Faculteitssecretaris

Ben je toe aan een volgende stap in je carrière? Zoek je een functie waarin je jouw talent en ervaring op het gebied van bestuur, beleid en bedrijfsvoering kunt benutten en ontplooien binnen een dynamische internationale organisatie? Ben je een sterke, verbindende persoonlijkheid met uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden? Heb je oog voor de belangen van zowel de organisatie als haar medewerkers en weet je daarin de juiste balans te vinden? Dan kun je als faculteitssecretaris een belangrijke bijdrage leveren aan de verdere ontwikkeling van de faculteit TBM.

Functieomschrijving

Als faculteitssecretaris ben je de strategisch adviseur en sparringpartner van de decaan en vervul je een sleutelrol binnen het facultaire managementteam. Je bent uitstekend op de hoogte van wat er binnen en buiten de faculteit speelt, signaleert relevante ontwikkelingen en zorgt ervoor dat strategische thema’s tijdig worden geagendeerd en vertaald naar concrete acties.

Je bent verantwoordelijk voor de regie op de facultaire planning- en controlcyclus en voor het ontwerpen, coördineren en bewaken van complexe bestuurlijke en beleidsvormingsprocessen. Je zorgt ervoor dat deze processen efficiënt, zorgvuldig en conform de gemaakte afspraken verlopen. Daarbij ben je onder meer verantwoordelijk voor de organisatie van de onderzoekvisitatie en de totstandkoming van het meerjarenplan van de faculteit.

Daarnaast volg en analyseer je ontwikkelingen op facultair, universitair, nationaal en internationaal niveau op het gebied van onderwijs, onderzoek en kennisvalorisatie. Je vertaalt deze ontwikkelingen naar kansen en adviezen voor de faculteit. Een sterk intern en extern netwerk is daarbij onmisbaar; je onderhoudt daarom intensieve contacten met uiteenlopende stakeholders binnen en buiten de universiteit.

Als lid van het managementteam neem je deel aan diverse bestuurlijke overleggen, waaronder het overleg met de facultaire onderdeelcommissie van de OR (OdC). Daarnaast geef je leiding aan een team van tien professionals binnen het Management Support Team. Dit team bestaat uit managementassistenten en medewerkers die het primaire proces van de faculteit ondersteunen, waaronder een data steward, informatiecoördinator, coördinator Graduate School en contractmanagers. Je stimuleert samenwerking, professionalisering en een hoogwaardige dienstverlening en creëert een werkomgeving waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen en optimaal bijdragen aan de doelstellingen van de faculteit.

Je onderhoudt een nauwe samenwerking met de hoofden van de ondersteunende diensten en geeft functioneel leiding aan de secretarissen van de wetenschappelijke afdelingen.

Tot slot coördineer je uiteenlopende facultaire processen, projecten en activiteiten, op onder meer het gebied van huisvesting, facilitaire zaken, gebouwbeheer, veiligheid, kennisveiligheid en informatiebeveiliging. Ook vertegenwoordig je de faculteit in universiteitsbrede werkgroepen en commissies en draag je actief bij aan de verdere ontwikkeling van de organisatie.

Functie-eisen

Voor deze functie zoeken wij een ervaren professional die zich gemakkelijk beweegt in een complexe bestuurlijke omgeving en strategisch inzicht combineert met een mensgerichte leiderschapsstijl.

Je beschikt over:

• Een afgeronde universitaire opleiding (wo-niveau) en aantoonbare leidinggevende ervaring, bij voorkeur binnen een universitaire of vergelijkbare kennisintensieve organisatie.
• Minimaal vijf jaar ervaring met het coördineren van complexe bestuurlijke, beleidsmatige en strategische bedrijfsvoeringsprocessen.
• Affiniteit met onderwijs, onderzoek en kennisvalorisatie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel het Nederlands als het Engels.

Daarnaast herken je jezelf in de volgende competenties:

• Je bent een verbindende en mensgerichte persoonlijkheid die medewerkers weet te inspireren, ruimte geeft voor ontwikkeling en tegelijkertijd duidelijke kaders stelt.
• Je hebt een goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke, organisatorische en persoonlijke verhoudingen en beweegt je gemakkelijk tussen verschillende belangen en stakeholders.
• Je bent een stevige gesprekspartner voor bestuur, management en medewerkers en weet met tact, overtuigingskracht en organisatiesensitiviteit draagvlak te creëren.
• Je beschikt over sterk analytisch en conceptueel vermogen en bent in staat complexe vraagstukken snel te doorgronden en te vertalen naar heldere adviezen en concrete oplossingen.
• Je werkt planmatig, zorgvuldig en resultaatgericht. Je weet prioriteiten te stellen, houdt overzicht en brengt structuur aan in complexe processen en grote hoeveelheden informatie.
• Je bewaakt de kwaliteit en voortgang van processen, maar hebt ook de flexibiliteit en het lef om, waar de situatie daarom vraagt, nieuwe wegen in te slaan.
• Je bent proactief, initiatiefrijk en schakelt moeiteloos tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau.
• Je bouwt en onderhoudt gemakkelijk een breed netwerk binnen én buiten de faculteit en weet mensen vanuit verschillende disciplines en belangen effectief met elkaar te verbinden.

TU Delft

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten.

Faculteit Techniek, Bestuur & Management

De Faculteit TBM levert een belangrijke bijdrage aan het oplossen van complexe, technisch-maatschappelijke vraagstukken. Dit betreft actuele vraagstukken zoals de energietransitie, mobiliteit, digitalisering, waterbeheer en (cyber)security. Dit doet TBM met haar uitstekende onderwijs en onderzoek op het raakvlak van techniek, maatschappij en bestuur. TBM combineert inzichten uit de technische wetenschappen, de sociale en de geesteswetenschappen. TBM is kennisgericht, internationaal georiënteerd en beschikt over een uitgebreid netwerk van kennisinstellingen, bedrijven, maatschappelijke organisaties en overheden.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar, tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door de kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd.