Vrijwilligerscoördinator

International Film Festival Rotterdam (IFFR) is een toonaangevend filmfestival met daarnaast een gevarieerd jaarrond programma. We ondersteunen vernieuwende en avontuurlijke filmmakers, ook buiten de filmzalen, via initiatieven zoals CineMart, het Hubert Bals Fonds, Rotterdam Lab en andere activiteiten binnen de filmindustrie.

Elk jaar in januari brengt IFFR zowel opkomende als gevestigde filmmakers en kunstenaars van over de hele wereld samen voor een inspirerend programma van onafhankelijke films, talks, tentoonstellingen, performances, installaties, immersive media en meer. IFFR trekt jaarlijks meer dan 300.000 bezoeken aan films en evenementen. Om dit allemaal mogelijk te maken werken we met meer dan 600 vrijwilligers. Zij zijn het hart van het festival en vervullen rollen als publieksbegeleider, medewerker in de merchandise-stands, productierunner en assistent-locatiemanager.

Om de coördinatie van het vrijwilligersteam in goede banen te leiden, zijn we vanaf oktober op zoek naar een tweede Vrijwilligerscoördinator om samen met onze terugkerende coördinator Sharon de vrijwilligerscoördinatie tijdens de 56ste editie van IFFR op zich te nemen. Ben jij klaar om deze rol van binnenuit te leren kennen, met de mogelijkheid om deze ook in de toekomst voort te zetten?

Over de functie

In deze rol werk je aan alle aspecten van de vrijwilligerscoördinatie: van recruitment en planning tot on-site begeleiding en evaluatie na het festival. Tegen het einde van de editie ken jij het festival van binnen en van buiten.

Wat ga je doen?

Als Vrijwilligerscoördinator ben je verantwoordelijk voor de recruitment, selectie en aanstelling van alle vrijwilligers.

• Je inventariseert de behoeften van alle afdelingen binnen de organisatie en informeert en adviseert hen over de mogelijkheden en restricties.
• Je creëert een blauwdruk voor de planning en kent diensten toe aan vrijwilligers, gebaseerd op de aanmeldingen en de input van de afdelingen.
• Je voorziet vrijwilligers van alle benodigde informatie en bent hun aanspreekpunt.
• Je zorgt ervoor dat alle vrijwilligers een festivalpas en shirt hebben.
• Je organiseert sociale evenementen voor hen en zorgt ervoor dat er op de vrijwilligerslocaties genoeg te eten en drinken is.
• Na het festival evalueer je met de vrijwilligers en je mede-coördinator.

Wie ben jij?

Onze vrijwilligers vormen een oprechte, warme en toegewijde community. Daar hoort een coördinator bij die zich daarin herkent.

• Jij weet mensen te motiveren en enthousiast te maken.
• Je bent een teamspeler die energie haalt uit samenwerken met een grote groep collega’s: het vaste IFFR-team, de festivalcrew en alle vrijwilligers.

Deze rol vraagt ook om duidelijkheid en consistentie. Vrijwilligers komen met uiteenlopende motivaties, achtergronden en verwachtingen. Een groot deel van je werk bestaat uit verwachtingsmanagement: vooraf helder zijn over wat de rol inhoudt, wat wel en niet oké is, en doorpakken wanneer iets bespreekbaar moet worden gemaakt.

• Je bent sociaal vaardig.
• Je geniet oprecht van het werken met een diverse groep mensen.
• Je kunt grenzen stellen wanneer dat nodig is – respectvol en duidelijk.
• Je houdt het overzicht wanneer er veel tegelijk speelt.
• Als het druk wordt (en dat wordt het), blijf je kalm en weet je wanneer je hulp moet inschakelen.
• Je Engels is sterk genoeg om professioneel te briefen, te begeleiden en helder te schrijven.

Je bent beschikbaar van oktober 2026 tot eind februari 2027. De rol start met ongeveer drie dagen per week en breidt uit naar vijf dagen per week naarmate het festival nadert.

Wat bieden wij?

• Een dynamische, internationale werkplek.
• Een goede samenwerking met een ervaren coördinator die dit programma door en door kent.
• Een echte kans om een betekenisvolle coördinerende rol op je te nemen bij een van de belangrijkste filmfestivals van Europa.
• Salaris conform schaal 7 van de Ketentafel Filmfestivals: €3.273 tot €3.756 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband.
• De voertaal in de organisatie is Engels.