Programma Secretaris (Let op dit is een testvacature)

Bij het Ministerie van Defensie ga je aan de slag als Programma Secretaris binnen het programma GrIT.

Dit ga je doen

Als Programmasecretaris GrIT ben je verantwoordelijk voor de bestuurlijke ondersteuning van de Directie. Daaronder valt het inhoudelijk voorbereiden van bijeenkomsten, waarbij je alle aspecten van de agendaonderdelen tot en met de presentatie van de directeur verzorgt. Je vervult de rol van informatie-integrator en verzamelt informatie binnen het programma om zo een compleet beeld te krijgen van de huidige stand van zaken.

• Het aanleveren van vergaderstukken, achtergrondinformatie en annotaties ter voorbereiding van de Programma Board;
• Het opstellen van verschillende soorten nota's;
• Het inhoudelijk coördineren en procesmatig en procedureel voorbereiden van multidisciplinaire besluitvormingsprocessen;
• Regie voeren op verantwoordingsproducten, zoals de voortgangsrapportage aan de Tweede Kamer;
• De bewaking van de kwaliteit van de interne en externe stukken;
• Het ondersteunen van de Programma Directeur.

Speelruimte

• Programmasecretaris legt verantwoording af over de efficiëntie, effectiviteit en bruikbaarheid van (beleid)producten, vormgeving en implementatie van (beleid)processen;
• De beslissingen komen tot stand op basis van een besluitvormingsproces.

Contacten

• De programmasecretaris onderhoudt contacten met in- en externe partijen;
• Het betreft het voeren van in- en extern overleg om afstemming te bereiken en adviezen te trechteren over standpunten ten aanzien van de ontwikkelingen van het programma GrIT. Er kan daarbij sprake zijn van belangentegenstellingen;
• Interne contacten over het coördineren van werkzaamheden en standpuntbepaling;
• Met F&C en P&O over de financiële randvoorwaarden en rapportages van het programma;
• Met de bestuursondersteuning van JIVC en COMMIT voor parlementaria.

Dit krijg je

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Dit bieden we nog meer

Bij Defensie kun je rekenen op aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden die bijdragen aan jouw financiële zekerheid, persoonlijke ontwikkeling en een gezonde balans tussen werk en privé.

Financieel

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,33% boven op je salaris (voorheen vakantiegeld en eindejaarsuitkering). Je bepaalt zelf hoe en wanneer je dit budget inzet of laat uitbetalen.
• Pensioenopbouw via het ABP;
• Een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of de mogelijkheid om onder gunstige voorwaarden gebruik te maken van een OV-abonnement voor onbeperkt reizen binnen Nederland.

Werk-privébalans

• Flexibele werktijden en mogelijkheden voor hybride werken, inclusief thuiswerkvergoeding;
• Diverse verlofregelingen, waaronder 75% betaald ouderschapsverlof;
• De mogelijkheid om je arbeidsduur uit te breiden naar 40 uur of te verkorten naar 36 uur per week;
• De mogelijkheid om extra verlof- en ADV-uren op te bouwen.

Ontwikkeling en vitaliteit

• Uitgebreide opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• Ruimte voor persoonlijke en professionele groei binnen een van de grootste werkgevers van Nederland;
• Gratis gebruik van sportfaciliteiten op defensielocaties.

Dit vragen wij

Kennis en vaardigheden

• Gespecialiseerde kennis van bestuurlijke processen en werkprocessen in IT-bedrijven;
• Inzicht in samenhangen in bredere context dan alleen het eigen werkterrein;
• Vaardigheid in samenwerken over rangen heen, overtuigen, snel schakelen, schrijven en hoofd- en bijzaken scheiden;
• Vaardigheid in het oplossen van knelpunten en het doen van verbetervoorstellen, met een kritische blik;
• Goede communicatieve en commerciële vaardigheden en het vermogen om anderen te overtuigen en te motiveren;
• Inzicht in organisatorische, procesmatige en vakinhoudelijke samenhang in bredere context dan eigen werkterrein;
• Kennis van het besturingsmodel Defensie;
• Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van beleid, nieuwe ideeën en concepten, veelal met een multidisciplinaire oriëntatie;
• Vaardigheid in het tot stand brengen van (beleids)producten en vorm geven aan en implementeren van processen;
• Beschikken over een goede schrijfvaardigheid;
• Behendig in het maken van PPT-presentaties;
• IT-kennis strekt tot grote aanbeveling, net zoals enige kennis van projectmanagement en overheidsfinanciën.

Opleiding en profiel

Met jouw uitgebreide ervaring als Programmasecretaris binnen een complexe uitdagende omgeving denk je altijd een paar stappen vooruit. Je bent organisatorisch sterk en weet de juiste stakeholders te betrekken wanneer nodig. Als persoon ben je sociaal vaardig, duidelijk in communicatie en daadkrachtig. In de omgang stel jij je proactief op en draag je zorg voor een juiste ondersteuning binnen het GrIT-programma.

Daarnaast

• Heb je een afgeronde WO-opleiding en meer dan 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
• Heb je kennis over administratieve procedures, regelgeving, taakstelling, structuur en de werkwijze van een overheidsinstantie;
• Ben je gewend te schakelen met verschillende interne en externe stakeholders;
• Weet je hoe het is om te werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Beschik je over vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Beschik je over vaardigheid in het kunnen prioriteren van hoofd- en bijzaken;
• Daarnaast strekt enige kennis van IT en projectmanagement tot aanbeveling.

Competenties

• Integer;
• Analyseren;
• Resultaatgericht;
• Organisatiegericht;
• Flexibel;
• Netwerken;
• Plannen en organiseren;
• Creatief.

Hier kom je te werken

Meer over Commando Materieel en IT

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het programma GrIT, dat ondergebracht is binnen het Joint IV Commando (JIVC) van het Commando Materieel en IT (COMMIT). Het Joint IV Commando (JIVC) is het IT-bedrijf van Defensie.

GrIT staat voor de digitale ruggengraat van een krijgsmacht die inzetgereed is. In een wereld waarin dreiging en veiligheid steeds meer een digitale dimensie krijgen, bouwen wij aan de IT-infrastructuur die Defensie nodig heeft om snel, veilig en effectief te opereren. Met GrIT realiseren we moderne, schaalbare en veilige IT-oplossingen voor alle onderdelen van Defensie – van operationeel optreden tot kantooromgeving. We doen dit gefaseerd en in nauwe samenwerking met de gebruikers. Zo maken we Defensie wendbaarder en beter voorbereid op de uitdagingen van morgen. Binnen het programma GrIT werken meer dan 700 medewerkers op verschillende locaties in Nederland. Als Programmasecretaris GrIT maak je deel uit van het Directieteam GrIT.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).