Projectsecretaris

Ben jij die duizendpoot die het beste tot zijn recht komt bij het ondersteunen en overzicht houden van diverse projectmatige werkzaamheden? Dan zoeken wij jou!

Als projectsecretaris ondersteun je collega-projectleiders, beleidsadviseurs of je leidinggevende bij allerlei projectmatige werkzaamheden. Je ondersteunt het team en schakelt met relevante betrokken collega’s. Je bewaakt de planning van projectactiviteiten, signaleert bijzonderheden aan projectmanagement en herinnert projectleden waar nodig aan het nakomen van afspraken. Je voert versiebeheer uit op alle documenten die vanuit de afdeling worden opgeleverd en signaleert welke producten moeten worden opgeleverd. Je zet het raamwerk op voor notities, memo’s, voorleggers en concepten en redigeert waar nodig. Je signaleert en bewaakt acties met betrekking tot processen, risico- en issuemanagement en legt deze vast. Je neemt deel aan verschillende soorten overleggen en stelt daarvoor agenda’s en actie- en besluitenlijsten op. Daarnaast voer je landelijke werkzaamheden uit, zoals het uitzetten van inventarisaties, tevredenheidsonderzoeken, nieuwsbrieven en het coördineren van informatiesessies.

In deze functie heb je onder andere de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• Je legt gemaakte afspraken vast en bewaakt deze.
• Je stelt agenda’s op en verzamelt en bewerkt hiervoor de benodigde gegevens.
• Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en zet benodigde acties uit die hieruit voortkomen.
• Op basis van beschikbare gegevens maak je in overleg toelichtende nota’s.
• Je zorgt voor een goede opslag, versiebeheer en archivering van documenten.
• Je ondersteunt de projectleider(s) en beleidsadviseurs waar nodig.
• Je bewaakt de planning en begroting van projectactiviteiten en signaleert tijdig overschrijdingen aan management en projectleiders.

Wat we van je verwachten

Kom je als projectsecretaris bij ons werken, dan kies je voor een uitdagende omgeving en maatschappelijke relevantie. Voor de functie vragen we het volgende van jou:

• Je hebt ruime ervaring met projectondersteunende administratieve werkzaamheden.
• Je hebt deze ervaring bij voorkeur opgedaan binnen een organisatie met veel voorkomende administratieve processen.
• Je bent bekend met gangbare methodieken voor projectondersteuning, bij voorkeur Prince2.
• Je hebt een relevante opleiding dan wel cursussen gevolgd en functioneert op hbo-niveau.
• Je hebt gevoel voor verschillende verhoudingen binnen een organisatie en weet om te gaan met tegengestelde belangen die kunnen ontstaan.
• Je bent in staat om de juiste prioriteiten te stellen om de doelen van de afdeling te behalen.

Daarnaast vinden wij het belangrijk dat je een teamplayer bent en een proactieve houding hebt.

Wat kun je van ons verwachten

We bieden in eerste instantie een tijdelijk contract tot maart 2027, in verband met de veranderlijke context binnen de organisatie en de afdeling H&F. Wij zullen tijdig met je in gesprek gaan over eventuele mogelijkheden voor verlenging.

• 25 vakantiedagen op basis van een 38-urige werkweek, 8% vakantiegeld en een vaste eindejaarsuitkering van 8,33%.
• Ruime mogelijkheid voor verbreding en verdieping van vakmanschap met ons “All you can learn”-aanbod, waarin gekozen kan worden uit ruim 2000 verschillende cursussen, trainingen en opleidingen.
• De mogelijkheid om je arbeidsvoorwaardenpakket deels zelf samen te stellen met het UWV-keuzeplan, bijvoorbeeld het (ver)kopen van extra verlof en een fietsenplan.
• Uitgebreide online mogelijkheden voor een goede werk-privébalans, zodat je fysiek en mentaal werkfit blijft.
• Een mobiliteitskaart voor kosteloos reizen met het OV voor zowel woon-werkverkeer als zakelijk verkeer.

Iets meer over ons

Over Facilitair Bedrijf

Je komt te werken bij de afdeling Huisvesting en Facilitair (H&F) van FB van UWV. FB faciliteert circa 22.000 medewerkers van UWV op het gebied van werkplek, inkoop en informatiehuishouding.

H&F zorgt ervoor dat alle medewerkers in een veilige en prettige omgeving hun werk kunnen doen en is verantwoordelijk voor het beheer van de UWV-panden. Taken van H&F zijn het verwerven, aanhuren, onderverhuren en afstoten van UWV-panden. Ook richt H&F UWV-panden in en regelt het interne verhuizingen die hiervoor nodig zijn. Daarnaast is H&F verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening van UWV en het beleid hieromtrent. Hieronder vallen zaken als catering, schoonmaak, beveiliging, interne postverwerking en groenvoorziening.