Adviseur Begroting en Control Science & Technology (557150)

Bij het Ministerie van Defensie ga je aan de slag als Adviseur Begroting en Control Science & Technology binnen de afdeling Science & Technology (S&T).

Dit ga je doen

Voor deze functie zoeken wij iemand die graag samenwerkt in teamverband en tegelijkertijd zelfstandig werkzaamheden kan uitvoeren.

De functie is veelzijdig en richt zich op het ondersteunen van de bedrijfsvoering van de afdeling S&T. De werkzaamheden bestaan onder andere uit het voorbereiden, opstellen, indienen en bijstellen van de begroting en het activiteitenplan, het bewaken van budgetten, het analyseren van financiële resultaten en het toepassen van financiële regelgeving. Daarnaast lever je een bijdrage aan managementrapportages en adviseer je over financiële vraagstukken op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid. Je werkt nauw samen met de dedicated finance & controller van S&T en collega's binnen het bedrijfsbureau. Nauwkeurigheid, analytisch vermogen en affiniteit met zowel taal als cijfers zijn hierbij essentieel.

Professionaliseren van het bedrijfsbureau

• Mede organiseren, beschrijven en verbeteren van werkprocessen en werkinstructies.
• Evalueren, optimaliseren en implementeren van verbeteringen in de werkwijze.

Beheren van de stukkenstroom van S&T

• Inrichten, beheren en verbeteren van het DEFDOC-proces.
• Periodiek afstemmen met DIB BS.
• Onderhouden van contacten met portal offices van TO2-instellingen en andere ministeries.

Beheren van begroting en activiteitenplan

• Voorbereiden en opstellen van voorstellen voor de (herziene) begroting en het activiteitenplan op basis van beschikbare financiële en operationele informatie.
• Verwerken en bundelen van projectinformatie tot bruikbare managementinformatie.
• Toepassen van richtlijnen van Directie Finance & Control.
• Fungeren als aanspreekpunt voor begrotingsvoorstellen, activiteitenplannen en financiële regelgeving.

Analyseren van begrotingsrealisatie en budgetten

• Volgen en analyseren van budgetuitputting en financiële ontwikkelingen.
• Signaleren van afwijkingen en adviseren over mogelijke bijsturing.
• Verwerken van mutaties in toegewezen budgetten.
• Opstellen van managementrapportages.
• Financieel afsluiten van projecten.

Implementeren van financiële regelgeving

• Interpreteren en uitwerken van financiële regelgeving.
• Toezien op een correcte toepassing binnen de afdeling.
• Ondersteunen en adviseren van betrokken medewerkers.

Adviseren over financiële planning en rechtmatigheid

• Verbinden van financiële projectinformatie aan begroting en activiteitenplan.
• Adviseren van de adviseur bedrijfsvoering en de afdeling S&T over financiële vraagstukken en behoeftestellingen.

Adviseren over technologiecontracten

• Bestuderen van bestaande contracten.
• Analyseren van nieuwe contracten en projecten, signaleren van risico's en adviseren over benodigde aanpassingen.
• Opstellen van financiële onderdelen van contracten.
• Afstemmen met interne en externe partijen, zoals Inkoop, kennisinstituten en industriepartijen.

Flexibiliteit en innovatie zijn belangrijke uitgangspunten binnen onze organisatie. Wij werken met verschillende systemen en streven continu naar verbetering van onze processen. Daarom zoeken wij iemand die actief meedenkt, kansen voor verbetering signaleert en een bijdrage levert aan de verdere professionalisering van het bedrijfsbureau.

Je komt terecht in een klein en betrokken team waarin samenwerking, kennisdeling en ontwikkeling centraal staan. Door de afwisselende werkzaamheden en brede verantwoordelijkheden krijg je volop mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen binnen een dynamische werkomgeving.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

Opleidingsniveau

HBO-werk en denkniveau.

• HBO bedrijfsvoering of een gelijkwaardige combinatie van opleiding en ervaring.

Overige kennis en vaardigheden

• Kennis en of ervaring op het gebied van (Overheid) bedrijfsvoering.

Gewenste vaardigheden

• Vaardigheid in het gebruiken van SAP M&F en FINAD.
• Vaardigheid in het gebruik van kantoorsoftware (Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Microsoft Word).
• Gevorderde vaardigheid in het gebruik van Microsoft Excel.
• Ervaring in het gebruik van Power BI.
• Vaardigheid in het communiceren in het Nederlands en Engels in woord en geschrift.
• Vaardigheid in het analyseren van projectvoorstellen en de vertaling hiervan naar contracten.
• Vaardigheid in het begeleiden en coachen van collega’s ten behoeve van het vervullen van hun functie en collegialiteit.
• Vaardigheid in het beïnvloeden en overtuigen van interne en externe partijen ten behoeve van de afdelingsbelangen.
• Vaardigheid in het inhoudelijk toelichten van (beleid)producten en processen.
• Vaardigheid in het netwerken en samenwerken met verschillende in- en externe partijen die betrokken zijn of worden bij R&T-projecten en het afwegen van verschillende belangen hierin.
• Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van adviesproducten, -processen, beleid, nieuwe ideeën en concepten (kwaliteitszorg).
• Vaardigheid in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen.

Competenties

• Nauwkeurigheid en aandacht voor detail.
• Organisatorische vaardigheden.
• Tijdbeheer, kan deadlines halen door taken en activiteiten efficiënt te plannen, uit te voeren door prioriteiten te stellen op basis van urgentie en belangrijkheid.
• Teamspeler met een proactieve houding.
• Goede communicatieve en samenwerkingsvaardigheden.
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen in een dynamische omgeving.

Veiligheidsniveau

VGB niveau B

Hier kom je te werken

De werkzaamheden van de adviseur Begroting & Control worden uitgevoerd binnen de Afdeling Science & Technology van de Directie Operationeel Beleid & Plannen (DOBP), die deel uitmaakt van de Bestuursstaf / Ambtelijke leiding / Directoraat-Generaal Beleid (DGB).

De Directie Operationeel Beleid & Plannen vormt het beleidsmatige hart van het Ministerie van Defensie. Het DGB is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van visie-, strategie- en beleidskaders voor de samenstelling en taakuitoefening van Defensie. Deze kaders houden rekening met internationale en nationale politieke, militaire en maatschappelijke ontwikkelingen. De organisatie kenmerkt zich door nauwe samenwerking tussen civiele medewerkers en militairen, en biedt optimale ondersteuning aan de beleidsmakers.

DOBP wordt geleid door een directeur met de rang van generaal-majoor / schout-bij-nacht en bestaat uit drie afdelingen:

• Operationeel Beleid
• Integrale Plannen
• Science & Technology

De kerntaak van de directie is het vertalen van toekomstvisie en strategie naar operationeel beleid en uitvoerbare plannen binnen de beschikbare financiële kaders. Denk hierbij aan:

• Portfoliobeheer van grote investeringsgebieden (IT, vastgoed en militair materieel).
• Richtende documenten over de toekomstige vorm en eisen van de krijgsmacht.
• Bijdragen aan de defensie-brede kennisbasis met een focus op innovatie.

Afdeling Science & Technology

De Afdeling Science & Technology (S&T) beheert het centrale budget voor kennisopbouw en technologieontwikkeling binnen Defensie. Met dit budget wordt de defensiespecifieke kennisbasis gewaarborgd en wordt capaciteitsontwikkeling, investeringsprojecten en operationele inzet ondersteund. De afdeling initieert, coördineert, programmeert en begeleidt projecten samen met kennisinstellingen en de industrie. Zo draagt S&T bij aan een hoogwaardig, efficiënt en effectief militair optreden – nu en in de toekomst.

Organisatie en teams

De afdeling wordt geleid door het Hoofd Afdeling Science & Technology Beleid. De structuur ziet er als volgt uit:

• Team Accountmanagement – geleid door het Hoofd Accountmanagement en bestaande uit accountmanagement met meerdere coördinerend, senior en medior (staf)adviseurs.
• Projectbureau Programs & Projects – geleid door het Hoofd Projectbureau S&T en onderverdeeld in procesadvies met meerdere senior en procesadviseurs S&T.
• Bedrijfsbureau – teamlead Bedrijfsbureau in de vorm van een Adviseur Bedrijfsvoering S&T, twee Adviseurs Begroting- en Control en meerdere Medewerkers Bedrijfsbureau.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie.