Afdelingssecretaris Mobiliteit

Utrecht heeft jou nodig! In deze rol werk je aan een van de speerpunten van de gemeente Utrecht: mobiliteit. Je bent de rechterhand van het afdelingshoofd en het managementteam en zorgt dat alles binnen de afdeling goed loopt. Je brengt overzicht, structuur en samenhang in het werk. Je komt terecht in een betrokken team van professionals die zich iedere dag inzetten om de stad beter bereikbaar te maken.

Dit is je werk

Een greep uit je werkdag:

Je start met het bekijken van je mail en lopende acties vanuit de teams. Daarna stem je met het afdelingshoofd de onderwerpen voor het volgende MT-overleg af en informeer je de sprekers zodat zij hun stukken kunnen voorbereiden. Je bespreekt de activiteiten voor de komende periode aan de hand van de jaarplanning die je hebt gemaakt. Later op de ochtend verwerk je de binnengekomen wethouderspost en zet je deze door naar het juiste team. In de middag werk je samen met de afdelingscoördinator aan rapportages binnen de jaarcyclus. Je ziet dat nog niet alle teams zijn gestart en zorgt dat zij aan de slag gaan. Tussendoor help je collega’s die op zoek zijn naar stukken en wijs je hen de juiste weg. Je sluit de dag bijvoorbeeld af met een raakvlakkenoverleg tussen het MT Mobiliteit en het gebied Overvecht. Dit overleg bereid je samen met de gebiedssecretaris voor. Tijdens het overleg zorg je dat alles goed verloopt en leg je actie- en beslispunten vast.

Je zorgt dat de afdeling Mobiliteit goed georganiseerd is en dat werkzaamheden, overleggen en besluitvorming soepel verlopen. Je houdt overzicht over de jaarplanning, de voortgang van activiteiten en de rapportages. Je werkt in een omgeving waarin veel tegelijk speelt en waarin jouw overzicht en coördinatie belangrijk zijn.

Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd, teammanagers, de programmacoördinator en collega’s van financiën. Je zorgt voor structuur en samenhang tussen de verschillende afdelingsactiviteiten en pakt ook zelf een rol in de uitvoering wanneer dat nodig is.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het maken en bewaken van de jaarplanning en het signaleren en agenderen van knelpunten bij het management;
• Het uitvoeren van taken binnen de planning- en control cyclus en het opstellen van (bestuurlijke) rapportages, samen met de teams;
• Het bewaken van doelen, het aanbrengen van structuur en het beoordelen van de inhoud van aangeleverde stukken;
• Het bijdragen aan bedrijfsvoering processen zoals HR-indicatoren en analyses, informatiemanagement en interne communicatie;
• Het voorbereiden van MT-overleggen en besluitvorming, inclusief notities, verslagen, besluitenlijsten en actiepunten;
• Het organiseren van raakvlak overleggen met andere afdelingen en samenwerkmiddagen binnen de organisatie;
• Het ondersteunen van collega’s door hen te helpen bij het vinden van informatie en stukken.

Binnen de afdeling Mobiliteit krijg je volop ruimte om jezelf te ontwikkelen. In rustigere periodes kun je, in overleg met je leidinggevende, andere werkzaamheden oppakken om jezelf te verbreden.

Dit is je werkplek

Voor jou is er plek bij de afdeling Mobiliteit.

De afdeling Mobiliteit is onderdeel van Ruimte en bestaat uit zeven teams: Strategie Mobiliteit, Stedelijke Netwerken, Duurzame Mobiliteit & Gedrag, Parkeren, Verkeersregie & Realisatie, Gebieden in Mobiliteit en Mobiliteitsbrede Zaken.

Je werkt binnen het team Mobiliteitsbrede Zaken. Dit team is de motor van de afdeling en houdt zich bezig met onder andere financiële coördinatie, HR-coördinatie, bestuursadvisering en mobiliteitsonderzoek.

Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd, het managementteam, de programmacoördinator en collega’s van financiën. Ook heb je regelmatig contact met teamsecretarissen binnen Mobiliteit. Jullie ondersteunen elkaar, stemmen werkzaamheden af en zorgen samen dat stukken op tijd en zorgvuldig worden opgeleverd. In het dagelijks werk merk je dat collega’s elkaar makkelijk opzoeken, samen sparren en kennis delen. Zo werk je samen aan een goed functionerende afdeling.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. We zijn benieuwd naar wie jij bent en wat jij meebrengt.

De volgende competenties zijn belangrijk in de functie:

• Initiatiefrijk: je ziet zelf wat er nodig is binnen de afdeling, pakt taken proactief op en wacht niet af tot iemand het je vraagt;
• Overzicht houden: je brengt structuur aan in complexe processen en de jaarplanning, waardoor de afdeling soepel blijft draaien;
• Snel schakelen: je stelt moeiteloos de juiste prioriteiten en beweegt makkelijk tussen verschillende taken, dossiers en niveaus;
• Verbinder: je werkt prettig samen met je collega's en stemt proactief af met het MT, de teams en andere betrokkenen.

Daarnaast heb je:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring in een organiserende rol waarin je een proactieve en sturende positie had;
• Ervaring met het strak voorbereiden van overleggen en de bijbehorende besluitvorming;
• Interesse in of nieuwsgierigheid naar het thema mobiliteit.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt.

Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een 32-36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.777,- en € 5.554,- op basis van 36 uur (schaal 10). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je werkt op het Stadskantoor, maar het is ook mogelijk om afwisselend thuis te werken.
• Wij stimuleren dat je met het ov of met de fiets naar werk komt. Daarom krijg jij een 100% vergoeding voor openbaar vervoer (OV) en een loop- en fietsvergoeding van 19 cent per kilometer. Kom je met de auto? Dan ontvang je iedere maand een vast budget dat wordt vastgesteld op basis van een vaste km-vergoeding van 8 cent per kilometer.
• We bieden je ontwikkelmogelijkheden via GoodHabitz.
• Je kunt verlofsparen.
• Je hebt de mogelijkheid om feestdagen te ruilen.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen bij ABP.