Bestuursassistent

Utrecht heeft jou nodig

Als bestuursassistent bij de gemeente Utrecht werk je dicht op het college van B&W. Je komt terecht op de afdeling Bestuursondersteuning, waar je samen met collega’s zorgt dat afspraken, stukken en acties goed worden voorbereid en opgevolgd.

Elke dag is anders. Dat maakt deze functie heel afwisselend; je speelt een cruciale en belangrijke rol in de bestuursondersteuning.

Dit is je werk

Je ondersteunt één of meerdere bestuurders in hun dagelijkse werk. Je beheert agenda’s, bereidt afspraken voor, zorgt dat stukken op tijd beschikbaar zijn en bewaakt acties en opvolging. Daarbij schakel je veel met bestuurders, collega’s binnen Bestuursondersteuning, bestuursadviseurs, woordvoerders en externe contacten.

Je werkt in een omgeving waarin prioriteiten snel kunnen veranderen. Jij houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt dat de ondersteuning zorgvuldig blijft verlopen, ook als de druk toeneemt.

Hieronder benoemen we de vier belangrijkste competenties voor deze functie en hoe deze tot uiting komen in jouw dagelijkse werk.

Organisatorisch talent: je houdt overzicht in een complexe en dynamische omgeving. Je plant en beheert de agenda’s van één of meerdere bestuurders, denkt vooruit en speelt flexibel in op veranderende prioriteiten. Daarbij zorg je dat alle stukken tijdig en volledig beschikbaar zijn.

Communicatieve vaardigheden: je bent een stevige en verbindende gesprekspartner voor bestuurders, collega’s, externe partners en inwoners. Als eerste aanspreekpunt communiceer je helder en snel over afspraken en lopende zaken en pas je je toon moeiteloos aan de doelgroep aan.

Proactief handelen: je neemt initiatief en voorkomt problemen door vooruit te kijken. Je signaleert knelpunten in agenda’s en werkprocessen, komt met praktische oplossingen en handelt zelfstandig mailverkeer af, met oog voor urgentie.

Stressbestendigheid: je blijft rustig en gefocust onder druk. In hectische situaties bewaak je het overzicht, stel je prioriteiten en draag je bij aan een positieve, ondersteunende werksfeer.

Met jouw inzet zorgen we samen voor een sterke ondersteuning van het college van B&W en een goed functionerend secretariaat.

Dit is je werkplek

Je werkt op de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit vier teams: het Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten, die stuk voor stuk bijdragen aan een optimale ondersteuning en advisering van het Utrechtse college van B&W.

Je komt te werken in een hecht team van bestuursassistenten waar collega’s elkaar helpen en samen de schouders eronder zetten. Collegialiteit, eigenaarschap en samen zorgen dat de ondersteuning doorloopt, zijn belangrijk in deze functie.

Je werkplek bevindt zich op de 20ste verdieping van het Stadskantoor. De werksfeer is prettig en informeel.

Dit is jouw inbreng

Voor deze functie zoeken we iemand die zich prettig voelt in een politiek-bestuurlijke omgeving en zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie, verschillende belangen en veranderende prioriteiten. Je hebt interesse in het lokale bestuur en begrijpt dat goede ondersteuning belangrijk is voor het werk van het college van B&W.

Daarnaast heb je:

• hbo werk- en denkniveau;
• ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur(der) of directie;
• ervaring binnen een gemeente of semi-overheid is een pre, maar geen harde eis;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk;
• goede digitale vaardigheden. Je kent systemen zoals Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams of kunt deze snel eigen maken.

Verder werk je in ieder geval op woensdag en vrijdag.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jouw bijdrage als bestuursassistent doet er toe.

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je werkt in het Stadskantoor, maar het is ook mogelijk om af en toe thuis te werken. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt, inclusief laptop, bureau en bureaustoel. Ook ontvang je een thuiswerkvergoeding.
• Wij stimuleren dat je met het OV of met de fiets naar werk komt. Daarom krijg jij een 100% vergoeding voor openbaar vervoer (OV) en een loop- en fietsvergoeding van 19 cent per kilometer. Kom je met de auto? Dan ontvang je iedere maand een vast budget dat wordt vastgesteld o.b.v. een vaste km-vergoeding van 8 cent per kilometer.
• We vinden het belangrijk dat je bij ons kunt blijven groeien. Daarom bieden we je online meer dan 100 trainingen aan die je kunt doen waar en wanneer je wilt.
• Je kunt verlofsparen. Met spaarverlof heb je meer ruimte om werk en privé af te stemmen op je eigen wensen. Jij bepaalt zelf waarvoor je jouw spaarverlof opneemt. Denk aan: een sabbatical of lange vakantie, eerder stoppen met werken voor je pensioen, mantelzorg of een opleiding of studie.
• Je hebt de mogelijkheid om twee feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag die past bij jouw (culturele) achtergrond, nationaliteit of levensovertuiging.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo’n laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.