschikbaar is. Je bent een enthousiaste aanpakker, die er trots op is als de praktische basis goed op orde is, een organisator, regelaar en verbinder die ziet wat nodig is en daarnaar handelt. Je bent daarmee een steun voor alle leden van de regiegroep die zich momenteel in een implementatiefase bevindt waarin wij samen gaan kijken hoe wij dit het beste kunnen organiseren.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt de Strategisch Bestuursadviseur Regiegroep en de voorzitter van de regiegroep bij de voorbereiding, organisatie en opvolging van overleggen en verslaglegging van vergaderingen. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, en betrokkenen beschikken over de juiste informatie.

Je zet vergaderschema’s op en plant vergaderingen in nauwe afstemming met managementondersteuners van de regiegroepleden, organiseert locaties en eventuele inkoopprocessen, bereidt in samenwerking met de Strategisch Bestuursadviseur agenda’s en stukkenstromen voor en draagt zorg voor een goede verslaglegging van vergaderingen. Je ondersteunt de Strategisch Bestuursadviseur met het opstellen en bijhouden van planningen en overzichten. Daarnaast houd je actielijsten en besluitenlijsten bij, breng en houd je de archivering op orde, ondersteun je bij het bewaken van overzicht en van de voortgang van afspraken en signaleer je tijdig wanneer acties dreigen te stagneren.

Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor de planning, informatievoorziening en procesmatige ondersteuning van de regiegroep. Je houdt daarbij contact met de andere processecretarissen van regiegroepen, managementondersteuners van de voorzitter en andere regiegroepleden en andere relevante interne collega’s. In samenwerking met de Strategisch Bestuursadviseur bereid je documenten voor besluitvorming, rapportages en monitoring voor. Je beheert documenten en informatie binnen de daarvoor bestemde systemen, waaronder iBabs, en zorgt ervoor dat stukken goed vindbaar, toegankelijk en actueel zijn. Ook ondersteun je bij de communicatie en informatievoorziening via de beschikbare kanalen binnen de Rechtspraak.

Daarnaast organiseer je bijeenkomsten, themasessies en andere activiteiten die bijdragen aan het functioneren van de regiegroep. Dankzij jouw proactieve houding, gevoel voor planning en oog voor detail is de praktische basis van de regiegroep op orde, informatie makkelijk beschikbaar, verlopen processen soepel en blijven afspraken niet liggen.

Een bijzondere baan, omdat door jou...

• Vergaderingen goed zijn voorbereid en efficiënt verlopen;
• Besluiten, acties en afspraken inzichtelijk worden vastgelegd;
• De voortgang van processen wordt bewaakt en knelpunten tijdig worden gesignaleerd;
• De archivering en informatievoorziening van de regiegroep op orde is;
• De regiegroep zich kan richten op inhoud, besluitvorming en resultaten.

Dit krijg je ervoor terug

• Een jaarcontract voor 36 uur per week.
• De functie is ingedeeld in salarisschaal 10. Inschaling vindt plaats op basis van je werkervaring.
• Je bouwt pensioen op bij het ABP.
• 144 vakantie-uren en 64 IKB-uren bij een 36-urige werkweek.
• Je werkt deels op kantoor en deels vanuit huis. Gezien de centrale en verbindende rol van deze functie ben je minimaal twee dagen per week fysiek op kantoor aanwezig. Hierin worden passende faciliteiten geboden.
• 16,5% van je jaarsalaris als keuzebudget om je eigen arbeidsvoorwaarden samen te stellen, zoals het kopen van verlof, het aanschaffen van een fiets of het verduurzamen van je woning.
• De functie valt onder de CAO RIJK.

Wat jouw collega waardeert aan deze baan

"Deze functie combineert organiseren, ondersteunen en meedenken. Je werkt in een bestuurlijke omgeving, hebt veel contact met verschillende betrokkenen en zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is. Dat maakt het werk afwisselend en geeft veel voldoening."

Wat we van jou verwachten

• Hbo werk- en denkniveau;
• Ervaring met procesondersteuning, projectondersteuning of secretariswerkzaamheden in een complexe organisatie;
• Ervaring met het organiseren en voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en besluitvormingsprocessen;
• Goede schriftelijke vaardigheden en ervaring met verslaglegging;
• Een proactieve, nauwkeurige, praktische en dienstverlenende werkhouding;
• Goede plannings- en organisatievaardigheden;
• Ervaring met Microsoft 365, PowerPoint en Excel en bij voorkeur met iBabs;
• Samenwerken én het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen, overzicht te houden en voortgang te bewaken;
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om te schakelen tussen verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Omgevingsbewust en bestuurlijke sensitiviteit en gevoel voor verhoudingen binnen een complexe organisatie waarbij je flexibel om kan gaan met wat je tegenkomt.

Hier kom je te werken

Je gaat werken voor één of twee landelijke regiegroep(en) voor een rechtsgebied van de Rechtspraak. Binnen de regiegroepen per rechtsgebied worden verschillende perspectieven integraal bij elkaar gebracht en samenhang en eenduidigheid gecreëerd. De regiegroepen bevinden zich nu in een implementatiefase. Je komt te werken binnen de afdeling Strategie van de Raad voor de Rechtspraak.

Zo mooi is jouw toekomst bij de Rechtspraak

Bij de Rechtspraak krijg je veel verantwoordelijkheid, ruimte voor ontwikkeling en de kans om samen te werken met betrokken professionals uit de hele organisatie. Je levert een belangrijke bijdrage aan goed georganiseerde besluitvorming en samenwerking en ondersteunt ontwikkelingen die de Rechtspraak verder brengen.