Senior adviseur bestuursondersteuning

Bij het Ministerie van Defensie werk je als senior adviseur bestuursondersteuning aan het bewaken van overzicht, rust en kwaliteit binnen de stukkenstroom van de Hoofddirectie Personeel (HDP).

Dit ga je doen

Als adviseur bestuursondersteuning ben jij degene die het overzicht en de rust bewaart ten midden van de diverse stukken die de HDP als directie dagelijks oplevert en de stukken die de directie passeren. Denk daarbij aan nota's, annotaties voor beraden, presentaties, rapporten, etc. Je houdt grip op de status en voortgang van stukken en je zorgt ervoor dat je altijd overzicht hebt. Je bent makkelijk benaderbaar voor collega's met vragen en je weet iedereen op vriendelijke en toegankelijke manier te woord te staan. Je houdt de directeuren scherp op hun deadlines en schakelt met clusterhoofden en collega's over de nog openstaande zaken. Je verbindt hierbij de verschillende datastromen binnen en buiten de HDP met elkaar en schakelt moeiteloos met verschillende spelers binnen en buiten de HDP. Je hebt hierbij gevoel voor urgentie en prioritering en escaleert wanneer nodig.

Naast het overzicht bewaren krijg je ook energie van het inhoudelijke toetsen van stukken en de benodigde proces-checks doen. De regie die je voert is niet alleen gericht op tijdige realistaie van prioriteiten en deadlines maar strekt zich ook uit tot het toetsen van de kwaliteit en het doen van verbetervoorstellen waar nodig. Hierbij maak je gebruik van eigen inzichten die je toetst met de omgeving waarbinnen je opereert. Tevens ben je in staat clusterhoofden te ondersteunen in het coachen / begeleiden van collega's in het bestuurlijke proces.

Concreet houd je je bezig met de volgende taken:

• het bewaken van de kwaliteit en tijdigheid van de stukkenstroom en zowel naar medewerkers als naar directeuren en MT-leden;
• het adviseren van HDP-ers over vorm en inhoud van de stukkenstroom;
• het actief monitoren van het HDP dashboard en het initieren van interventies waar nodig;
• het actief bijhouden van Defdoc en de gegevens hieruit verbinden met overige informatiebronnen;
• het inrichten en doorontwikkelen van deze processen, inclusief het initieren van (proces)verbeteringen waar nodig;
• het veelvuldig afstemmen en coordineren met interne en externe stakeholders over planning, prioritering en integraliteit van stukken;
• het optreden als vraagbaak voor HDP-collega's op het gebied van parlementaire stukkenstroom en bijbehorende informatiesystemen.

Daarnaast draag je bij aan de uitvoering van de algemene taken van Integratie zoals het breder ondersteunen van de behoefte van de directie en haar directeuren, het strategisch adviseren van DT en MT en overige zaken wanneer die zich voordoen.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

We zoeken iemand die houdt van orde op zaken kan stellen en informatie structureren en die dit doet met frisse moed en een dosis humor. Binenn ons team werken we graag op gestructureerde en gezellige wijze samen waarbij kwaliteit van het eindproduct hoog in het vaandel staat.

Talenten als analyseren, flexibiliteit, effectieve communicatie, getting things done en organiseren zijn nodig om de taken te vervullen. Studierichting en inhoudelijke voorkennis is van secundair belang. De functionaris moet flair hebben en voor iedereen toegankelijk zijn, rust en durf uitstralen om het hoofd koel te houden en snel kunnen acteren wanneer de omgeving hierom vraagt, moet draagvlak hebben cq snel kunnen creëren, rust en durf uitstralen en beschikken over een grote mate van organisatie- en persoonlijke sensitiviteit.

• Je bent WO opgeleid en hebt kennis van bestuurskunde, politicologie, organisatiewetenschappen, bedrijfskunde, gedragswetenschappen of een vergelijkbare opleiding;
• Je hebt goed inzicht in en gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en kunt goed omgaan met verschillende belangen;
• Je bent proactief en denkt in oplossingen;
• Je werkt nauwkeurig en snel, ook onder hoge tijdsdruk;
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden, je kan complexe vraagstukken helder en gestructureerd op papier zetten;
• Je hebt ervaring met samenwerken, verbindingen leggen en bent gewend nauw samen te werken in een breed netwerk;
• Je bent communicatief en sociaal sterk;
• Ervaring als beleidsmedewerker of adviseur van een topfunctionaris is een pre.

Competenties

• politieke en bestuurlijke sensitiviteit
• initiatiefrijk
• samenwerken en communiceren
• plannen en organiseren
• flexibel

Hier kom je te werken

Binnen de Bestuursstaf wordt het Defensiebeleid vormgegeven door het Directoraat Generaal Beleid (het DGB). De DGB bestaat uit zeven directies waaronder de hoofddirectie Personeel.

De Hoofddirectie Personeel

De doelstelling van de HDP is het ten dienste van de krijgsmacht realiseren van integraal en uitvoerbaar HR- en MGZ-beleid, inclusief de strategische visie daarover. Het resultaat daarvan is een met gekwalificeerd personeel gevulde krijgsmacht die mede daardoor in staat is, en blijft, om zijn taken uit te voeren. Een hiervan afgeleide doelstelling is het ondersteunen van de politieke leiding in de rol van werkgever binnen het Georganiseerd Overleg en binnen de Medezeggenschap.

Dit betekent dat binnen de HDP ca. 100 professionals zich bezig houden met het vormgeven van personeels en medisch beleid voor Defensie. Hierbij valt te denken aan thema's als reservisten, rechtspositie en arbeidsvoorwaarden, veteranen en diversiteit en inclusie. De directie is georganiseerd in twee "poten": Werkgeverszaken waar de onderhandeling en afstemming met de vakbonden plaatsvindt en Personeelsbeleid en Management waar personele zorg, gezondheidskundig beleid en strategie worden vormgegeven. Daarnaast zijn er stafafdelingen die direct onder de Hoofddirecteur Personeel geplaatst zijn, het cluster Integratie waar de functionaris deel van gaat uitmaken is daar een van.

Het cluster Integratie heeft tot doel de HDP en diens directeuren te ondersteunen door te dienen als klankbord voor interne en externe ontwikkelingen en het fungeren als koppelvlak tussen de directeuren en de afdeling. Daarbij coordineert zij de interne processen van de directie door actieve bestuursondersteuning, HR en bedrijfsvoeringsprocessen binnen HDP.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie.