Secretaris Examencommisie en Onderwijscoördinator

In deze gecombineerde functie zorg je dat onderwijsprocessen soepel verlopen én besluiten zorgvuldig worden genomen.

Functieomschrijving

In deze gecombineerde functie vervul je twee complementaire rollen die ieder ongeveer de helft van je tijd beslaan: secretaris examencommissie en onderwijscoördinator. De kracht van deze functie ligt in de samenhang tussen zorgvuldige besluitvorming en een efficiënte inrichting van onderwijsprocessen in onze systemen.

Als secretaris examencommissie zorg je samen met je collega-secretaris ervoor dat besluiten zorgvuldig, consistent en transparant tot stand komen. Je beoordeelt verzoeken van studenten, toetst deze aan de geldende regelgeving en ziet erop toe dat studenten voldoen aan de diplomavereisten.

Je werkt nauw samen met collega’s van Onderwijs- en Studentenzaken (O&S), docenten en leden van de Examencommissie (ExCie). Met jouw adviezen en gestructureerde werkwijze lever je een belangrijke bijdrage aan een eerlijke toepassing van de onderwijs- en examenregeling.

De faculteit kent één examencommissie en biedt een Bsc, Msc, schakelprogramma en minoren aan.

Deze rol omvat zowel operationele als procesmatige taken zoals:

• Nemen van gemandateerde besluiten.
• Formuleren en communiceren van besluiten.
• Mailboxbeheer.
• Bijdragen aan beroepsprocedures.
• Herzien van examenregelingen.
• Secretarisschap van verschillende commissies.

Als onderwijscoördinator zorg je er samen met je collega’s voor dat onderwijssystemen en -processen optimaal zijn ingericht en ondersteund. Je fungeert als schakel tussen beleid, systemen en uitvoering en werkt nauw samen met collega’s van O&S. Ook heb je veel contact met de centrale onderwijsorganisatie (ESA), docenten en studenten.

Je draagt bij aan de organisatie en uitvoering van belangrijke onderwijsprocessen, zoals bijvoorbeeld:

• Ondersteuning van het bachelorselectieproces en de plaatsingsprocedure van de master.
• Coördinatie van het BSA-proces.
• Zorgdragen voor de juiste inrichting van diverse systemen die onderwijsprocessen ondersteunen, zoals de studiegids en MyCase.
• Faciliteren van aanvragen rondom minoren en schakelprogramma’s.
• Ondersteuning van docenten en studenten bij onderwijsvraagstukken en advisering of uitwerking hiervan.

Wij zoeken iemand met

• Analytisch vermogen en oog voor detail, waardoor aanvragen en dossiers zorgvuldig en volledig worden beoordeeld en het onderscheid tussen hoofd- en bijzaken duidelijk wordt gemaakt.
• Samenwerkingsvaardigheden en organisatiesensitiviteit, en het vermogen om makkelijk contacten te leggen met verschillende partijen en/of belanghebbenden.
• Organisatorische en planningsvaardigheden, om dagelijkse taken en processen efficiënt te coördineren.
• Juridisch en procedureel inzicht; essentieel bij het toetsen van regelgeving, besluiten en sancties.
• Heldere en toegankelijke communicatie, zodat complexe besluiten begrijpelijk zijn voor studenten, docenten en collega’s.
• Integriteit en discretie bij het behandelen van vertrouwelijke dossiers en persoonlijke informatie.
• Een mensgerichte en betrokken houding, met oog voor de unieke situatie van iedere student.
• Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden en verantwoordelijkheden.
• Een leergierige instelling en affiniteit met digitale systemen.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een HBO-opleiding afgerond.
• Een diploma op HBO- of WO-niveau in een juridische, onderwijskundige of administratieve richting is een pré.
• Je bent bereid (indien nodig) de onderwijs- en examenregelgeving en andere relevante wet- en regelgeving, waaronder de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek, snel eigen te maken.
• Zowel mondeling als schriftelijk communiceer je vloeiend in het Nederlands en Engels.
• Vanwege je werkzaamheden is ruime aanwezigheid op de faculteit gewenst.

TU Delft

TU Delft combineert wetenschap, engineering en design. Binnen deze omgeving draag je bij aan onderwijsprocessen die studenten, docenten en commissies ondersteunen.

Faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek

Je komt te werken binnen de faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek van de Technische Universiteit Delft, in een internationale werkomgeving waar ondersteunende en wetenschappelijke medewerkers samenwerken aan onderwijs en innovatie.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast contract.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.